Soll-Ist-Vergleich zwischen den Kostenermittlungen

Zwei Kostenermittlungen sind nur dann vergleichbar, wenn sie in Ordnung, Umfang und Darstellung übereinstimmen. Vier Merkmale müssen deshalb über alle Stufen hinweg gleich bleiben, und ein einziger Bruch genügt, um den Vergleich zu entwerten.

Merkmal	Was gleich bleiben muss
Gliederung	dieselbe führende Ordnung, in der Regel die Kostengruppen
Umfang	dieselben Kostengruppen sind enthalten
Steuerdarstellung	durchgängig netto oder durchgängig brutto
Bezugsgrößen	dieselbe Flächen- und Mengenermittlung

Bricht eines dieser Merkmale, ist die Differenz zweier Summen keine Kostenabweichung, sondern ein Darstellungseffekt. Sie lässt sich weder steuern noch jemandem zurechnen.

Dass dies mehr als eine methodische Feinheit ist, zeigt die Rechtsprechung: In einem Verfahren über behauptete Fehler einer Kostenfortschreibung wurde festgestellt, dass Aufstellungen nach Gewerken und Fortschreibungen nach Kostengruppen keine Vergleichbarkeit über die bloße Summe hinaus ergeben. Ein Vortrag, der auf solchen Unterlagen beruht, trägt nicht.

Vier Brüche treten regelmäßig auf, und der letzte erzeugt den größten Scheineffekt von allen. Er beruht auf keiner einzigen realen Kostenveränderung.

Bruch	Wo er entsteht	Wirkung
Wechsel zu den Vergabeeinheiten	ab dem Kostenvoranschlag	Gewerke und Bauteilgruppen sind nicht deckungsgleich: ein Trockenbauunternehmen arbeitet an Innenwänden, Decken und Einbauten zugleich
Wechsel der Bearbeitungstiefe	Kostenschätzung 2. Ebene gegen Kostenberechnung 3. Ebene	Vergleich nur auf der gröberen Ebene, durch Verdichtung der feineren
Aufnahme oder Herausnahme von Kostengruppen	z. B. KG 500 erst später geführt	erzeugt eine Abweichung, die keine ist
Wechsel zwischen netto und brutto	Steuersatz 19 %	Scheineffekt größer als die meisten realen Abweichungen

Ein Ordnungswechsel ist nicht immer vermeidbar, denn vergeben wird nach Gewerken und geplant wird nach Bauteilen. Vermeidbar ist dagegen der Verlust der Vergleichbarkeit.

Der praktikable Weg besteht darin, die Kostengruppengliederung als führende Struktur beizubehalten und die Vergabeeinheiten als zusätzliche Zuordnung mitzuführen. Jede Position trägt dann zwei Merkmale, und die Auswertung ist in beide Richtungen möglich.

Wo das nicht geschieht, ist eine Überleitungstabelle zu führen, die jede Vergabeeinheit ihren Kostengruppen zuordnet. Sie ist Aufwand, aber sie ist geringer als der Aufwand, sie nachträglich zu rekonstruieren, und sie ist der Unterschied zwischen einer belegbaren und einer bestreitbaren Kostenaussage.

Eine Gesamtabweichung ist als Information wertlos, weil sie keine Handlung nahelegt. Erst die Zuordnung nach Ursache macht sie verwertbar, und zwar sowohl für die Steuerung als auch für die Haftungsfrage.

Ursache	Zurechnung
Mengenänderung	Ermittlung war richtig, Menge nicht. Quelle der Abweichung prüfen.
Änderung des Leistungsumfangs	Entscheidung des Bauherrn, keine Fehlprognose
Geänderte Qualitäten oder Standards	Entscheidung, in der Regel dokumentiert
Unvorhergesehene Umstände	typisch im Bestand, Hinweis auf Untersuchungstiefe
Marktentwicklung und Preisgleitung	außerhalb des Einflussbereichs der Planung
Abweichende Einheitspreise	der eigentliche Prüfpunkt der Ermittlungsqualität

Nur die letzte Zeile betrifft unmittelbar die Güte der eigenen Arbeit. Wer diese Trennung nicht laufend führt, kann sie später nicht rekonstruieren, und im Streitfall wird dann die gesamte Abweichung diskutiert statt des tatsächlich zurechenbaren Teils.

Bewährt hat sich eine Darstellung mit vier Spalten je Kostengruppe, ergänzt um zwei Angaben, die den Stand einordnen. Die vierte Spalte ist die wichtigste und die am häufigsten weggelassene.

Spalte	Inhalt
1	Ansatz der vorangegangenen Stufe
2	aktueller Ansatz
3	Abweichung
4	Ursache der Abweichung
+	Stand der Vergabe: welcher Anteil auf Verträgen beruht, welcher auf Prognose
+	erledigt oder offen: ob bereits eine Entscheidung getroffen wurde

Diese Darstellung erfüllt zugleich die Unterrichtungspflicht: Wird erkennbar, dass die ermittelten Kosten überschritten werden, ist der Bauherr unverzüglich zu unterrichten. Ein laufend geführter und übergebener Vergleich ist der einfachste Nachweis, dass diese Pflicht erfüllt wurde.

Neben dem Vergleich zwischen den Stufen steht ein zweiter, der einen anderen Maßstab verwendet: den Vergleich gegen die Kostenvorgabe des Bauherrn. Beide laufen parallel und werden regelmäßig miteinander verwechselt.

Beide sind zu trennen, weil sie verschiedene Fragen beantworten. Der Vergleich zwischen den Stufen fragt, wie sich die Ermittlung mit dem Planungsfortschritt entwickelt hat. Der Vergleich gegen die Vorgabe fragt, ob das Projekt im finanziellen Rahmen bleibt.

Ein Projekt kann beide Prüfungen unterschiedlich bestehen. Eine Kostenberechnung, die um wenige Prozent über der Kostenschätzung liegt, ist fachlich unauffällig; liegt die Vorgabe jedoch unterhalb der Kostenschätzung, war das Projekt von Anfang an nicht im Rahmen.

Für die Darstellung folgt daraus, dass die Vorgabe als eigene Zeile mitgeführt wird, mit Angabe der von ihr erfassten Kostengruppen. Eine Vorgabe für die Kostengruppen 300 bis 500 lässt sich nicht mit einer Gesamtsumme über alle Gruppen vergleichen, und dieser Fehler ist häufiger als der umgekehrte.

Zwei Grenzen sind zu beachten, damit der Vergleich nicht überinterpretiert wird. Beide betreffen das, was die Zahlen gerade nicht aussagen.

Grenze	Was daraus folgt
Er misst keine Qualität, sondern Übereinstimmung	eine Ermittlung ohne Abweichung kann auch unverändert übernommen worden sein; eine auffällig kleine Abweichung verdient dieselbe Aufmerksamkeit wie eine große
Er ersetzt keine Prognose	der Vergleich blickt zurück; für die Steuerung zählt, welche Abweichungen sich abzeichnen, weshalb eine Fortschreibung der noch nicht vergebenen Positionen daneben gehört, klar als Prognose gekennzeichnet

Der Vergleich findet nicht nur beim Wechsel der Stufen statt. Zwischen Kostenberechnung und Kostenfeststellung liegen im Regelfall mehrere Jahre, und in diesem Zeitraum entstehen die meisten Abweichungen.

Die Norm trägt dem Rechnung, indem sie den Kostenvoranschlag als einzige Stufe wiederholbar ausgestaltet und den Kostenanschlag im Projektablauf mehrfach vorsieht. Beide sind damit die Instrumente der laufenden Kontrolle, nicht nur Ermittlungen zu einem Stichtag.

Praktisch bedeutet das einen Vergleichsrhythmus, der sich an Ereignissen orientiert statt an Terminen: bei jeder Vergabe, bei jeder Leistungsänderung, bei jedem Nachtrag von Gewicht. Die Systematik beider Stufen behandelt der Beitrag zu Kostenvoranschlag und Kostenanschlag.