Die vier Schritte
Sie bauen aufeinander auf, und jeder bedingt den folgenden. Die Schritte reichen von den Unterlagen bis zur Vergabe.
Die Vorbereitung der Unterlagen, die ein geprüftes Leistungsverzeichnis voraussetzt, behandelt im Beitrag über die Prüfung eines Preisverzeichnisses.
Der Start, mit Übergabe der Unterlagen an die angefragten Unternehmen und Festlegung eines Abgabetermins.
Die Ausschreibungsphase, in der die Unternehmen prüfen und Fragen stellen, behandelt im Beitrag über Fragen und Berichtigungen.
Eingang und Auswertung der Angebote, behandelt im folgenden Zweig.
Die geltende Regelung unterscheidet sich je nachdem, ob der Auftrag öffentlich oder privat ist, ausgeführt im Beitrag über öffentlichen und privaten Auftrag.
| Schritt | Was er hervorbringt | Zeitpunkt |
|---|---|---|
| Vorbereitung der Unterlagen | Die Ausschreibungsstücke | Vor dem Versand |
| Versand an die Unternehmen | Den Wettbewerb | Beginn der Ausschreibung |
| Fragen und Antworten | Die an alle verteilten Berichtigungen | Während der Ausschreibung |
| Eingang der Angebote | Die bezifferten Vorschläge | Zum Abgabetermin |
Was vor dem Start entschieden wird
Fünf prägende Entscheidungen.
Die Vertragsform, Einheitspreis, Pauschale oder andere, behandelt im Beitrag über Mengen- und Pauschalvertrag.
Die Losaufteilung, die die Zahl der Ansprechpartner und den Koordinationsaufwand bestimmt.
Die Liste der angefragten Unternehmen, deren Zusammensetzung die Sachdienlichkeit der Angebote bedingt.
Die Auswahlkriterien, die vor Eingang der Angebote feststehen müssen und nicht danach gebildet werden.
Der Zeitplan, von dem die Qualität der Bearbeitung durch die Unternehmen abhängt.
Die vierte Entscheidung wird am häufigsten aufgeschoben, und ihr Fehlen verwandelt die Auswertung in eine nachträgliche Rechtfertigung.
Der einzuplanende Zeitplan
Drei zu unterscheidende Zeiträume.
Die den Unternehmen für Prüfung und Kalkulation gelassene Frist, die unmittelbar die Verlässlichkeit der Preise bedingt. Eine zu kurze Frist erzeugt Sicherheitspreise oder Absagen.
Die Auswertungsfrist, oft unterschätzt, besonders wenn mehrere Lose gleichzeitig ausgeschrieben werden.
Die Bindefrist der Angebote, während der die Unternehmen gebunden bleiben.
Bei öffentlichen Aufträgen ist dieser letzte Punkt geregelt: die amtlichen Quellen geben an, dass die Vergabefrist ab der Öffnung in der Regel zwei Monate nicht überschreitet und die Bieter bis zu ihrem Ablauf gebunden bleiben.
Bei privaten Aufträgen folgt diese Dauer aus den Ausschreibungsunterlagen, und ihr Fehlen erzeugt eine für beide Seiten ungünstige Ungewissheit.
Die häufigsten Organisationsfehler
Vier kostspielige Fehler.
Zu viele Unternehmen anfragen. Ab einer gewissen Zahl sinkt die Abgabewahrscheinlichkeit, da die Unternehmen ihren Aufwand nach ihren Chancen abwägen.
Für das Los ungeeignete Unternehmen anfragen, was unpassende Angebote oder Abbrüche erzeugt.
Auf ungeprüften Unterlagen starten, was Berichtigungen während der Ausschreibung und Fristverlängerungen erzwingt.
Keine Auswertungsfrist vorsehen, was zu schnellen Entscheidungen auf schlecht verglichenen Angeboten führt.
Der erste Fehler ist gegenintuitiv: mehr Angefragte bedeutet nicht mehr Angebote, sondern weniger.
Was eine gute Ausschreibung auszeichnet
Drei nachträglich prüfbare Kriterien.
Die Abgabequote. Eine Mehrheit der angefragten Unternehmen hat ein Angebot abgegeben.
Die Vergleichbarkeit. Die Angebote betreffen denselben Umfang und lassen sich Position für Position vergleichen.
Das Fehlen wesentlicher Vorbehalte. Die Unternehmen mussten ihr Angebot nicht mit umfangsändernden Bedingungen versehen.
Diese drei Kriterien messen die Qualität der Unterlagen, mehr als jene des Marktes.
Die Beiträge dieses Zweigs
Der Beitrag über öffentlichen und privaten Auftrag behandelt die Regelungen. Beide Regelungen werden dort verglichen.
Der Beitrag über die Unterlagen für Unternehmen behandelt den Inhalt. Ihr Inhalt wird dort ausgeführt.
Der Beitrag über Fragen und Berichtigungen behandelt den Austausch während der Ausschreibung. Das Verfahren wird dort beschrieben.
Dieser Beitrag gibt den Stand der Gepflogenheiten und der Regelung zum Prüfdatum wieder und dient der fachlichen Orientierung. Er stellt keine Rechtsberatung dar.