De reglementaire definitie
De Belgische regelgeving over overheidsopdrachten omschrijft de samenvattende meetstaat als het document, eigen aan opdrachten voor werken, dat de prestaties in onderscheiden posten opdeelt en voor elk daarvan de hoeveelheid preciseert of de wijze waarop de prijs wordt bepaald. De omschrijving is reglementair en niet gebruikelijk.
Drie elementen verdienen aandacht in die omschrijving. Zij betreffen de aard van het document, zijn voorwerp en zijn draagwijdte.
De opdeling is de eerste functie. De meetstaat verdeelt het werk in elementaire eenheden. Die opdeling is niet neutraal: zij bepaalt waarop de aannemers zullen ramen.
De hoeveelheid wordt niet altijd gegeven. De omschrijving voorziet het alternatief van een bepalingswijze, wat de weg opent naar posten waarvan de prijs anders wordt berekend dan door een eenheidsprijs met een vaste hoeveelheid te vermenigvuldigen.
Het document behoort tot de opdracht. Het is geen intern werkstuk maar een contractueel element, tegenstelbaar aan de partijen.
Waartoe de meetstaat werkelijk dient
Vier functies stapelen zich op, en zij betreffen niet dezelfde actoren. De meetstaat dient om te ramen, te vergelijken, uit te voeren en af te rekenen.
Offertes vergelijkbaar maken. Dat is de kernfunctie. Alle aannemers ramen dezelfde lijst, in dezelfde volgorde, met dezelfde hoeveelheden. Zonder dat zou de vergelijking op verschillende omvangen slaan.
Als basis dienen voor de betaling. De vorderingsstaten steunen op de posten van de meetstaat en op de werkelijk uitgevoerde hoeveelheden, onderwerp van het artikel over verrekeningen en vorderingsstaten.
Als basis dienen voor wijzigingen. Een tijdens de werf toegevoegde prestatie sluit aan bij de meetstaat, en haar prijs wordt besproken vanuit de eenheidsprijzen die erin staan.
De omvang vastleggen. De meetstaat zegt wat in de opdracht begrepen is. Wat er niet in staat, is in beginsel niet verschuldigd.
Wat de meetstaat niet is
Drie veelvoorkomende verwarringen verdienen opheldering. Zij betreffen de meetstaat, de offerte en het bestek.
De meetstaat is geen raming. Een raming schat een waarschijnlijke kost. Een meetstaat beschrijft een omvang en hoeveelheden. Men kan een meetstaat opmaken zonder één prijs te kennen.
De meetstaat is niet het bestek. Het bestek beschrijft de prestaties en legt de eisen vast. De meetstaat deelt ze op en kwantificeert ze. Beide documenten moeten overeenstemmen, onderwerp van het artikel over de overeenstemming tussen voorschriften en meetstaat.
De samenvattende meetstaat is niet de gedetailleerde meetstaat. De eerste is het opdrachtdocument, de tweede is de berekening die tot de hoeveelheden heeft geleid. Dat onderscheid komt aan bod in het artikel over de samenvattende en de gedetailleerde meetstaat.
| Functie van de meetstaat | Voor wie | Op welk ogenblik |
|---|---|---|
| Ramen | Inschrijver | Prijsindiening |
| Vergelijken | Aanbestedende overheid | Analyse van de offertes |
| Uitvoeren | Aannemer en leiding | Tijdens de werf |
| Afrekenen | Beide partijen | Eindafrekening |
Wie opmaakt en wie nakijkt
De rolverdeling is een bron van frequente misverstanden. Zij wordt in het contract vastgelegd en niet door gebruik.
De ontwerper maakt de meetstaat op in het kader van zijn opdracht, in samenhang met het bijzonder bestek dat hij opstelt.
De inschrijver ziet ze na. Dat is geen mogelijkheid: de Belgische regelgeving over overheidsopdrachten legt de inschrijver op de fouten te melden die hij ontdekt, onder voorwaarden behandeld in het artikel over wie het risico van een hoeveelheidsfout draagt.
De bouwheer draagt de economische gevolgen. Een onvolledige meetstaat vertaalt zich in meerwerken, met een ongunstige krachtsverhouding aangezien er geen mededinging meer is.
Waarom de kwaliteit van de meetstaat alles bepaalt
Een zwakke meetstaat wordt later niet meer rechtgezet, en drie gevolgen stapelen zich op. Zij raken de vergelijkbaarheid, de uitvoering en de eindafrekening.
De offertevergelijking wordt misleidend. Ontbreekt een post, dan leggen de aannemers dat verschillend uit: sommige nemen hem elders op, andere laten hem weg. Het prijsverschil meet dan geen concurrentiekracht meer.
De krachtsverhouding kantelt tijdens de werf. Een vergeten prestatie wordt uitgevoerd, maar tegen een zonder mededinging onderhandelde prijs.
De uitgavencontrole wordt moeilijk. Zonder betrouwbare vergelijkingsbasis vergt het onderscheiden van een overschrijding en een programmawijziging reconstructiewerk.
De artikelen van deze tak
Het artikel over post hoeveelheid en eenheid beschrijft de opbouw van een meetstaatregel. De meetconventies worden er toegelicht.
Het artikel over vermoedelijke en forfaitaire hoeveelheden behandelt de verdeling van het hoeveelheidsrisico. De risicoverdeling wordt er per stelsel uitgelegd.
Het artikel over de samenvattende en de gedetailleerde meetstaat onderscheidt beide documenten en hun functies. Het onderscheid tussen beide documenten wordt er gemaakt.
Dit artikel geeft de stand van de regels en de vakgebruiken op de controledatum weer en dient als oriëntatie. Het vervangt geen juridisch advies en geen onderzoek van het concrete geval.