De acht controlepunten
1. Het kader en zijn versie. Welk kader, welke versie, welke datum. Zonder die informatie heeft geen enkele andere controle een basis. Dit punt komt aan bod in het artikel over de jaarlijkse actualisering.
2. De aanwezigheid van de beschrijvingen. Circuleert de meetstaat alleen of met het bestek. Een meetstaat zonder beschrijvingen laat niet toe de omvang van de posten te bepalen.
3. Het stelsel van elke post. Vermoedelijke hoeveelheid, forfaitaire hoeveelheid, globale prijs of post pro memorie. Het stelsel bepaalt wie het hoeveelheidsrisico draagt.
4. De samenhang van de eenheden. Past elke eenheid bij de aard van de beschreven prestatie, en welke meetregel hoort erbij.
5. De grootteordes. Betrek de voornaamste hoeveelheden op de oppervlakte of het volume van het project. Een afwijkende verhouding legt in enkele minuten een invoer- of omrekeningsfout bloot.
6. De weespoosten en de niet geraamde voorschriften. De kruiscontrole van de indexen, beschreven in het artikel over de overeenstemming.
7. De overlappingszones. Aansluitingen tussen loten, waar dubbels en vergetelheden zich nestelen. Zij worden gelezen, niet berekend.
8. De varianten, opties en schijven. Zijn zij gescheiden met eigen totalen, of vermengd met het basistotaal.
De volgorde telt
De acht punten wegen niet gelijk, en de voorgestelde volgorde is niet willekeurig. Zij loopt van de snelste naar de duurste controle.
De eerste twee zijn blokkerend. Zonder geïdentificeerd kader en zonder beschrijvingen slaan de zes volgende op niets.
De punten drie tot vijf zijn snel en renderen. Zij sporen het gros van de grove afwijkingen op in beperkte tijd.
De punten zes tot acht vergen tijd. Zij zijn onmisbaar bij een belangrijke opdracht en kunnen bij een kleine werf worden ingekort.
Een controle die na punt vijf wordt afgebroken, is beter dan geen controle. De fout zou zijn te wachten tot men tijd heeft voor alles.
| Controle | Wat zij opspoort | Inspanning |
|---|---|---|
| Samenhang van de indexen | Posten zonder voorschrift en omgekeerd | Enkele minuten |
| Rekenkundige controle | Reken- en overdrachtfouten | Enkele minuten |
| Eenheden en conventies | Ontwikkelde of geprojecteerde oppervlakten, lopende meter | Een uur |
| Vergelijking met kengetallen | Kennelijk lage of hoge hoeveelheden | Een uur |
| Zoeken naar ontbrekende posten | Leemten die anders onzichtbaar blijven | Meerdere uren |
Wat u meldt en aan wie
Drie situaties, drie bestemmelingen.
Een fout of leemte in de documenten van een overheidsopdracht wordt gemeld aan de aanbestedende overheid, binnen de door de opdrachtdocumenten voorziene termijn, schriftelijk en met bewaring van het verzendbewijs. De inzet komt aan bod in het artikel over wie het risico van een hoeveelheidsfout draagt.
Een onduidelijkheid over de omvang van een post wordt weggenomen met een vraag, gesteld via het voorziene kanaal. Bij overheidsopdrachten worden de antwoorden doorgaans aan allen gepubliceerd, wat de gelijke behandeling vrijwaart.
Een door een bouwheer vastgestelde afwijking in de meetstaat van zijn ontwerper wordt behandeld in de contractuele verhouding tussen hen, en verdient schriftelijke formulering.
Hoeveel tijd dat werkelijk vergt
Een grootteorde om de inspanning te situeren. De volledige controle wordt in uren gemeten en niet in dagen.
Bij een gangbare gebouwmeetstaat vergen de punten een tot vijf minder dan een uur van een ervaren praktijkmens. De punten zes tot acht vergen meer, naargelang de omvang van het document.
Die tijd staat tegenover wat zij voorkomt: een discussie over de omvang van een post tijdens de werf mobiliseert meerdere betrokkenen gedurende dagen, en eindigt vaak in een duur compromis.
Wat u niet doet
Drie reflexen om te vermijden.
Eerst ramen en dan controleren. De raming bevriest hypothesen die moeten worden hernomen.
Stilzwijgend corrigeren. Een hoeveelheid in de eigen raming wijzigen zonder melding creëert een onzichtbaar verschil tussen de offerte en de meetstaat van de opdracht.
Veronderstellen dat de anderen hebben gecontroleerd. Noch de aanbestedende overheid noch de andere inschrijvers waarborgen de detectie van fouten.
Wat dit betekent voor een professional
Drie regels.
Doe de eerste vijf punten stelselmatig, ongeacht de omvang van de opdracht.
Bewaar het spoor van de controle, al was het maar een lijst van de gecontroleerde punten en de vastgestelde afwijkingen.
Meld binnen de termijnen, zonder te wachten tot de volledige raming klaar is.
Dit artikel geeft vakgebruiken op de controledatum weer en dient als oriëntatie. Het vervangt geen juridisch advies en geen onderzoek van het concrete geval.