Die Grundlagen sind abschließend benannt
Anders als bei den früheren Stufen lässt die Norm hier wenig Spielraum, und die Aufzählung ist abschließend gemeint. Der zweite Eintrag ist derjenige, der am häufigsten fehlt.
| Grundlage | Umfang |
|---|---|
| Geprüfte Abrechnungsbelege | Schlussrechnungen der ausführenden Unternehmen einschließlich aller Nachträge |
| Nachweise unentgeltlich eingebrachter Güter und Leistungen | Eigenleistungen und beigestellte Baustoffe, für die keine Rechnung existiert |
| Abrechnungszeichnungen | der tatsächlich ausgeführte Zustand |
| Endgültige Planungsunterlagen | Stand nach Abnahme |
Der zweite Punkt wird regelmäßig übersehen. Erbringt der Bauherr Eigenleistungen oder stellt er Baustoffe bei, sind diese in der Kostenfeststellung nachzuweisen, obwohl für sie keine Rechnung existiert. Sie sind Kosten des Bauwerks, auch wenn sie nicht gezahlt wurden.
Der Grund ist die Vergleichbarkeit: Ein Objekt mit erheblichem Eigenleistungsanteil würde sonst einen Kennwert liefern, der mit fremdvergebenen Vorhaben nicht vergleichbar ist. Wer Eigenleistungen ausblendet, produziert für sein eigenes Archiv einen unbrauchbaren Wert.
Die Bearbeitungstiefe und der Zeitpunkt
Die Kostenfeststellung ist zwingend in der dritten Ebene der Kostengliederung aufzustellen, gegebenenfalls darüber hinaus. Eine gröbere Aufstellung erfüllt die Anforderung nicht, auch wenn die Summe stimmt.
Sie wird im Projektablauf einmalig durchgeführt, nach der Abnahme und nach Eingang der Schlussrechnungen aller Gewerke. Dieser späte Zeitpunkt ist nicht Bequemlichkeit, sondern Voraussetzung: Nur so sind sämtliche Nachträge enthalten.
In der HOAI ist sie als Grundleistung in der Leistungsphase 8 verankert und damit geschuldet, ohne dass es einer gesonderten Vereinbarung bedürfte. Nicht geschuldet ist dagegen die Auswertung, die aus ihr einen Kennwert macht.
Abweichungen nach Ursache unterscheiden
Die Kostenfeststellung wird regelmäßig von den vorangegangenen Stufen abweichen, insbesondere vom Kostenvoranschlag. Der Wert der Auswertung liegt darin, die Abweichungen nach ihrer Ursache zu trennen, statt eine Gesamtdifferenz auszuweisen.
| Ursache | Bedeutung für die Auswertung |
|---|---|
| Mengenänderungen | Die Ermittlung war richtig, die Menge nicht. Prüfen, woher die Mengenabweichung stammt. |
| Nachträge aus Leistungsänderungen | Der Bauherr hat den Umfang geändert. Diese Abweichung ist keine Fehlprognose. |
| Nachträge aus unvorhergesehenen Umständen | Typisch im Bestand. Hinweis auf unzureichende Bestandsuntersuchung. |
| Preisgleitklauseln | Marktentwicklung während der Bauzeit. Nicht dem Planer zuzurechnen. |
| Abweichende Einheitspreise | Der eigentliche Prüfpunkt für die Qualität der Kostenermittlung. |
Nur die letzte Zeile betrifft unmittelbar die Güte der eigenen Ermittlung, die übrigen sind Projektereignisse. Diese Unterscheidung ist der ganze Zweck der Aufschlüsselung.
Diese Trennung ist auch haftungsrelevant. Eine Gesamtabweichung von 20 Prozent, die zu drei Vierteln auf nachträgliche Wünsche des Bauherrn zurückgeht, ist etwas anderes als dieselbe Abweichung aus zu niedrig angesetzten Einheitspreisen. Ohne aufgeschlüsselte Auswertung lässt sich das im Nachhinein nicht mehr belegen.
Vom Nachweis zum Kennwert
Damit aus der Kostenfeststellung ein verwendbarer Kennwert wird, sind vier Schritte nötig. Sie sind nicht Teil der Grundleistung, aber sie sind der Grund, warum sich der Aufwand lohnt.
| # | Schritt | Inhalt |
|---|---|---|
| 1 | Bezugsgrößen ermitteln und festhalten | Brutto-Grundfläche, Brutto-Rauminhalt, gegebenenfalls die nutzungsspezifische Einheit, jeweils nach DIN 277 |
| 2 | Kostenstand festhalten | das Quartal, auf das sich die Abrechnung bezieht; ohne diese Angabe ist der Wert nicht fortschreibbar |
| 3 | Umfang dokumentieren | welche Kostengruppen enthalten sind, netto oder brutto |
| 4 | Objektmerkmale festhalten | Gebäudeart, Größenklasse, Ausstattungsstandard, Anteil der KG 400, Standort |
Ein Wert ohne diese vier Angaben ist im eigenen Archiv genauso unbrauchbar wie ein fremder Kennwert ohne Rahmenangaben. Die Systematik der Rahmenangaben behandelt der Beitrag zum Lesen von Baukostenkennwerten.
Der vierte Punkt entscheidet über die spätere Verwendbarkeit. Ein Kennwert lässt sich nur auf ein Vorhaben übertragen, dessen Merkmale bekannt und vergleichbar sind. Der Anteil der Kostengruppe 400 ist dabei die wichtigste Einzelangabe, weil er die Übertragbarkeit stärker begrenzt als jede andere.
Was die Kostenfeststellung nicht ist
Drei Verwechslungen treten regelmäßig auf und führen zu unbrauchbaren Ergebnissen. Die zweite ist die folgenreichste, weil sie bei Bauherren verbreitet ist.
| Verwechslung | Was tatsächlich gilt |
|---|---|
| Sie sei die Schlussrechnung | die Schlussrechnung ist das Dokument eines Unternehmens für seine Leistung; die Kostenfeststellung stellt sämtliche Kosten des Projekts nach Kostengruppen zusammen |
| Sie sei die Grundlage der Honorarermittlung | diese Rolle hat die Kostenberechnung aus Leistungsphase 3; eine höhere Kostenfeststellung erhöht das Honorar nicht, eine niedrigere senkt es nicht |
| Sie sei eine Kostenkontrolle | die Kontrolle findet fortlaufend zwischen den Stufen statt; die Kostenfeststellung ist der letzte Bezugspunkt, nicht der Vergleich selbst |
Die Systematik der Honorargrundlage behandelt der Beitrag zur Kostenberechnung. Dort steht auch, warum die Kostenberechnung nur einmal aufgestellt wird.
Die Erwartung, das Honorar folge den tatsächlichen Kosten, entspricht nicht der geltenden Systematik und sollte früh im Projekt geklärt werden. Sie kostet sonst am Projektende eine Diskussion, die zu diesem Zeitpunkt niemand mehr gewinnt.
Warum eigene Kennwerte den veröffentlichten überlegen sind
Ein Kennwert aus dem eigenen Archiv hat gegenüber einem veröffentlichten drei Vorteile, die keine Datensammlung bieten kann. Keiner davon lässt sich durch eine noch so große Datensammlung ersetzen.
| Vorteil | Was er bedeutet |
|---|---|
| Der Umfang ist bekannt | keine Rekonstruktion, welche Kostengruppen enthalten sind und ob netto oder brutto gerechnet wurde |
| Die Vergleichbarkeit der Aufgabe ist beurteilbar | wer das Objekt geplant hat, kennt die Besonderheiten, die den Wert beeinflusst haben |
| Der eigene Bürostandard ist abgebildet | Planungstiefe, Ausschreibungsqualität und Vergabestrategie wirken auf die Kosten und unterscheiden sich zwischen Büros |
Der Aufwand für die Auswertung fällt allerdings zu einem Zeitpunkt an, an dem das Projekt abgeschlossen ist und die Aufmerksamkeit anderen Vorhaben gilt. Das ist der praktische Grund, warum diese Auswertung so häufig unterbleibt, und zugleich der Grund, warum Büros mit einem gepflegten Archiv in frühen Phasen belastbarer sind als solche ohne.
Der Zyklus schließt sich
Die Kostenfeststellung ist der Schlusspunkt der Kostenplanung eines Projekts und der Ausgangspunkt der Kostenermittlung des nächsten. Der Kostenrahmen und die Kostenschätzung eines künftigen Vorhabens beruhen auf Kennwerten, und die beste Quelle dafür ist die eigene abgerechnete Erfahrung.
Damit ist die letzte Stufe zugleich die Voraussetzung für die Qualität der ersten. Die frühen Stufen behandelt der Beitrag zu Kostenrahmen und Kostenschätzung.
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Dieser Beitrag gibt den Stand der Regelungen zum Zeitpunkt der Prüfung wieder und dient der fachlichen Orientierung. Er ersetzt keine Rechtsberatung und keine Prüfung des Einzelfalls.