Cinq rubriques
| Rubrique | Contenu | Piège à éviter |
|---|---|---|
| 1. L'écart | budget de référence, estimation, écart en euros et en pourcentage, HTVA, à la même date de valeur | comparer un budget d'une date avec une estimation d'une autre |
| 2. Les causes | ventilation de l'écart en prix, quantités et programme, avec les postes concernés | un écart global sans explication |
| 3. Les options | 3 à 5 options, chacune avec son gain, son risque et son effet sur le délai | une seule option présentée comme inévitable |
| 4. La décision | options retenues, nouveau montant, date | une décision orale en réunion |
| 5. La trace | référence à la convention additionnelle si le programme change | une décision prise sans mise à jour de la convention |
La rubrique 2 conditionne toutes les autres. Un écart qui tient aux prix ne se traite pas comme un écart qui tient au programme. Si les causes sont contestées, il faut les établir avant de rédiger les options.
La rubrique 5 n'est pas une formalité. Le règlement grand-ducal du 17 juin 1992 sur la déontologie des architectes et des ingénieurs-conseils prévoit que toute modification importante du programme « doit faire l'objet d'une convention additionnelle qui en mentionnera l'incidence financière » (art. 9). La note signée en est la base naturelle.
Rédiger des options comparables
Chaque option se décrit de la même façon : ce qui change, poste par poste ; le gain chiffré à la même date de valeur que l'écart ; le risque (usage, exploitation, technique, réputation) ; l'effet sur le délai, notamment les reprises d'études. Une option qui n'a pas de gain chiffré n'est pas une option, c'est une intention.
Une option peut aussi consister à consulter sur un périmètre élargi, en prévoyant dans le dossier des options ou des variantes à décider après les offres. Leur rédaction obéit à des règles propres, traitées dans l'article sur les variantes et les options. En marché public, une option réduit l'engagement ferme, pas la valeur estimée du marché, qui comprend « toute forme d'option éventuelle » (loi du 8 avril 2018, art. 12, § 5, a)).
L'acceptation d'un budget plus élevé est une option à part entière. Elle se chiffre (financement complémentaire) et se décide comme les autres, plutôt que de s'imposer par défaut à l'ouverture des offres.
Un exemple entièrement fictif
Les montants ci-dessous sont inventés pour illustrer la méthode. Budget travaux de la convention : 2 000 000 € HTVA. Estimation de fin d'avant-projet, ramenée à la même date de valeur : 2 300 000 € HTVA. Écart : 300 000 €, soit 15 %. Ventilation : 60 000 € de prix, 140 000 € de quantités (surfaces de circulation), 100 000 € de programme (une salle polyvalente ajoutée en cours d'études).
| Option | Gain | Risque | Effet sur le délai |
|---|---|---|---|
| A. Retirer la salle polyvalente ajoutée | 100 000 € | besoin non satisfait | reprise des plans, environ 3 semaines |
| B. Compacter le plan et réduire les circulations | 90 000 € | reprise de la distribution | environ 4 semaines |
| C. Remplacer le bardage par un enduit | 70 000 € | entretien de façade plus fréquent | nul |
| D. Passer les aménagements extérieurs en option au dossier | 80 000 € d'engagement ferme en moins | abords réduits si l'option n'est pas commandée | nul |
| E. Relever le budget | aucun | financement complémentaire de 300 000 € | nul |
Décision retenue dans l'exemple : A, B et C, plus D. A, B et C réduisent l'estimation de 260 000 €, de 2 300 000 € à 2 040 000 €. L'option D ramène l'engagement ferme à 1 960 000 €, soit 40 000 € sous le budget. Commander les aménagements extérieurs ramènerait le montant à 2 040 000 €, soit 40 000 € au-dessus du budget : le maître d'ouvrage en décidera au vu des offres. La convention additionnelle enregistre le retrait de la salle polyvalente et le nouveau budget qui en découle.
Pour une commune
La note prépare la délibération. Le conseil communal approuve le projet définitif détaillé, et « toute dérogation importante ultérieure au projet définitif détaillé doit être approuvée par le conseil communal et l'autorité supérieure » (règlement grand-ducal d'exécution du 8 avril 2018, art. 147). Si l'arbitrage intervient avant l'approbation, la note accompagne le projet soumis au conseil ; s'il intervient après et change le projet de façon importante, elle fonde la nouvelle délibération.
Après la décision
Trois actions suivent la signature de la note. Mettre à jour l'estimation, qui devient la référence de la phase suivante. Formaliser la convention additionnelle si le programme a changé. Reporter dans le dossier de consultation les options retenues, avec une description assez précise pour que les offres soient comparables. Le contrôle des estimations suivantes reprend alors la méthode décrite dans l'article sur le contrôle de l'estimation de l'architecte.
Cet article présente l'état des règles à la date de vérification et sert d'orientation professionnelle. Il ne remplace ni un conseil juridique ni l'examen du cas particulier.