De drie grenzen van elk attest
Zij zijn cumulatief, en geen enkele kent uitzondering. Omvang, datum en draagwijdte worden samen nagekeken.
De omvangsgrens. Het attest slaat op wat werd gecontroleerd, en op niets anders. Een document over een installatie zegt niets over de rest van het gebouw.
De datumgrens. Het attesteert een op een ogenblik vastgestelde toestand. Wat sindsdien werd gewijzigd, ontsnapt aan zijn draagwijdte, wat een attest gevolgd door werken achterhaald maakt.
De draagwijdtegrens. Het stelt de conformiteit met een bepaald referentiekader vast, niet de algemene kwaliteit noch de afwezigheid van elk gebrek.
Een document dat die drie grenzen lijkt te overstijgen, moet worden herlezen. Een te algemene formulering wijst vaker op redactionele onnauwkeurigheid dan op ruime dekking.
| Grens | Wat zij betekent | Te stellen vraag |
|---|---|---|
| Omvang | Het attest slaat op wat werd gecontroleerd, en op niets anders | Wat werd precies gecontroleerd? |
| Datum | Het stelt een toestand op een bepaald ogenblik vast | Zijn er sindsdien werken uitgevoerd? |
| Draagwijdte | Het stelt de conformiteit met één referentiekader vast | Welk referentiekader, en in welke versie? |
Hoe u een controleverslag leest
Vijf elementen om op te sporen, in deze volgorde. Zij staan alle op het document zelf.
Het exacte voorwerp van de controle, dat de omvang bepaalt.
Het toegepaste referentiekader, met zijn versie, want een verslag heeft slechts waarde tegenover een geïdentificeerd kader.
De datum van de tussenkomst, onderscheiden van de datum van uitgifte van het document.
De vaststellingen, met onderscheid tussen non-conformiteiten en opmerkingen.
Het besluit, dat samenhangend moet zijn met de vaststellingen, wat niet altijd het geval is.
De identificatie van het organisme en zijn nummer laten ten slotte toe de echtheid en de bevoegdheid na te gaan, zoals het artikel over controleorganismen uitlegt.
Non-conformiteit en opmerking
Het onderscheid is wezenlijk en vaak vaag in de documenten zelf. Een productattest en een werkattest zijn niet gelijkwaardig.
Een non-conformiteit stelt een afwijking van het referentiekader vast. Zij vraagt correctie, en het document draagt er het spoor van.
Een opmerking signaleert een aandachtspunt zonder een afwijking te vormen. Zij verplicht niet, maar zij is verre van neutraal.
Een niet-behandelde opmerking wordt een bezwarend element. Zij toont aan dat het punt gekend was, wat de positie van wie het niet behandelde aanzienlijk verzwakt, met name ten aanzien van de regels van de kunst.
De goede praktijk is dus opmerkingen te behandelen of te documenteren waarom dat niet gebeurde.
Attesten verbonden aan transacties
Een bijzonder geval dat vaak verrast, omdat het lang na de werf opduikt. Het betreft de attesten die bij de doorverkoop worden gevraagd.
Bepaalde attesten moeten bij een verkoop of verhuring worden voorgelegd, en hun geldigheid is in de tijd beperkt. Een op het einde van de werf verkregen document kan dus veel later moeten worden hernieuwd.
Twee praktische gevolgen.
Men moet weten welke documenten bestaan en waar zij zich bevinden, wat een georganiseerde bewaring veronderstelt.
Men moet hun geldigheidsduur kennen, die verschilt naargelang de aard van het document en het gebruik van het goed.
Het ontbreken van een document bij een transactie maakt het goed niet niet-conform, maar het blokkeert of vertraagt de verrichting, wat een reële kost oplevert.
Het bewaren
Een schijnbaar triviaal en in de praktijk beslissend punt. Het attest moet jaren later nog bewaard en terugvindbaar zijn.
Drie gewoonten volstaan.
Bewaar de attesten samen met de projectdocumenten, en niet apart, zodat zij aan het werk gekoppeld blijven.
Bewaar de volledige verslagen, niet enkel de besluiten. Een tot zijn laatste bladzijde herleid verslag verliest het spoor van de vaststellingen en opmerkingen.
Bewaar na de oplevering, aangezien de aansprakelijkheid jarenlang kan worden ingeroepen, zoals het artikel over regels van de kunst en aansprakelijkheid in herinnering brengt.
Wat dit betekent voor een professional
Vier regels.
Lees de omvang vóór het besluit. Een gunstig besluit over een enge omvang zegt vrijwel niets.
Behandel de opmerkingen, of noteer de reden om het niet te doen.
Toets de datum van de tussenkomst en niet enkel die van het document, zeker wanneer er werken op volgden.
Organiseer de bewaring vanaf de oplevering, en niet wanneer een document wordt opgevraagd.
Dit artikel geeft de stand van de regels en de gebruiken op de controledatum weer en dient als vakinhoudelijke oriëntatie. Het vervangt geen juridisch advies en geen onderzoek van het concrete geval.