1. Kuhu aeg tegelikult kulub
Neli tegevust, mille kestus erineb oluliselt ja mille juhitavus erineb veel rohkem. Osa neist sõltub kolmandatest isikutest.
| Tegevus | Kellest sõltub | Kas planeeritav |
|---|---|---|
| Alusdokumentide ja tehnilise kirjelduse läbitöötamine | pakkujast | jah |
| Mahtude kontrollimine | pakkujast | jah |
| Alltöövõtjate hinnapakkumiste küsimine ja ootamine | kolmandatest osapooltest | ei |
| Materjalihindade kontrollimine tarnijatelt | kolmandatest osapooltest | ei |
Kaks esimest saab planeerida, kaks viimast mitte. Alltöövõtja ei vasta kiiremini seetõttu, et teie tähtaeg on lühike, ja tema töökoormus ei sõltu teie hankest.
2. Mida kümme lisapäeva võimaldab
Septembris pikeneb ehitustööde miinimumtähtaeg lihthankes 15 päevalt 25 päevale. See annab pakkujale kümme päeva juurde.
15 päevaga jõuab tavaliselt küsida, kuid mitte saada vastuseid kõigilt. Puuduva vastuse asendab pakkuja hinnanguga, mis tähendab riski võtmist. 25 päevaga on realistlik saada vastused ja neid võrrelda.
Vahe ei ole seega ajaline mugavus vaid riski suurus, mis pakkumusse sisse kirjutatakse. Kes ei saa alltöövõtja hinda, kas jätab pakkumata või lisab varu, ja mõlemad on hankijale halvad: esimene vähendab konkurentsi, teine tõstab hinda.
3. Mida ärisaladusega teha
Üks ülesanne tuleb teha pakkumuse esitamisel, mitte hiljem. Hiljem seda enam parandada ei saa.
Ärisaladus tuleb märkida ja seda ka põhjendada juba pakkumuse esitamisel. Märkimata teave muutub avalikuks.
| Mida ei tohi ärisaladuseks tunnistada | Kehtib |
|---|---|
| Kogu pakkumuse sisu, sealhulgas maksumust | alati |
| Asjade ja ehitustööde hangetes kõik hindamiskriteeriumitele vastavad pakkumust iseloomustavad näitajad, nii numbrilised kui muud | alati |
Praktiline järeldus on, et ärisaladuse märkimine on eraldi töö, mis nõuab põhjendust, ja seda ei saa jätta viimasele tunnile. Liiga lai ärisaladuse märkimine on riskantne, sest see ei ole lubatud ja võib tekitada probleeme.
4. Kuidas ressurssi planeerida
Neli soovitust ehitusettevõtjale. Küsi alltöövõtjatelt kohe pärast hanke avaldamist, mitte pärast oma arvutuste lõpetamist.
Anna alltöövõtjale konkreetne tähtaeg, mis on enne hanke tähtaega. Muidu saabuvad hinnad liiga hilja.
Otsusta varakult, milliseid hankeid ei võeta, sest osaline pakkumine kõikjale on kallim kui valikuline osalemine. Valik hoiab ressursi õiges kohas.
Kasuta varasemate hangete andmeid registrist, et hinnata, kas hinnatase on realistlik. Andmed on avalikud ja tasuta.
Kolmas soovitus on kõige olulisem ja kõige raskem: hankes osalemine maksab ka siis, kui seda ei võideta. Pakkumuste koostamine on püsikulu, mille katab ainult võidumäär.
5. Millal osalemine ei tasu
Kolm olukorda. Kui tähtaeg ei võimalda alltöövõtjate vastuseid saada.
Kui tehniline kirjeldus on nii ebamäärane, et hinda ei saa usaldusväärselt panna. Risk jääb siis pakkuja kanda.
Kui hindamiskriteeriumid soosivad selgelt teistsugust profiili. Võiduvõimalus on siis väike.
Teine olukord on kõige ohtlikum, sest ebamäärane kirjeldus toob võiduga kaasa vaidlused: kaotus maksab pakkumuse koostamise, võit maksab kogu ehitusaja. Ebamäärase kirjelduse puhul tasub esitada küsimusi, sest hankija peab neile vastama ja vastus seob kõiki pakkujaid.
Kokkuvõte ja neli praktilist reeglit
Ehituspakkumuse ajast kulub suurem osa alltöövõtjate ja tarnijate vastuste ootamisele, mida pakkuja ei saa kiirendada. Tähtaja pikenemine 15 päevalt 25 päevale ei ole seetõttu mugavus vaid riski vähendamine, sest puuduva vastuse asendab pakkuja hinnanguga. Ärisaladus tuleb märkida ja põhjendada juba esitamisel, ja kogu pakkumuse sisu ega hindamiskriteeriumitele vastavaid näitajaid ei tohi ärisaladuseks tunnistada.
Neli reeglit: alusta alltöövõtjate küsimisest, mitte omaenda arvutustest. Märgi ja põhjenda ärisaladus pakkumuse esitamisel, mitte hiljem. Otsusta teadlikult, millistes hangetes mitte osaleda. Esita küsimusi ebamäärase kirjelduse korral, sest vastus on siduv.
Artikkel annab erialast orientatsiooni kontrollimise kuupäeva seisuga. See ei asenda riigihangete seadust ega Rahandusministeeriumi teavet.