Die drei Bestandteile
| Bestandteil | Was er leistet |
|---|---|
| Kostenermittlung | Vorausberechnung der entstehenden oder Feststellung der entstandenen Kosten |
| Kostenkontrolle | Vergleich der aktuellen Ermittlung mit den vorangegangenen Ergebnissen |
| Kostensteuerung | gezieltes Eingreifen in die Entwicklung der Kosten, insbesondere bei Abweichungen |
Die Reihenfolge ist zwingend, weil jeder Bestandteil den vorhergehenden voraussetzt. Ohne Ermittlung kein Vergleich, ohne Vergleich keine Grundlage für einen Eingriff.
| Fehlt | Folge |
|---|---|
| die Ermittlung | es gibt nichts zu vergleichen |
| die Kontrolle | Abweichungen bleiben unbemerkt, bis sie bezahlt sind |
| die Steuerung | die Abweichung ist bekannt und wird dennoch nicht abgewendet |
Ein Projekt, in dem Kostenermittlungen aufgestellt, aber nie miteinander verglichen werden, hat formal eine Kostenplanung und praktisch keine. Der Unterschied fällt erst auf, wenn jemand nach der Ursache einer Abweichung fragt.
Kostenkontrolle ist ein Vergleich, kein Bericht
Die Kostenkontrolle vergleicht die jeweils aktuelle Kostenermittlung fortlaufend mit den vorangegangenen Ergebnissen, stellt Abweichungen fest und ordnet sie zu. Sie erzeugt selbst keine neue Zahl, sondern eine Aussage über zwei bestehende.
Das klingt trivial und scheitert in der Praxis regelmäßig an einer einzigen Voraussetzung: der Vergleichbarkeit der Zahlenwerke. Zwei Aufstellungen sind nur dann vergleichbar, wenn sie derselben Ordnung folgen.
| Situation | Was noch vergleichbar bleibt |
|---|---|
| durchgängige Kostengruppengliederung | jede Gruppe einzeln |
| Wechsel von Kostengruppen zu Vergabeeinheiten | nur die Gesamtsumme |
| Wechsel mit dokumentierter Überleitung | jede Gruppe, sofern die Aufteilungsregel festgehalten ist |
Diese Anforderung ist nicht theoretisch. In der Rechtsprechung ist bereits festgestellt worden, dass Aufstellungen nach Gewerken und Kostenfortschreibungen nach Kostengruppen keine Vergleichbarkeit über die Summe hinaus ergeben. Wer Abweichungen belegen oder bestreiten will, braucht eine durchgängige Ordnung oder eine dokumentierte Überleitung.
Wie ein tragfähiger Vergleich aufgebaut wird, behandelt der Beitrag zum Soll-Ist-Vergleich. Dort steht auch, wie eine Überleitung zwischen zwei Ordnungen dokumentiert wird.
Kostensteuerung bedeutet Planungsänderung
Die Kostensteuerung ist das gezielte Eingreifen in die Entwicklung der Kosten, insbesondere bei Abweichungen, die durch die Kostenkontrolle festgestellt wurden. Sie ist damit die einzige der drei Tätigkeiten, die den Zustand des Projekts verändert.
Der entscheidende Punkt wird selten ausgesprochen: Kosten sind stets nur ein Abbild der vorliegenden Planung. Wer die Kosten ändern will, muss deshalb die Planung ändern. Eine Kostensteuerung, die lediglich Ansätze nach unten korrigiert, ohne dass sich am Bauwerk etwas ändert, ist keine Steuerung, sondern eine Umbuchung.
Daraus folgt auch, warum der Zeitpunkt entscheidend ist. Der Spielraum für Eingriffe schrumpft mit jedem Planungsfortschritt und ist nach der Vergabe praktisch geschlossen. Die Systematik der Eingriffe behandelt der Beitrag zur Kostensteuerung.
Beides ist Grundleistung
Die Kostenkontrolle erscheint in mehreren Leistungsphasen als Grundleistung, insbesondere als Vergleich der jeweils aktuellen Ermittlung mit der vorangegangenen. Sie ist damit geschuldet und nicht optional.
Bemerkenswert ist, dass sie keine eigene Stufe der Kostenermittlung ist. Sie findet zwischen den Stufen statt und ist auf deren Vergleichbarkeit angewiesen. Für den Vertrag bedeutet das: Der Aufbau der Ermittlungen entscheidet darüber, ob die geschuldete Kontrolle überhaupt leistbar ist.
Hinzu kommt eine Pflicht, die außerhalb der Kostenplanung im engeren Sinn liegt, aber unmittelbar an sie anschließt: Wird erkennbar, dass die ermittelten Kosten überschritten werden, ist der Bauherr unverzüglich zu unterrichten. Diese Unterrichtungspflicht ist in Planungsverträgen üblich und wird in der Rechtsprechung ernst genommen.
Die Kostenvorgabe und ihre Realisierbarkeit
Kostenkontrolle und Kostensteuerung setzen einen Maßstab voraus, gegen den geprüft wird, und diesen Maßstab bildet die Kostenvorgabe. In Verträgen wird sie häufig als Kostenobergrenze bezeichnet.
Die Norm sieht ausdrücklich vor, die Realisierbarkeit einer Kostenvorgabe vor ihrer Festlegung zu prüfen. Das ist der wichtigste einzelne Satz dieses Themas, denn eine unrealistische Vorgabe lässt sich später durch keine Steuerung einhalten.
Praktisch bedeutet das: Bevor ein Kostenrahmen als verbindliche Obergrenze vereinbart wird, ist zu prüfen, ob das Raumprogramm, der Standard und die Vorgabe zueinander passen. Passen sie nicht, ist entweder die Kostenseite oder die Leistungsseite anzupassen, und zwar vor Vertragsschluss.
Welche Folgen eine vereinbarte Obergrenze hat und welche Toleranzen gelten, behandelt der Beitrag zu Kostenrisiken Reserven und Toleranzen. Dort steht auch, warum eine unbemerkt entstandene Obergrenze gefährlicher ist als eine ausdrücklich vereinbarte.
Was in der Praxis den Unterschied macht
Drei Voraussetzungen entscheiden darüber, ob Kontrolle und Steuerung funktionieren. Alle drei werden zu Projektbeginn festgelegt und lassen sich später kaum nachholen.
| Voraussetzung | Was sie sichert |
|---|---|
| Eine durchgängige Ordnung | die Kostengruppengliederung bleibt über alle Stufen führend, zusätzliche Ordnungsmerkmale laufen parallel |
| Dokumentierte Annahmen | Menge, Einheitspreis und Herkunft je wesentlicher Position; nur so zeigt eine Abweichung, ob Menge oder Preis die Ursache war |
| Ein früher Rhythmus | der Vergleich läuft fortlaufend statt erst zum Abschluss einer Stufe; der Kostenvoranschlag darf deshalb wiederholt aufgestellt werden |
Dieser Beitrag gibt den Stand der Regelungen zum Zeitpunkt der Prüfung wieder und dient der fachlichen Orientierung. Er ersetzt keine Rechtsberatung und keine Prüfung des Einzelfalls.