Was sich 2018 geändert hat
Die Neufassung hat den Kostenvoranschlag als eigene Stufe eingeführt. Er entspricht dem bisherigen Kostenanschlag, geht diesem nun aber voraus. Sein Zweck wurde dabei erweitert: Er dient nicht mehr nur als Grundlage der Entscheidung über die Planung der Ausführung und die Vorbereitung der Vergaben, sondern der Entscheidung über die Vergaben und die Ausführung selbst.
Der Kostenanschlag rückte damit nach hinten und wurde auf die Ermittlung der Kosten auf Grundlage von Vergabe und Ausführung zugespitzt. Bemerkenswert ist, dass er in früheren Normfassungen der Kostenkontrolle zugeordnet war, was fachlich unzutreffend war: Er ist eine Kostenermittlung und keine Kontrolltätigkeit.
Die beiden Stufen im Vergleich
| Kostenvoranschlag | Kostenanschlag | |
|---|---|---|
| Zweck | Entscheidung über Vergabe und Ausführung | Ermittlung der Kosten aus Vergabe und Ausführung |
| Grundlage | Ausführungsvorbereitung, bepreiste Leistungsverzeichnisse | Angebote, Aufträge, bereits entstandene Kosten |
| Zeitpunkt | Leistungsphase 6 | Leistungsphase 7 |
| Bearbeitungstiefe | dritte Ebene, zusätzlich nach Vergabeeinheiten | nach den im Kostenvoranschlag festgelegten Vergabeeinheiten |
| Wiederholbarkeit | einmalig oder in mehreren Schritten | im Projektablauf mehrfach |
| Geschätzte Kosten | zulässig | nicht mehr zulässig |
Die letzte Zeile ist die wichtigste inhaltliche Unterscheidung. Sie betrifft die Behandlung der Nachträge.
Im Kostenanschlag darf nichts mehr geschätzt sein
Die Norm definiert den Kostenanschlag als Zusammenstellung von Angeboten, Aufträgen und bereits entstandenen Kosten. Daraus folgt unmittelbar, dass er keine geschätzten Kostenanteile mehr enthalten darf.
Das ist in der Praxis eine ernsthafte Anforderung, weil zum Zeitpunkt der ersten Aufstellung selten alle Gewerke vergeben sind. Der übliche Umgang damit besteht darin, den Kostenanschlag im Projektablauf mehrfach aufzustellen und mit jeder weiteren Vergabe fortzuschreiben.
Solange einzelne Gewerke noch nicht vergeben sind, ist die betreffende Position als noch nicht vergeben zu kennzeichnen und nicht mit einem Schätzwert zu füllen, der die Zusammenstellung optisch vervollständigt. Eine solche Mischung aus Angebotspreisen und Schätzungen sieht genauer aus, als sie ist, und sie verhindert eine belastbare Aussage darüber, wie viel des Budgets tatsächlich gebunden ist.
Praktikabel ist eine Darstellung mit drei Spalten je Vergabeeinheit: beauftragte Summe, noch nicht vergebener Anteil mit Ansatz aus dem Kostenvoranschlag, und Gesamtsumme. So bleibt jederzeit erkennbar, welcher Teil des Ergebnisses auf Verträgen beruht und welcher noch auf einer Prognose.
Die Gliederung nach Vergabeeinheiten
Ab dem Kostenvoranschlag wechselt die führende Ordnung. Bis zur Kostenberechnung ist die Gliederung nach Kostengruppen und damit nach Bauteilen maßgeblich. Der Kostenvoranschlag ordnet die Kosten zusätzlich nach Vergabeeinheiten, und der Kostenanschlag folgt dieser Ordnung.
Dieser Wechsel ist sachlich zwingend, weil vergeben wird, was ein Unternehmen ausführt, und nicht, was ein Bauteil ist. Er erzeugt aber ein Problem für die Kostenkontrolle: Ein Vergleich mit der Kostenberechnung ist nur möglich, wenn eine Überleitung zwischen beiden Ordnungen mitgeführt wird.
Die Festlegung der Vergabeeinheiten im Kostenvoranschlag ist deshalb eine Entscheidung mit Folgen weit über die Vergabe hinaus. Sie bestimmt, in welcher Struktur das Projekt bis zur Kostenfeststellung geführt wird. Die Systematik dieser Gliederungsvariante behandelt der Beitrag zur ausführungsorientierten Gliederung.
Der Kostenvoranschlag ist keine Grundleistung
Die HOAI in ihrer Fassung von 2021 kennt den Kostenvoranschlag nicht als solchen. Für die Leistungsphase 6 sieht sie das Erstellen bepreister Leistungsverzeichnisse vor.
Inhaltlich überschneiden sich beide erheblich, denn ein bepreistes Leistungsverzeichnis ist die Datengrundlage, aus der ein Kostenvoranschlag entsteht. Identisch sind sie nicht: Das Leistungsverzeichnis ist ein Vergabedokument, der Kostenvoranschlag eine Kostenermittlung nach Kostengruppen und Vergabeeinheiten.
Wer einen Kostenvoranschlag im Sinne der Norm schuldet, sollte das vertraglich vereinbaren. Die Abgrenzung zwischen Grundleistung und besonderer Leistung behandelt der gesonderte Beitrag.
Warum diese Stufe eingeführt wurde
Die Lücke, die der Kostenvoranschlag schließt, ist die zwischen Entwurf und Vergabe. Zwischen der Kostenberechnung in der Leistungsphase 3 und dem Vorliegen der ersten Angebote liegen die Ausführungsplanung und die Vorbereitung der Vergabe, also der Zeitraum, in dem die meisten Detailentscheidungen fallen.
Ohne eine Ermittlung in diesem Zeitraum wird eine Kostenabweichung erst sichtbar, wenn die Angebote eingehen, also zu einem Zeitpunkt, an dem eine Umplanung teuer ist. Genau deshalb kann der Kostenvoranschlag wiederholt und in mehreren Schritten aufgestellt werden, im Gegensatz zu den vier einmaligen Stufen.
Für die Kostensteuerung ist das die wirksamste Stelle im gesamten Projektablauf: Sie liegt spät genug, um belastbare Mengen und Qualitäten zu kennen, und früh genug, um noch eingreifen zu können. Wie Kostenkontrolle und Kostensteuerung zusammenwirken, behandelt der Zweig zu Kostenkontrolle und Kostensteuerung.
Nachträge im laufenden Kostenanschlag
Weil der Kostenanschlag mehrfach aufgestellt wird, ist er die Stufe, in der Nachträge sichtbar werden. Ihre Behandlung entscheidet darüber, ob die spätere Kostenfeststellung auswertbar ist.
Empfehlenswert ist, Nachträge nicht in die ursprüngliche Position einzurechnen, sondern getrennt zu führen und nach ihrer Ursache zu kennzeichnen. Nur so bleibt erkennbar, woher eine Abweichung stammt, und nur so lässt sich der Ursprung einer Mehrung später belegen.
| Ursache | Zurechnung |
|---|---|
| Leistungsänderung auf Wunsch des Bauherrn | Projektentscheidung, keine Fehlprognose |
| Mengenänderung gegenüber der Ausschreibung | Prüfen ob Mengenermittlung oder Ausführung ursächlich |
| Unvorhergesehene Umstände | typisch im Bestand, Hinweis auf Untersuchungstiefe |
| Preisgleitklauseln | Marktentwicklung während der Bauzeit |
Diese Kennzeichnung kostet im laufenden Betrieb wenig und ist nachträglich kaum zu rekonstruieren. Sie ist die Voraussetzung dafür, dass die Auswertung der Kostenfeststellung zwischen Projektereignissen und Ermittlungsqualität unterscheiden kann, wie im Beitrag zur Kostenfeststellung beschrieben.
Die häufigsten Fehler
Beide Stufen als eine behandeln. Wer nur einen Kostenanschlag führt, verliert die Ermittlung vor der Vergabe und damit den letzten Zeitpunkt für eine wirksame Steuerung.
Schätzwerte in den Kostenanschlag einrechnen. Die Zusammenstellung wirkt vollständig, ist es aber nicht, und der Anteil des tatsächlich gebundenen Budgets bleibt unbekannt.
Die Vergabeeinheiten ohne Überleitung festlegen. Der Vergleich mit der Kostenberechnung wird damit unmöglich, und die Ermittlung der anrechenbaren Kosten wird erschwert.
Nachträge nicht laufend einarbeiten. Der Kostenanschlag ist mehrfach aufzustellen. Wird er nach der ersten Vergaberunde nicht fortgeschrieben, entsteht bis zur Kostenfeststellung eine Lücke ohne belastbare Kostenaussage.
Verwandte Beiträge
Dieser Beitrag gibt den Stand der Regelungen zum Zeitpunkt der Prüfung wieder und dient der fachlichen Orientierung. Er ersetzt keine Rechtsberatung und keine Prüfung des Einzelfalls.