Die fünf Schritte
Sie folgen aufeinander, und die Reihenfolge umzukehren erzeugt falsche Schlüsse. Die Prüfung geht dem Vergleich voraus, dieser der Reihung.
Die Zulässigkeitsprüfung. Ist das Angebot vollständig, unterzeichnet, fristgerecht und nach den vorgesehenen Modalitäten abgegeben.
Die Konformitätsprüfung. Betrifft das Angebot den geforderten Umfang, ohne umfangsändernde Vorbehalte.
Die rechnerische Prüfung. Stimmen Einheitspreise, Mengen und Summen überein.
Die positionsweise Auswertung. Wo liegen die Abweichungen zwischen den Angeboten, und was erklären sie.
Die Reihung. Nach den angekündigten Kriterien, und erst in diesem Stadium.
Die ersten drei Schritte zu überspringen ist die häufigste Ursache bereuter Vergaben.
| Schritt | Gegenstand | Erwartetes Ergebnis |
|---|---|---|
| Konformitätsprüfung | Vollständigkeit der Angebote prüfen | Ausschluss oder Nachbesserung |
| Rückführung auf gemeinsame Basis | Umfangsabweichungen ausgleichen | Vergleichbare Angebote |
| Analyse nach Positionen | Erhebliche Abweichungen erkennen | Gezielte Rückfragen |
| Reihung | Nach den genannten Kriterien ordnen | Vergabevorschlag |
| Prüfbericht | Das Vorgehen dokumentieren | Begründung der Entscheidung |
Was vor dem Vergleich zu prüfen ist
Vier Punkte, alle ausschließend oder korrigierend. Sie betreffen die formale Ordnungsmäßigkeit der Angebote.
Die Vorbehalte. Ein Angebot mit umfangsänderndem Vorbehalt ist nicht vergleichbar, solange der Vorbehalt nicht beziffert ist.
Die Auslassungen. Eine leer gelassene Position ist keine Nullposition; sie ist eine nicht bepreiste Position, deren Behandlung ausdrücklich zu entscheiden ist.
Die Übertragungsfehler. Eine Summe, die dem Produkt aus Mengen und Einheitspreisen nicht entspricht, erfordert eine Klärung.
Nicht geforderte Varianten, behandelt im Beitrag über Varianten und Optionen.
Der zweite Punkt wird am schlechtesten behandelt: ein Angebot mit leeren Positionen zu addieren heißt, es mit einem anderen Umfang zu vergleichen.
Die positionsweise Lesart
Dies ist der Kern der Auswertungsarbeit.
Ein positionsweiser Vergleich offenbart, was eine Gesamtsumme verdeckt.
Drei Konstellationen verdienen Aufmerksamkeit: eine bei nur einem Unternehmen auffällig niedrige Position, eine bei nur einem auffällig hohe Position, und eine Position, bei der alle Angebote stark voneinander abweichen.
Der dritte Fall stellt nicht die Unternehmen infrage, sondern die Unterlagen. Eine allgemeine Abweichung bei derselben Position zeigt eine mangelhaft formulierte Position an, wie der Beitrag über was eine Position enthalten muss erläutert.
Die ersten beiden Fälle erfordern eine Klärungsanfrage, behandelt im Beitrag über ein ungewöhnlich niedriges Angebot.
Die Fallen der Reihung nach Betrag
Vier häufige Fallen.
Unterschiedliche Umfänge vergleichen, wenn die Angebote nicht dieselben Leistungen abdecken.
Verschobene Leistungen übersehen. Ein Angebot, das niedriger ist, weil es eine Position ausschließt, ist nicht niedriger, sondern unvollständig.
Zahlungs- und Fristbedingungen vernachlässigen, die einen realen wirtschaftlichen Wert haben.
Die Einheitspreise vergessen, die beim Einheitspreisvertrag die Kosten zusätzlicher Mengen bestimmen.
Die vierte Falle ist einheitspreisspezifisch: ein Angebot mit niedrigerer Gesamtsumme, aber höheren Einheitspreisen kann bei steigenden Mengen mehr kosten.
Was die Auswertung erzeugen muss
Drei Dokumente, nützlicher als eine bloße Reihung. Sie dokumentieren die Prüfung und begründen die Entscheidung.
Die positionsweise Vergleichstabelle, die zeigt, wo die Abweichungen liegen.
Die Auswertungsnotiz, die diese Abweichungen erklärt und klärungsbedürftige Punkte benennt.
Die begründete Empfehlung, bezogen auf die vor der Ausschreibung angekündigten Kriterien.
Das zweite Dokument schützt, denn es zeigt, dass die Entscheidung auf einer Auswertung beruht und nicht auf einem Betrag.
Die Beiträge dieses Zweigs
Der Beitrag über was zwei Angebote vergleichbar macht behandelt die Vergleichbarkeitsbedingung. Die Voraussetzungen werden dort aufgezählt.
Der Beitrag über ein ungewöhnlich niedriges Angebot behandelt große Abweichungen. Die Prüfmethode wird dort beschrieben.
Der Beitrag über Varianten und Optionen behandelt alternative Vorschläge. Ihre Behandlung wird dort erläutert.
Dieser Beitrag stellt eine Methode der fachlichen Orientierung dar. Er stellt keine Rechtsberatung dar.