L'ordre des démarches
Six étapes, dans cet ordre.
Qualifier l'activité, auprès de l'administration compétente, selon la méthode exposée dans l'article sur les professions concernées.
Faire reconnaître la qualification professionnelle, lorsqu'elle a été obtenue à l'étranger. C'est l'étape la plus longue.
Identifier le dirigeant et vérifier qu'il remplit les conditions.
Réunir les pièces d'honorabilité, pour toutes les personnes concernées.
Établir le projet de statuts, la demande devant être effectuée avant la constitution de la société.
Déposer la demande par voie électronique et acquitter le droit dû.
Inverser les deux premières étapes est l'erreur la plus fréquente, car on ne peut pas faire reconnaître une qualification sans savoir à quelle activité elle doit correspondre.
| Étape | Ce qu'elle produit | Moment |
|---|---|---|
| Réunion des pièces | Le dossier complet | Avant le dépôt |
| Dépôt de la demande | L'enregistrement | Début de l'instruction |
| Instruction | L'examen des conditions | Variable |
| Décision | L'autorisation ou le refus | Fin de l'instruction |
Les pièces à réunir
Quatre catégories, selon les sources officielles consultées. Elles regroupent les pièces exigées à l'appui de la demande.
Les documents attestant de la qualification professionnelle correspondant à l'activité visée.
Les documents attestant de l'honorabilité professionnelle, dont la nature diffère selon la durée de résidence au Luxembourg.
Le projet de statuts, lorsque l'activité sera exercée en société.
La preuve du paiement du droit de chancellerie.
Les pièces d'honorabilité concernent toutes les personnes soumises à cette exigence, et pas seulement le dirigeant, comme le rappelle l'article sur les conditions à remplir.
L'administration peut demander des pièces complémentaires, ce qui allonge le délai d'autant.
Les erreurs qui retardent
Cinq erreurs, par ordre de coût en délai. Elles allongent l'instruction ou font rejeter la demande.
Engager la reconnaissance de qualification en dernier, alors qu'elle conditionne le dépôt.
Omettre une personne soumise à l'honorabilité, notamment un associé à influence significative.
Déposer après la constitution de la société, alors que la demande doit la précéder.
Décrire l'activité par son intitulé commercial plutôt que par son contenu réel.
Sous-estimer les pièces exigées des non-résidents, qui diffèrent de celles demandées aux résidents de longue date.
La première erreur peut décaler un projet de plusieurs mois, alors que les quatre autres se corrigent en semaines.
Le calendrier à prévoir
Trois durées à distinguer.
La reconnaissance de qualification, la plus longue et la plus variable, à engager en tout premier.
La constitution du dossier, qui dépend de la disponibilité des pièces et de leur traduction éventuelle.
L'instruction de la demande, dont la durée est indiquée par l'administration compétente et ne peut pas être présumée.
Ce guide ne publie aucun délai d'instruction, les sources consultées ne concordant pas et la durée dépendant de la complétude du dossier.
Un principe de méthode s'applique : annoncer une fourchette au client plutôt qu'une date, comme sur toute procédure administrative.
Après l'obtention
Trois obligations immédiates.
Conserver l'autorisation sur le lieu d'exploitation, selon les indications des sources professionnelles.
Procéder aux affiliations sociales, en tant qu'indépendant ou par déclaration d'exploitation pour l'embauche.
Traiter les obligations fiscales, notamment l'immatriculation à la taxe sur la valeur ajoutée, traitée dans l'article correspondant.
L'autorisation n'est donc pas le point d'arrivée, mais le point de départ du parcours administratif.
Ce que cela implique pour un professionnel
Quatre règles.
Engager la reconnaissance de qualification en premier, c'est le chemin critique.
Recenser toutes les personnes soumises à l'honorabilité avant de constituer le dossier.
Déposer avant la constitution de la société, l'ordre inverse posant problème.
Annoncer une fourchette de délai, jamais une date.
Cet article présente une méthode d'orientation professionnelle. Il ne constitue pas un conseil juridique.