Les quatre étapes
Elles s'enchaînent et chacune conditionne la suivante. Les étapes vont de la constitution du dossier à l'attribution.
La préparation du dossier, qui suppose un cahier des charges vérifié, traité dans l'article sur la vérification d'un bordereau.
Le lancement, avec remise du dossier aux entreprises consultées et fixation d'une date de remise.
La période de consultation, pendant laquelle les entreprises étudient et posent leurs questions, traitée dans l'article sur les questions et les rectifications.
La réception et l'analyse des offres, traitée dans la branche suivante.
Le régime applicable diffère selon que le marché est public ou privé, point développé dans l'article sur marché public et marché privé.
| Étape | Ce qu'elle produit | Moment |
|---|---|---|
| Préparation du dossier | Les pièces de la consultation | Avant l'envoi |
| Envoi aux entreprises | La mise en concurrence | Début de la consultation |
| Questions et réponses | Les rectifications diffusées à tous | Pendant la consultation |
| Réception des offres | Les propositions chiffrées | À la date limite |
Ce qui se décide avant de lancer
Cinq décisions, toutes structurantes.
La forme du marché, bordereau, forfait ou autre, traitée dans l'article sur quantitatif et forfaitaire.
L'allotissement, c'est-à-dire le découpage en lots, qui détermine le nombre d'interlocuteurs et la charge de coordination.
La liste des entreprises consultées, dont la composition conditionne la pertinence des offres.
Les critères de choix, qui doivent être connus avant réception des offres et non construits après.
Le calendrier, dont dépend la qualité des études réalisées par les entreprises.
La quatrième décision est celle qu'on repousse le plus souvent, et son absence transforme l'analyse en justification a posteriori.
Le calendrier à prévoir
Trois durées à distinguer.
Le délai laissé aux entreprises pour étudier et chiffrer, qui conditionne directement la fiabilité des prix. Un délai trop court produit des prix de sécurité ou des refus de soumissionner.
Le délai d'analyse, souvent sous-estimé, notamment lorsque plusieurs lots sont consultés simultanément.
Le délai de validité des offres, pendant lequel les entreprises restent engagées.
En marché public, ce dernier point est encadré : les sources officielles indiquent que le délai de passation ne dépasse normalement pas deux mois à compter de l'ouverture, les soumissionnaires restant liés jusqu'à son expiration.
En marché privé, cette durée relève des documents de consultation, et son absence crée une incertitude défavorable aux deux parties.
Les erreurs d'organisation les plus fréquentes
Quatre erreurs, toutes coûteuses.
Consulter trop d'entreprises. Au-delà d'un certain nombre, la probabilité de remise diminue, les entreprises arbitrant leurs études en fonction de leurs chances.
Consulter des entreprises inadaptées au lot, ce qui produit des offres hors sujet ou des abandons en cours de consultation.
Lancer sur un dossier non vérifié, ce qui oblige à rectifier en cours de consultation et à prolonger les délais.
Ne pas prévoir de délai d'analyse, ce qui conduit à décider vite sur des offres mal comparées.
La première erreur est contre-intuitive : multiplier les consultés ne multiplie pas les offres, il les raréfie.
Ce qui distingue une bonne consultation
Trois critères, vérifiables après coup.
Le taux de remise. Une majorité d'entreprises consultées ont remis une offre.
La comparabilité. Les offres portent sur le même périmètre et se comparent poste à poste.
L'absence de réserves substantielles. Les entreprises n'ont pas eu besoin d'assortir leur offre de conditions modifiant le périmètre.
Ces trois critères mesurent la qualité du dossier, davantage que celle du marché.
Les articles de cette branche
L'article sur marché public et marché privé traite des régimes. Les deux régimes y sont comparés.
L'article sur le dossier remis aux entreprises traite du contenu. Son contenu y est détaillé.
L'article sur les questions et les rectifications traite des échanges en cours de consultation. La procédure y est décrite.
Cet article présente l'état des usages et de la réglementation à la date de vérification et sert d'orientation professionnelle. Il ne constitue pas un conseil juridique.