De tabel van de procedures
De bedragen zijn exclusief btw. De bedragen van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten gelden "zonder belasting op de toegevoegde waarde", tenzij anders bepaald (art. 16). Het is een federale wet, van toepassing in de drie gewesten.
| Procedure | Hoofdvoorwaarde (werken) | Grondslag | Onderhandeling |
|---|---|---|---|
| Opdracht van beperkte waarde | geraamde waarde lager dan 30 000 euro | wet, art. 92 | kan met aanvaarde factuur worden gesloten |
| Onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking | goed te keuren uitgave lager dan 140 000 euro | wet, art. 42, § 1, 1°, a); KB van 18 april 2017, art. 90, 1° | ja |
| Onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking (andere gevallen) | gevallen opgesomd in art. 42, waaronder geen offerte of geen geschikte offerte | wet, art. 42 | ja, als het geval vervuld is |
| Vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking | geraamd bedrag lager dan 750 000 euro | wet, art. 41, § 1, 2° | de aanbestedende overheid kan onderhandelen |
| Openbare procedure | geen bedragvoorwaarde | wet | neen |
| Mededingingsprocedure met onderhandeling | eigen voorwaarden, hier niet uitgewerkt | wet | ja, binnen haar kader |
De Europese drempel voor werken bedraagt 5 404 000 euro (KB van 18 april 2017, art. 11). Die drempel schept op zich geen recht om te onderhandelen.
De opdracht van beperkte waarde
Onder 30 000 euro excl. btw kan de opdracht met een aanvaarde factuur worden gesloten (wet, art. 92). Dat is de lichtste manier van sluiten die de wet voorziet; deze pagina gaat niet in op de andere regels voor die opdrachten.
Voor het budget is het risico het gebrek aan vergelijking. Eén aanvaarde offerte zonder referentie zegt niets over haar niveau. Twee of drie prijzen vragen op een identieke omschrijving blijft een goede praktijk, ook als de wet het niet oplegt.
De onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking
Dit is de procedure voor kleine opdrachten voor werken, onder het bedrag dat de Koning bepaalt. Zij kan wanneer "de goed te keuren uitgave zonder belasting over de toegevoegde waarde, is lager dan de bedragen bepaald door de Koning" (wet, art. 42, § 1, 1°, a)). Het KB van 18 april 2017 legt dat bedrag, voor werken zoals voor leveringen en diensten, vast op 140 000 euro excl. btw (art. 90, 1°).
Zij verloopt "indien mogelijk, na raadpleging van meerdere ondernemers" (art. 42, § 1). De aanbestedende overheid kiest de ondernemingen die zij raadpleegt; een spontane offerte van een niet geraadpleegde onderneming wordt geweerd, behoudens uitdrukkelijk gemotiveerde andersluidende beslissing (KB, art. 93). Voor het budget betekent dat: de keuze van de uitgenodigde aannemers weegt rechtstreeks op het prijsniveau. Drie aannemers van een passende omvang zijn meer waard dan vijf, waarvan er twee niet antwoorden.
Het criterium is de goed te keuren uitgave, niet alleen de raming. Artikel 42 viseert de goed te keuren uitgave; artikel 41 het geraamde bedrag. Beide begrippen vallen niet samen. Een opdracht die net onder 140 000 euro excl. btw is geraamd en waarvan de offertes erboven uitkomen, roept een echte procedurevraag op, die met de raadsman van de aanbestedende overheid moet worden onderzocht. Dat is een van de redenen om niet te laag te ramen, uitgewerkt in het artikel over de verplichte raming van de overheidsopdracht.
Bij opdeling in percelen bestaat een eigen regel. Het KB van 18 april 2017 (art. 90, 3°) laat de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking toe voor elk perceel lager dan 100 000 euro excl. btw van een opdracht waarvan het geraamde bedrag de Europese drempels (art. 11) niet bereikt, op voorwaarde dat het samengetelde bedrag van die percelen niet hoger is dan 20 % van het geraamde bedrag van de opdracht.
De andere gevallen van artikel 42 staan daar los van. De wet laat deze procedure ook toe in situaties die niet met het bedrag te maken hebben, onder meer wanneer na een openbare of niet-openbare procedure geen aanvraag tot deelneming of offerte, of geen geschikte aanvraag of offerte werd ingediend, zonder substantiële wijziging van de oorspronkelijke voorwaarden (art. 42, § 1, 1°, c)). De wet bepaalt dat een offerte niet als geschikt wordt beschouwd wanneer zij geen verband houdt met de opdracht: een offerte die gewoon duurder is dan de raming, is om die reden alleen dus nog geen niet-geschikte offerte, zoals het artikel over offertes boven de raming uitlegt.
De vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking
Voor werken waarvan het geraamde bedrag lager ligt dan 750 000 euro excl. btw opent de wet een bekendgemaakte procedure waarin de aanbestedende overheid kan onderhandelen (art. 41, § 1, 2°). De bekendmaking verruimt de mededinging; de mogelijkheid tot onderhandelen laat daarna toe de offertes bij te sturen.
"Kan" is niet "moet". De aanbestedende overheid kan gunnen op de initiële offertes als zij die bevredigend vindt. Zij heeft er dus belang bij documenten op te stellen die gunnen zonder onderhandeling mogelijk maken, en de onderhandeling te bewaren voor de gevallen waarin de afwijking dat rechtvaardigt.
Voor het budget kan dit de nuttigste procedure zijn tussen 140 000 en 750 000 euro excl. btw: zij combineert een open mededinging met ruimte om over de prijzen te praten. Zij veronderstelt een degelijke raming, aangezien het geraamde bedrag de toegang bepaalt.
Openbare procedure en mededingingsprocedure met onderhandeling
Openbare procedure: geen onderhandeling. Elke onderneming kan een offerte indienen, en de aanbestedende overheid gunt aan de economisch meest voordelige offerte (wet, art. 81) na onderzoek van de offertes. Zijn de prijzen te hoog, dan kan zij ze niet bespreken: zij gunt, ziet af of herbegint (art. 85).
De mededingingsprocedure met onderhandeling bestaat, maar haar toegangsvoorwaarden worden hier niet uitgewerkt. Zij hoort bij bijzondere situaties en wordt met de raadsman van de aanbestedende overheid beslist.
Wat al bij de raming wordt beslist
De keuze van de procedure is een budgettaire beslissing. Zij valt op basis van de raming, vóór elke offerte, en bepaalt voor heel het vervolg de manoeuvreerruimte van de aanbestedende overheid:
- Zonder reden hoog ramen kan tot een zwaardere procedure leiden dan nodig, met meer bekendmaking en langere termijnen.
- Laag ramen kan een procedure openen waarvan de voorwaarden niet meer vervuld zijn op het ogenblik dat de uitgave wordt goedgekeurd, of een openbare procedure zonder mogelijkheid tot onderhandelen tegenover te dure offertes.
- Juist ramen, post per post, op een prijsdatum dicht bij de indiening van de offertes, is de enige manier om de procedure met kennis van zaken te kiezen.
Een onderhandeling voorbereiden die het budget dient
Onderhandelen bereidt u voor vóór de procedure start. Vier elementen maken het verschil.
De onderhandelbare posten benoemen. De zware posten met een onzekere raming, de opties en de eisen in het bestek die versoepeld kunnen worden. Daarover gaat de bespreking, niet over het totaal.
Opties apart laten prijzen. Een afzonderlijk geprijsde optie kan tijdens de onderhandeling wegvallen zonder de rest te raken. Een post die in een globale vaste prijs verdwijnt, kan dat niet.
Iedereen dezelfde informatie geven. Elke vraag aan een inschrijver en elke verduidelijking gelden voor alle geraadpleegde inschrijvers. Dat is de voorwaarde voor een eerlijke vergelijking van de eindofferten.
Elke ronde bijhouden. Initiële offertes, vragen, herziene offertes: elk document wordt gedateerd en bewaard. Het verantwoordt de gunning en dient als referentie tijdens de uitvoering.
De onderzoeksregels blijven gelden. Onderhandelen ontslaat niet van het prijs- of kostenonderzoek van alle offertes, noch van de bevraging over prijzen die abnormaal laag of hoog lijken (KB van 18 april 2017, art. 35 en 36).
En bij een private opdracht
De private bouwheer onderhandelt vrij, met wie hij wil en zo vaak hij wil. De enige grens is die welke hij zichzelf oplegt: de offertes op dezelfde basis vergelijken en de onderhandeling afsluiten vóór de ondertekening, want bij een aanneming tegen vaste prijs laat artikel 1793 van het oud Burgerlijk Wetboek geen prijsvermeerdering meer toe zonder schriftelijke toestemming voor de verandering en een overeengekomen prijs.
Dit artikel geeft de stand van de regels op de controledatum weer en dient als professionele oriëntatie. Het vervangt geen juridisch advies en geen onderzoek van het concrete geval.