Kosten sind ein Abbild der Planung
Der Grundsatz, aus dem alles Weitere folgt, lautet: Kosten können stets nur ein Abbild der vorliegenden Planung sein. Wer die Kosten ändern will, muss deshalb die Planung ändern.
Daraus ergibt sich, was Kostensteuerung nicht ist. Die Abgrenzung ist in der Praxis folgenreich.
Keine Absenkung von Ansätzen ohne Planungsänderung. Wird ein Ansatz reduziert, ohne dass sich Menge, Qualität oder Ausführungsart ändert, ist das keine Steuerung, sondern eine Verschiebung des Problems nach hinten.
Keine Verlagerung zwischen Kostengruppen. Sie verändert die Darstellung, nicht die Kosten.
Kein Abbau der Reserve. Eine ausgewiesene Reserve deckt ein benanntes Risiko. Wird sie zur Deckung einer eingetretenen Abweichung verwendet, ist das Risiko danach ungedeckt.
Jede echte Steuerungsmaßnahme berührt daher entweder das Raumprogramm, die Qualität, die Konstruktion, den technischen Standard oder den Zeitplan. Eine Maßnahme, die keines davon berührt, verschiebt nur Beträge.
Der Spielraum schließt sich mit dem Planungsfortschritt
Die Wirksamkeit eines Eingriffs und sein Aufwand verhalten sich gegenläufig. Je später er erfolgt, desto geringer die Wirkung und desto höher die Kosten der Änderung selbst.
| Phase | Wirksamste Hebel |
|---|---|
| Bedarfsplanung | Raumprogramm, Flächenbedarf, Nutzungskonzept |
| Vorplanung | Kubatur, Kompaktheit, Geschossigkeit, Unterkellerung |
| Entwurfsplanung | Konstruktionsart, Spannweiten, Fassadenaufbau, Anlagenkonzept |
| Ausführungsplanung | Ausführungsarten, Materialwahl, Detaillösungen |
| Vorbereitung der Vergabe | Zuschnitt der Vergabeeinheiten, Alternativpositionen |
| Vergabe | Wertung der Angebote, Verhandlung im zulässigen Rahmen |
| Ausführung | praktisch geschlossen, jede Änderung erzeugt Nachträge |
Die ersten beiden Zeilen tragen den größten Hebel und werden am seltensten genutzt, weil zu diesem Zeitpunkt die Kostenermittlung am ungenauesten ist. Das ist der eigentliche Widerspruch der Kostensteuerung: Der Einfluss ist dort am größten, wo das Wissen am kleinsten ist.
Praktisch folgt daraus, dass eine frühe Ermittlung mit ausgewiesener Bandbreite nützlicher ist als eine späte mit scheinbarer Präzision. Die frühen Stufen behandelt der Beitrag zu Kostenrahmen und Kostenschätzung.
Verlagerung zwischen Kostengruppen als Werkzeug
Ein Sonderfall verdient Erwähnung, weil er anders funktioniert als die reine Umbuchung: die bewusste Verlagerung von Aufwand zwischen Kostengruppen bei gleichbleibender Gesamtsumme. Er verändert die Kostenverteilung über die Zeit und nicht die Gesamtsumme.
Ein Beispiel: Eine stärkere Dämmung der Gebäudehülle erhöht die Kostengruppe 300 und senkt den Aufwand für die Wärmeerzeugung in der Kostengruppe 420. Eine aufwendigere Lüftungsanlage erhöht die Kostengruppe 430 und kann Anforderungen an andere Bauteile senken.
Solche Verlagerungen sind echte Steuerung, weil sich das Bauwerk ändert. Sie sind allerdings nur beurteilbar, wenn die Kostenermittlung fein genug gegliedert ist: In der ersten Ebene heben sie sich innerhalb der Bauwerkskosten auf und bleiben unsichtbar.
Für den Bauherrn sind sie zudem nur bewertbar, wenn die Auswirkungen auf den Betrieb mitbetrachtet werden. Die Nutzungskosten liegen außerhalb der DIN 276 und werden im Beitrag zur Abgrenzung der Normen behandelt.
Die Realisierbarkeit der Kostenvorgabe
Die Norm sieht ausdrücklich vor, die Realisierbarkeit einer Kostenvorgabe vor ihrer Festlegung zu prüfen. Dieser Punkt ist der wirksamste Beitrag der Kostensteuerung und liegt zeitlich vor jeder Steuerung im engeren Sinn.
Der Grund ist einfach: Eine Vorgabe, die zum Raumprogramm und zum Standard nicht passt, lässt sich durch keine Steuerungsmaßnahme einhalten. Wird sie dennoch vereinbart, ist die spätere Überschreitung nicht das Ergebnis mangelnder Steuerung, sondern der Vereinbarung selbst.
Die Prüfung umfasst drei Fragen:
- Passen Raumprogramm, Standard und Vorgabe zueinander, gemessen an Kennwerten vergleichbarer Vorhaben?
- Welche Kostengruppen umfasst die Vorgabe, und sind die übrigen dem Bauherrn bekannt?
- Auf welchen Preisstand bezieht sie sich, und ist die Preisentwicklung bis zur Vergabe berücksichtigt?
Passen die Größen nicht zusammen, ist entweder die Kostenseite oder die Leistungsseite anzupassen, und zwar vor Vertragsschluss. Die haftungsrechtlichen Folgen einer vereinbarten Obergrenze behandelt der Beitrag zu Kostenrisiken Reserven und Toleranzen.
Wer steuert eigentlich
Die Kostensteuerung wird häufig als Aufgabe des Planers beschrieben, was nur zur Hälfte zutrifft. Zu trennen sind die Ermittlung der Möglichkeiten und die Entscheidung über sie.
| Rolle | Aufgabe |
|---|---|
| Objektplaner | Abweichung feststellen, Ursachen zuordnen, Maßnahmen entwickeln und bewerten |
| Fachplaner | Auswirkungen im eigenen Gewerk ermitteln, Alternativen aufzeigen |
| Bauherr | über Raumprogramm Qualität Standard und Termine entscheiden |
| Projektsteuerung | Ablauf koordinieren, Entscheidungen herbeiführen und dokumentieren |
Die dritte Zeile ist die entscheidende. Sämtliche wirksamen Steuerungsmaßnahmen betreffen Eigenschaften des Bauwerks, über die allein der Bauherr entscheidet. Der Planer, der eine Fläche streicht oder einen Standard senkt, ohne dass diese Entscheidung getroffen wurde, überschreitet seine Rolle und begründet ein eigenes Risiko.
Für die Praxis heißt das: Der Planer liefert Entscheidungsvorlagen, keine Entscheidungen. Eine Vorlage ist vollständig, wenn sie zu jeder Maßnahme den Einsparbetrag, die Auswirkung auf das Bauwerk, die Auswirkung auf den Terminplan und die Frist nennt, bis zu der die Entscheidung wirksam getroffen werden kann.
Die letzte Angabe fehlt am häufigsten und ist die wichtigste, weil eine Maßnahme, die nach dieser Frist beschlossen wird, ihre Wirkung verliert und stattdessen Umplanungskosten erzeugt. Nach dieser Frist beschlossene Maßnahmen wirken nicht mehr.
Die Unterrichtungspflicht als Teil der Steuerung
Wird erkennbar, dass die ermittelten Kosten überschritten werden, ist der Bauherr unverzüglich zu unterrichten. Diese Pflicht ist in Planungsverträgen üblich und wird in der Rechtsprechung ernst genommen.
Sie ist zugleich der Auslöser der Steuerung, denn der Planer entscheidet nicht über das Bauwerk. Er ermittelt die Abweichung, unterbreitet Vorschläge zu ihrer Beseitigung und legt die Entscheidung dem Bauherrn vor.
Für die Praxis ergibt sich daraus ein Ablauf in vier Schritten. Sie sind in dieser Reihenfolge zu gehen.
- Abweichung feststellen und nach Ursache zuordnen.
- Unverzüglich unterrichten, mit Angabe von Betrag, Ursache und Zeitpunkt der Erkennbarkeit.
- Maßnahmen vorschlagen, mit ihren Auswirkungen auf Raumprogramm, Qualität und Termine.
- Entscheidung dokumentieren, einschließlich der Entscheidung, nichts zu tun.
Der vierte Schritt ist der am häufigsten übergangene und im Streitfall der wichtigste. Eine dokumentierte Entscheidung des Bauherrn, eine Kostenerhöhung hinzunehmen, verlagert die Zurechnung.
Dieser Beitrag gibt den Stand der Regelungen zum Zeitpunkt der Prüfung wieder und dient der fachlichen Orientierung. Er ersetzt keine Rechtsberatung und keine Prüfung des Einzelfalls.