De vorderingsstaat
Het mechanisme berust op een opeenvolging van handelingen, elk met termijnen. Die termijnen zijn reglementair en hun overschrijding heeft gevolgen.
De aannemer stelt periodiek een vorderingsstaat op met de uitgevoerde prestaties en de overeenkomstige hoeveelheden. Hij voegt er een schuldvordering aan toe.
De bouwheer of zijn afgevaardigde ziet na, aanvaardt of verbetert, en maakt een proces-verbaal op met de tot betaling toegelaten werken. Dat proces-verbaal legt de erkende hoeveelheden op die datum vast.
De termijnen rond die stappen zijn bij overheidsopdrachten gereglementeerd, en overschrijding geeft recht op intresten. Het gaat om bepalingen waarvan afwijking omkaderd is, zoals aangegeven in het artikel over preciseringen aanvullingen en afwijkingen.
De tegensprekelijke vaststelling van hoeveelheden
Dat is de handeling die het stelsel van vermoedelijke hoeveelheden zin geeft. Het betreft de tegensprekelijke vaststelling van de werkelijk uitgevoerde hoeveelheden.
Onder dat stelsel volgt de betaling de werkelijk uitgevoerde hoeveelheden, en niet die uit de meetstaat. Zij moeten dan wel worden vastgesteld, wat waarneming ter plaatse, tegensprekelijk, en een schriftelijk spoor veronderstelt.
Drie beginselen dringen zich op.
Vaststellen op het juiste ogenblik. Sommige hoeveelheden verdwijnen onder de volgende werken. Grondwerk, funderingen of ondergrondse leidingen laten zich na aanvulling niet meer meten.
Samen vaststellen. Een eenzijdig opgemeten hoeveelheid is betwistbaar, en zij zal worden betwist.
Schriftelijk vastleggen. Een mondeling akkoord over een hoeveelheid overleeft geen wissel van gesprekspartner.
De praktische regel die daaruit volgt is eenvoudig: wat verborgen zal worden, wordt vastgesteld vóór het verdwijnt.
Verrekening of meerwerk
Het onderscheid is fundamenteel en wordt in het dagelijkse taalgebruik vaak vertroebeld. Het scheidt de hoeveelheidsaanpassing van de wijziging van de opdracht.
| Verrekening | Meerwerk | |
|---|---|---|
| Oorsprong | werkelijke hoeveelheid wijkt af van het vooruitzicht | prestatie ontbreekt in de opdracht |
| Post | bestaat in de meetstaat | bestaat niet |
| Prijs | overeengekomen eenheidsprijs | te onderhandelen |
| Mededinging | gespeeld bij de gunning | afwezig |
Een verrekening is de normale werking van de opdracht. Zij vergt geen voorafgaand prijsakkoord en geen onderhandeling: de eenheidsprijs geldt.
Een meerwerk is een wijziging van de opdracht. De prijs wordt buiten mededinging onderhandeld, wat structureel ongunstig is voor de bouwheer, en precies daarom heeft een volledige meetstaat waarde.
Dat onderscheid wordt uitgewerkt in het artikel over wie het risico van een hoeveelheidsfout draagt. De drie actoren en hun blootstelling worden er onderscheiden.
De eindafrekening
Bij het einde van de werf worden alle vastgestelde hoeveelheden samengevat en tegenover de oorspronkelijke meetstaat gezet. De eindafrekening formaliseert die confrontatie.
Op dat ogenblik verschijnt het verschil tussen het opdrachtbedrag en het werkelijk verschuldigde bedrag. Onder het stelsel van vermoedelijke hoeveelheden is dat verschil normaal en verwacht. Het als overschrijding bestempelen is een frequente analysefout.
Wat onderzoek verdient, is niet het bestaan van het verschil maar de aard ervan: komt het uit afwijkende werkelijke hoeveelheden, uit toegevoegde prestaties, of uit bij aanvang vergeten posten. Een hoeveelheidsverschil en een omvangsverschil vragen niet dezelfde behandeling.
De voorlopige oplevering doet termijnen lopen
Dit is het punt waar de kalender het van de grond wint, en het wordt geregeld gemist. De klachttermijnen zijn kort en lopen vanaf de kennisgeving.
De kennisgeving van het proces-verbaal van voorlopige oplevering doet een termijn lopen waarna bepaalde vorderingen niet meer ontvankelijk zijn. De opdrachtnemer die een herziening van de opdracht of schadevergoeding wil verkrijgen, moet een becijferde verantwoording schriftelijk indienen uiterlijk negentig dagen te rekenen vanaf die kennisgeving.
Na die termijn is het recht verloren, hoe sterk het dossier ook is.
De overige termijnen en het stelsel van herzieningsclausules komen aan bod in het artikel over vermoedelijke en forfaitaire hoeveelheden. Hun samenhang met de eindafrekening wordt er uitgelegd.
Wat dit betekent voor een professional
Vier regels.
Houd de meetstaat tijdens de werf bij, en reconstrueer ze niet op het einde.
Stel vast vóór afdekking, stelselmatig, voor elk werk dat zal verdwijnen.
Onderscheid verrekeningen en meerwerken uitdrukkelijk in de documenten, want zij volgen niet hetzelfde prijsstelsel.
Noteer de datum van de voorlopige oplevering en de termijnen die zij doet lopen, vanaf de kennisgeving.
Dit artikel geeft de stand van de regels op de controledatum weer en dient als vakinhoudelijke oriëntatie. Het vervangt geen juridisch advies en geen onderzoek van het concrete geval.