De volgorde van het onderzoek volgens het KB
De wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten (federale wet, van toepassing in de drie gewesten) voorziet in het prijsonderzoek (art. 84). Het KB van 18 april 2017 plaatsing organiseert de volgorde (art. 33).
| Stap | Artikel van het KB | Voorwerp | Wat de aanbestedende overheid eraan heeft |
|---|---|---|---|
| 1. Verbetering | art. 34 | fouten in de offertes verbeteren | onderling vergelijkbare bedragen |
| 2. Prijs- of kostenonderzoek | art. 35 | prijzen of kosten van alle offertes onderzoeken | een lezing post per post |
| 3. Abnormale prijzen | art. 36 | bevraging over prijzen die abnormaal laag of hoog lijken | een schriftelijke verantwoording, dan weren of motiveren |
De volgorde telt. Een prijs die abnormaal lijkt in een niet verbeterde offerte kan het gevolg zijn van een gewone fout; een rangschikking die vóór het onderzoek is opgesteld, kan nadien omslaan. De aanbestedende overheid volgt de volgorde, en de ontwerper die haar bijstaat, bouwt zijn tabellen in dezelfde volgorde op.
De verbetering van de fouten
Vóór elke vergelijking worden de offertes verbeterd (KB, art. 34). Het is de meest mechanische stap en de vaakst onderschatte: een vermenigvuldigingsfout op een zware post of een verkeerd overgedragen totaal volstaat om een offerte een plaats te doen opschuiven in de rangschikking.
Voor het budget dient de verbetering ook als controle van de raming. Dezelfde controles op de raming (hoeveelheden, eenheden, overdrachten) tonen soms aan dat de fout in de raming zit. Een afwijking tussen raming en offertes leest u pas als beide verbeterd zijn.
Het prijs- of kostenonderzoek van alle offertes
Het onderzoek betreft alle offertes, niet alleen de goedkoopste (KB, art. 35). Het bestaat erin de prijzen of kosten post per post te toetsen aan de raming en aan de andere offertes.
De nuttige lezing gebeurt in drie kolommen. Voor elke betekenisvolle post: de prijs uit de raming, de mediaan van de offertes en de prijs van de onderzochte offerte. Een post waarop alle offertes van de raming afwijken, wijst op een probleem in de raming; een post waarop één offerte van de mediaan afwijkt, wijst op een prijs die bevraagd moet worden.
Posten met vermoedelijke hoeveelheden verdienen bijzondere aandacht. Hun eenheidsprijs wordt vermenigvuldigd met de werkelijk uitgevoerde hoeveelheid. Een offerte met een hoge eenheidsprijs op een post waarvan de hoeveelheid onderschat is (zij zal bij de uitvoering stijgen), en een zeer lage prijs op een post waarvan de hoeveelheid overschat is (zij zal dalen), kan de goedkoopste lijken en bij de afrekening meer kosten.
De bevraging over abnormaal lage of hoge prijzen
Artikel 36 werkt in beide richtingen. Het gaat niet alleen om abnormaal lage prijzen: een abnormaal hoge prijs is ook een signaal, en het KB behandelt die op dezelfde manier.
De procedure is omkaderd. Lijkt een prijs abnormaal, dan vraagt de aanbestedende overheid de inschrijver om een schriftelijke verantwoording, binnen een termijn van 12 dagen. Voor verwaarloosbare posten hoeft zij geen verantwoording te eisen.
De uitkomst is tweeledig (art. 36, § 3). Ofwel weert de aanbestedende overheid de offerte, met name wanneer een niet-verwaarloosbare post of het totale bedrag na verantwoording abnormaal blijft, of wanneer de offerte een substantiële onregelmatigheid vertoont; ofwel motiveert zij in de gunningsbeslissing waarom het bedrag niet abnormaal is.
| Toestand na verantwoording | Beslissing van de aanbestedende overheid |
|---|---|
| Overtuigende verantwoording | gunnen mogelijk, met motivering dat de prijs niet abnormaal is |
| Niet-verwaarloosbare post blijft abnormaal | de offerte weren |
| Totaal bedrag blijft abnormaal | de offerte weren |
| Verwaarloosbare post | geen verplichte verantwoording |
Weren of motiveren: in beide gevallen een schriftelijk spoor. Dat spoor beschermt de gunningsbeslissing en herinnert tijdens de werf aan wat de aannemer verklaarde te kunnen doen voor die prijs.
Waarom een abnormaal lage offerte duurder uitvalt
De gunningsprijs is niet de eindkost. Een aannemer die onder zijn kosten heeft ingeschreven, zal het verschil tijdens de uitvoering proberen in te halen, of zal daar niet in slagen.
Via meerwerken. Elke onnauwkeurigheid in het bestek wordt een aanleiding om te vorderen. Bij een overheidsopdracht wordt elk bevel tot wijziging schriftelijk gegeven en gewaardeerd tegen de eenheidsprijzen van de offerte (algemene uitvoeringsregels, KB van 14 januari 2013, art. 80): een abnormale eenheidsprijs werkt dus door in elke wijziging.
Via hoeveelheidsafwijkingen. Wanneer de werkelijk uitgevoerde hoeveelheden van een post het drievoudige overtreffen of minder bedragen dan de helft van de vermoedelijke hoeveelheden, kan elk van de partijen de herziening van de eenheidsprijzen vragen (AUR, art. 81). Een scheefgetrokken prijs in de offerte opent dat discussieterrein.
Via het in gebreke blijven. Een aannemer in moeilijkheden vertraagt, haakt af of gaat failliet. De borgtocht, vastgesteld op 5 % van het oorspronkelijke bedrag (AUR, art. 25), dekt slechts een deel van wat een stilgevallen werf, een overname door een andere aannemer en de verloren tijd kosten.
Het budget moet de lage prijs dus lezen als een becijferd risico. Een prijsverschil dat bij de gunning een winst lijkt, kan in de eindafrekening een hogere uitgave worden.
Een abnormaal hoge prijs: een signaal voor het budget
Een hoge prijs op één post zegt vaak iets over het dossier. Hij kan wijzen op een dubbelzinnige omschrijving, een slecht uitgelegde werfbeperking of een risico dat de aannemer heeft geprijsd omdat hij het niet kon inschatten. Die prijs bevragen betekent soms een lacune in het bestek ontdekken voor die voor alle offertes een meerwerk wordt.
Liggen alle offertes hoog, dan is het geen abnormale prijs meer, maar een afwijking van raming of markt. Het antwoord ligt dan bij de opties uit het artikel over offertes boven de raming: afzien, onderhandelen als de procedure het toelaat, of opnieuw aanbesteden.
De leesmethode van de bouwheer
Vanuit het budget bekeken, bestaat het onderzoek uit vijf handelingen. Ze gelden voor elke onderzochte offerte:
- De posten rangschikken naar gewicht. De posten die het grootste deel van het bedrag uitmaken, worden in detail onderzocht; de verwaarloosbare posten, waarvoor het KB geen verantwoording oplegt, worden in hun geheel gelezen.
- Met drie referenties vergelijken: raming, mediaan van de offertes, onderzochte offerte. Eén referentie volstaat niet om een prijs te kwalificeren.
- Onevenwichten opsporen. Een hoge eenheidsprijs op een post waarvan de hoeveelheid dreigt te stijgen, gecompenseerd door een zeer lage prijs op een post waarvan de hoeveelheid dreigt te dalen, vormt een patroon om te bevragen, ook als het totaal normaal lijkt.
- Precieze vragen stellen. Een vraag om verantwoording die de post, de hoeveelheid en de afwijking noemt, krijgt een bruikbaar antwoord; een algemene vraag krijgt een algemeen antwoord.
- De antwoorden bewaren bij de opdracht. Zij dienen tijdens de uitvoering, wanneer de post opnieuw ter sprake komt.
Bij een private opdracht: dezelfde methode, zonder verplichting
De private bouwheer moet geen procedure volgen, maar dezelfde lezing beschermt hem. De offertes post per post op een identieke basis vergelijken, de abnormaal lage offerte opsporen en de aannemer vóór de ondertekening om uitleg over zijn prijzen vragen, zoals het artikel over twee offertes per m² vergelijken uitwerkt.
Bij een aanneming tegen vaste prijs is de inzet zelfs groter. Volgens artikel 1793 van het oud Burgerlijk Wetboek kan de aannemer bij een aanneming tegen vaste prijs volgens een vastgesteld en overeengekomen plan geen vermeerdering van de prijs vorderen zonder schriftelijke toestemming voor de verandering en een overeengekomen prijs. Een aannemer die zijn vaste prijs te laag heeft ingeschat, heeft dus in beginsel geen eenvoudige weg om dat in te halen, en het risico verschuift vaak naar de kwaliteit, de termijn of de financiële draagkracht.
Dit artikel geeft de stand van de regels op de controledatum weer en dient als professionele oriëntatie. Het vervangt geen juridisch advies en geen onderzoek van het concrete geval.