Fünf Rubriken
| Rubrik | Inhalt | Zu vermeidende Falle |
|---|---|---|
| 1. Die Abweichung | Bezugsbudget, Schätzung, Abweichung in Euro und Prozent, ohne MwSt., bei gleichem Preisstand | ein Budget eines Datums mit einer Schätzung eines anderen Datums vergleichen |
| 2. Die Ursachen | Aufteilung der Abweichung in Preise, Mengen und Programm, mit den betroffenen Positionen | eine Gesamtabweichung ohne Erklärung |
| 3. Die Optionen | 3 bis 5 Optionen, jeweils mit Einsparung, Risiko und Wirkung auf die Termine | eine einzige, als unvermeidlich dargestellte Option |
| 4. Die Entscheidung | gewählte Optionen, neuer Betrag, Datum | eine mündliche Entscheidung in einer Besprechung |
| 5. Die Spur | Verweis auf die Zusatzvereinbarung, wenn sich das Programm ändert | eine Entscheidung ohne Anpassung des Vertrags |
Rubrik 2 bestimmt alle anderen. Eine preisbedingte Abweichung wird anders behandelt als eine programmbedingte. Sind die Ursachen umstritten, müssen sie geklärt werden, bevor die Optionen formuliert werden.
Rubrik 5 ist keine Formalie. Die großherzogliche Verordnung (règlement grand-ducal) vom 17. Juni 1992 über die Berufspflichten der Architekten und beratenden Ingenieure sieht vor, dass jede wesentliche Programmänderung „doit faire l'objet d'une convention additionnelle qui en mentionnera l'incidence financière“ (Art. 9). Die unterzeichnete Vorlage ist die natürliche Grundlage dieser Zusatzvereinbarung (convention additionnelle).
Vergleichbare Optionen formulieren
Jede Option wird auf dieselbe Weise beschrieben: was sich ändert, Position für Position; die Einsparung, beziffert zum selben Preisstand wie die Abweichung; das Risiko (Nutzung, Betrieb, Technik, Außenwirkung); die Wirkung auf die Termine, insbesondere Überarbeitungen der Planung. Eine Option ohne bezifferte Einsparung ist keine Option, sondern eine Absicht.
Eine Option kann auch darin bestehen, einen erweiterten Umfang auszuschreiben, mit Optionen oder Varianten in den Unterlagen, über die nach Eingang der Angebote entschieden wird. Für ihre Formulierung gelten eigene Regeln, die der Beitrag über Varianten und Optionen behandelt. Im öffentlichen Auftrag senkt eine Option die feste Verpflichtung, nicht den geschätzten Auftragswert, der „toute forme d'option éventuelle“ umfasst (Gesetz vom 8. April 2018 über öffentliche Aufträge, Art. 12 § 5 a)).
Die Annahme eines höheren Budgets ist eine vollwertige Option. Sie wird beziffert (Zusatzfinanzierung) und wie die anderen entschieden, statt sich bei der Angebotsöffnung von selbst aufzudrängen.
Ein vollständig fiktives Beispiel
Die folgenden Beträge sind erfunden und dienen nur der Veranschaulichung der Methode. Baubudget laut Vertrag: 2 000 000 € ohne MwSt. Schätzung am Ende des Vorentwurfs, auf denselben Preisstand gebracht: 2 300 000 € ohne MwSt. Abweichung: 300 000 €, also 15 %. Aufteilung: 60 000 € Preise, 140 000 € Mengen (Verkehrsflächen), 100 000 € Programm (ein während der Planung hinzugefügter Mehrzwecksaal).
| Option | Einsparung | Risiko | Wirkung auf die Termine |
|---|---|---|---|
| A. Den hinzugefügten Mehrzwecksaal streichen | 100 000 € | Bedarf bleibt ungedeckt | Überarbeitung der Pläne, etwa 3 Wochen |
| B. Grundriss verdichten, Verkehrsflächen verringern | 90 000 € | Überarbeitung der Raumaufteilung | etwa 4 Wochen |
| C. Putz statt vorgehängter Fassadenbekleidung | 70 000 € | häufigere Fassadenpflege | keine |
| D. Außenanlagen als Option ausschreiben | 80 000 € weniger feste Verpflichtung | reduzierte Außenanlagen, wenn die Option nicht beauftragt wird | keine |
| E. Budget erhöhen | keine | Zusatzfinanzierung von 300 000 € | keine |
Im Beispiel gewählte Entscheidung: A, B und C, dazu D. A, B und C senken die Schätzung um 260 000 €, von 2 300 000 € auf 2 040 000 €. Option D bringt die feste Verpflichtung auf 1 960 000 €, also 40 000 € unter das Budget. Würden die Außenanlagen beauftragt, stiege der Betrag wieder auf 2 040 000 €, also 40 000 € über das Budget: Darüber entscheidet der Bauherr anhand der Angebote. Die Zusatzvereinbarung hält die Streichung des Mehrzwecksaals und das daraus folgende neue Budget fest.
Für eine Gemeinde
Die Vorlage bereitet den Beschluss vor. Der Gemeinderat (conseil communal) genehmigt das endgültige Detailprojekt, und „toute dérogation importante ultérieure au projet définitif détaillé doit être approuvée par le conseil communal et l'autorité supérieure“ (großherzogliche Ausführungsverordnung vom 8. April 2018, Art. 147). Erfolgt die Abwägung vor der Genehmigung, begleitet die Vorlage das dem Gemeinderat vorgelegte Projekt; erfolgt sie danach und ändert sie das Projekt wesentlich, begründet sie den neuen Beschluss.
Nach der Entscheidung
Auf die Unterzeichnung der Vorlage folgen drei Schritte. Die Schätzung fortschreiben, die zur Bezugsgröße der nächsten Phase wird. Die Zusatzvereinbarung abschließen, wenn sich das Programm geändert hat. Die gewählten Optionen in die Ausschreibungsunterlagen übernehmen, so genau beschrieben, dass die Angebote vergleichbar sind. Die Prüfung der folgenden Schätzungen folgt dann der Methode des Beitrags über die Prüfung der Kostenschätzung des Architekten.
Dieser Beitrag gibt den Stand der Regeln zum Prüfdatum wieder und dient der fachlichen Orientierung. Er ersetzt weder eine Rechtsberatung noch die Prüfung des Einzelfalls.