Mida projekti lõpus õppida

Need võtavad tunni aega ja säästavad järgmisel korral rohkem. Kokkuvõte tehakse projekti lõpus.

Küsimus	Miks
Millised read ületasid eelarvet ja kui palju	lokaliseerib
Kas ületamine tulenes mahust, ühikhinnast või muudatustest	määrab paranduse
Millised muudatused olid ettenähtavad ja millised mitte	eristab projektiviga juhusest
Milline osa lõppsummast ei olnud algses eelarves	mõõdab eelarve katvust

Teine küsimus on kõige olulisem, sest kolm põhjust nõuavad erinevat parandust: mahuviga parandab parem mahuarvutus, hinnaviga parem hinnaandmestik, muudatused parem projekt. Põhjus määrab paranduse.

Kolm asja on kasutatavad kohe, ja kolmas on kõige harvem märgatud. See puudutab ühikhindade andmebaasi.

Tegelik ühikhind rea kaupa, mis on parem sisend kui üldine hinnakiri. Muudatuste tegelik osakaal, mis annab realistliku varu järgmisele projektile. Ja millised tööliigid kalduvad ületama, mis on ettevõtte või tellija enda muster.

Kui sama tööliik ületab kolmes projektis järjest, ei ole tegemist juhusega vaid kas hinnaandmestiku või kirjelduse süstemaatilise puudusega. Erialaste allikate järgi võimaldab jälgimine hiljem andmete juurde tagasi tulla ja vaadata, kus eelarve lõhki läks.

Kolm põhjust, ja teine on tehniline ning lahendatav. See puudutab mahtude täpsust.

Projekt lõpeb ja meeskond liigub edasi. Andmed on eri kohtades, kui jälgimine ei olnud struktureeritud. Ja järelanalüüs ei ole kellegi lepinguline kohustus.

Kui jälgimine käis sama struktuuri järgi kui eelarve, on järelanalüüs peaaegu automaatne. Kui ei käinud, tuleb andmed kokku otsida, ja siis seda ei tehta.

Kolm asja, ja teine on tellija jaoks kõige kasulikum. See puudutab tegelikke ühikhindu.

Realistlikum eelarve, mis põhineb enda tegelikel andmetel, mitte üldistel hindadel. Põhjendatud varu, mille suurus tuleneb kogemusest, mitte tundest. Ja teadmine, millele tähelepanu pöörata.

Varu, mille suurust ei osata põhjendada, on kas liiga väike või liiga suur. Varu, mis põhineb kolme varasema projekti tegelikel andmetel, on argument nii rahastajale kui ka juhatusele.

Neli asja peaksid arhiivi jõudma koos, ja neljas on kõige kasulikum. See on projekti käigu kirjeldus.

Algne struktureeritud eelarve. Kõik kinnitatud muudatused koos põhjendustega. Lõplik tegelik kulu rea kaupa. Ja lühike märkus selle kohta, mis läks teisiti ja miks.

Neljas on inimlik ja seetõttu väärtuslik, sest arvud ei ütle, miks midagi juhtus: kolm rida teksti projekti lõpus on väärt rohkem kui tabel ilma selgituseta. Selgitus tuleb kirja panna kohe.

Neli küsimust projekti lõpus võtavad tunni aega, ja kõige olulisem neist on, kas ületamine tulenes mahust, ühikhinnast või muudatustest, sest iga põhjus nõuab erinevat parandust. Tegelikud kulud annavad tegeliku ühikhinna, muudatuste osakaalu ja teadmise, millised tööliigid kalduvad ületama, mis kolme projekti järel ei ole enam juhus. Järelanalüüs on peaaegu automaatne, kui jälgimine käis sama struktuuri järgi kui eelarve.

Neli reeglit: tee järelanalüüs kohe pärast lõpetamist, mitte hiljem. Erista ületamise põhjust, sest parandus erineb. Jälgi sama struktuuri järgi kui eelarve, et analüüs oleks võimalik. Salvesta ka selgitus, mitte ainult arvud.