Twee documenten, twee functies
| Samenvattende meetstaat | Gedetailleerde meetstaat | |
|---|---|---|
| Aard | opdrachtdocument | verantwoordende berekening |
| Inhoud | posten, eenheden, hoeveelheden | metingen, afmetingen, formules |
| Bestemmeling | de inschrijvers | de ontwerper |
| Contractuele waarde | ja | in beginsel niet |
| Circulatie | met het aanbestedingsdossier | blijft bij de opsteller |
De samenvattende meetstaat is die welke de regelgeving omschrijft: zij deelt de prestaties op in posten en preciseert voor elk de hoeveelheid of de wijze waarop de prijs wordt bepaald. Het is dat document dat de aannemers ramen.
De gedetailleerde meetstaat is de weg ernaartoe. Zij bevat de opmetingen, de afmetingen, de oppervlakte- en volumeberekeningen en de aftrekken, post per post. Elke hoeveelheid van de samenvattende meetstaat vindt er haar verantwoording.
Waarom de gedetailleerde niet wordt meegegeven
Dat is een frequente vraag, en het antwoord ligt in de aard van beide documenten. Het ene is contractueel, het andere een werkdocument.
De gedetailleerde meegeven zou neerkomen op het contractualiseren van een berekening. Wat de opdracht bindt, zijn posten en hoeveelheden, niet de wijze waarop de ontwerper daartoe is gekomen. Een foutieve tussenberekening die tot de juiste hoeveelheid leidt, hoort geen discussie te openen.
De gedetailleerde bevat werkhypothesen. Zij zijn nuttig voor de opsteller en misleidend voor een derde, die ze voor verbintenissen zou kunnen houden.
Zij is niet ontworpen om door anderen te worden gelezen. Haar vorm is vrij, haar conventies intern, en de uitleg ervan door een buitenstaander is onzeker.
Waartoe de gedetailleerde meetstaat dan dient
Vier gebruiken, alle reëel, en alle ten voordele van de opsteller. De gedetailleerde meetstaat dient om op te stellen, te controleren, te actualiseren en te verdedigen.
Een betwiste hoeveelheid verantwoorden. Wanneer een aannemer een cijfer betwist, laat de gedetailleerde toe de berekening te hernemen en snel uitsluitsel te geven.
De meetstaat hernemen na een projectwijziging. Zonder de gedetailleerde dwingt een wijziging tot volledige herberekening. Met haar worden enkel de geraakte delen hernomen.
De methode documenteren. De toegepaste aftrekregels, de gekozen conventies en de hypothesen over niet-opgemeten delen staan erin. Dat maakt het mogelijk twee jaar later te weten waarom een hoeveelheid is wat ze is.
De ontwerper beschermen. Bij aansprakelijkstelling toont een samenhangende gedetailleerde meetstaat de ernst van de aanpak. Haar afwezigheid maakt het verweer veel moeilijker.
Het geval van private opdrachten
Bij private opdrachten blijft het onderscheid bestaan maar wijzigt het kader. Het berust dan op het contract en niet op de regelgeving.
Geen enkele tekst bepaalt wat de documenten moeten zijn: het contract zegt het. Het is dus gebruikelijk dat de praktijken verschillen, en dat de contractuele aard van dit of dat document dubbelzinnig blijft.
Twee voorzorgen zijn het waard. Uitdrukkelijk in het contract vermelden welke documenten contractueel zijn, en in welke voorrangsorde zij gelden bij tegenstrijdigheid.
Die hiërarchie van documenten is de eerste reflex bij een geschil, en het formuleren ervan kost enkele regels. Zij wordt in één clausule vastgelegd op het ogenblik van de redactie.
Het bewaren
Een vaak verwaarloosd praktisch punt.
De gedetailleerde meetstaat heeft slechts waarde als zij later terugvindbaar en leesbaar is. Drie gewoonten volstaan.
Haar bewaren samen met de gebruikte versie van het kader, anders worden de toegepaste meetregels onbepaalbaar.
Haar dateren en koppelen aan de projectversie waarop zij slaat, aangezien een meetstaat opgesteld op sindsdien herziene plannen niet meer dezelfde betekenis heeft.
Haar bewaren zolang de aansprakelijkheid kan worden ingeroepen, wat in de bouw in jaren na de oplevering telt.
Wat dit betekent voor een professional
Drie regels.
Geef de gedetailleerde meetstaat niet mee met het aanbestedingsdossier, behoudens bewuste en contractueel vastgelegde beslissing.
Houd ze niettemin bij alsof zij gelezen zal worden, want dat zal ze bij een geschil.
Bewaar de gedetailleerde, de samenvattende en de versie van het kader samen, aangezien die drie elementen slechts samen waarde hebben.
Dit artikel geeft de stand van de regels en de vakgebruiken op de controledatum weer en dient als oriëntatie. Het vervangt geen juridisch advies en geen onderzoek van het concrete geval.