De afwijking meten voor u beslist
Een overschrijding meet u op een vergelijkbare basis. Raming en offertes moeten dezelfde omvang hebben, dezelfde prijsdatum, exclusief btw. Bij een overheidsopdracht is de raming een wettelijke verplichting: "De waarde van de opdracht moet worden geraamd", en die bedragen gelden zonder belasting op de toegevoegde waarde (wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, art. 16). Een raming van 18 maanden oud, of een raming zonder werfinrichting, meet geen overschrijding: zij meet haar eigen achterstand. De methode staat in het artikel over de verplichte raming van de overheidsopdracht.
Het onderzoek van de offertes gaat aan de beslissing vooraf. Het KB van 18 april 2017 plaatsing legt een volgorde op: verbetering van de fouten in de offertes (art. 34), prijs- of kostenonderzoek van alle offertes (art. 35), en onderzoek van prijzen die abnormaal laag of hoog lijken (art. 36). Dat onderzoek kan op zich de rangschikking wijzigen of tonen dat één post op alle offertes weegt. Het wordt uitgewerkt in het artikel over abnormale prijzen en prijsonderzoek.
Daarna de afwijking opsplitsen in drie oorzaken. De lezing post per post toont of de afwijking komt van:
| Oorzaak | Signaal in de offertes | Logisch antwoord |
|---|---|---|
| Prijs | alle offertes duurder op dezelfde posten, hoeveelheden in orde | raming actualiseren, onderhandelen als de procedure het toelaat |
| Hoeveelheden | afwijkingen geconcentreerd op posten met vermoedelijke of slecht omschreven hoeveelheden | de meetstaat corrigeren voor men opnieuw aanbesteedt |
| Programma | niet geraamde posten, zwaardere eisen in het bestek dan voorzien | het programma verkleinen of herschrijven |
Eén enkele oorzaak is zeldzaam. Meestal combineert een globale afwijking een te optimistische raming op enkele zware posten met een krappe markt voor andere. De beslissing volgt de overheersende oorzaak.
Wat de wet toelaat: niet gunnen
De aanbestedende overheid is nooit verplicht te gunnen. Artikel 85 van de wet van 17 juni 2016 is duidelijk: "Het volgen van een procedure houdt geen verplichting in tot het gunnen of het sluiten van de opdracht". De aanbestedende overheid kan afzien van het gunnen of de procedure herbeginnen, desnoods op een andere wijze. De beslissing tot niet-gunning wordt aangekondigd (wijziging door de wet van 8 februari 2023).
Afzien is geen nederlaag, het is een beheersdaad. Een opdracht gunnen die men niet kan financieren, verschuift het probleem naar de werf, waar het meer kost: programma inkrimpen tijdens de uitvoering, wijzigingen onderhandelen zonder mededinging, of stilleggen. Het recht om niet te gunnen beschermt het budget, en de beslissing steunt best op controleerbare gegevens.
De motivering bereidt u samen met het dossier voor. Een gedateerde en uitgesplitste raming, de vergelijkingstabel van de offertes en de analyse van de afwijking vormen het spoor dat de beslissing verantwoordt. Zonder dat spoor lijkt afzien willekeurig.
Een dure offerte is geen "niet-geschikte" offerte
Die verwarring vermijdt u best, want zij is riskant. Artikel 42, § 1, 1°, c) van de wet laat de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking toe wanneer na een openbare of niet-openbare procedure geen offerte of geen geschikte offerte werd ingediend, zonder substantiële wijziging van de oorspronkelijke voorwaarden. De wet omschrijft het begrip zelf: een offerte wordt niet als geschikt beschouwd wanneer zij geen verband houdt met de opdracht. Het is dus niet aan de aanbestedende overheid om die gelijk te stellen met een offerte die boven haar raming ligt.
Het overschrijden van de raming maakt een offerte dus op zich niet "niet-geschikt". Een onderhandelingsprocedure op die gelijkstelling bouwen, maakt alles wat volgt kwetsbaar. Overweegt de aanbestedende overheid die weg, dan toetst zij de wettelijke omschrijving en het concrete geval met haar raadsman, en documenteert zij waarom aan de voorwaarde is voldaan.
Onderhandelen: alleen als de procedure het toelaat
Of men kan onderhandelen, hangt af van de procedure die bij de start is gekozen. In de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking (goed te keuren uitgave lager dan 140 000 euro excl. btw, KB van 18 april 2017, art. 90, 1°) en in de vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking (werken met een geraamd bedrag lager dan 750 000 euro excl. btw, wet, art. 41, § 1, 2°) kan de aanbestedende overheid onderhandelen. In een openbare procedure kan zij dat niet: zij gunt op de ingediende offertes of zij gunt niet. De voorwaarden staan in het artikel over de procedures waarin onderhandelen mag.
Onderhandelen zonder tegenprestatie houdt geen stand. Een prijsdaling zonder wijziging van de omvang verschuift vaak naar de kwaliteit, de termijn of latere meerwerken. Nuttig onderhandelen gaat over benoemde elementen: een overgewaardeerde post, een optie die wegvalt, een eis in het bestek die versoepeld wordt, met dezelfde informatie voor elke inschrijver.
Houd een spoor bij van elke ronde. Elke versie van een offerte, elke vraag en elk antwoord wordt gedateerd. Dat dossier verantwoordt de gunning en laat bij een geschil tijdens de uitvoering toe te weten wat in de prijs begrepen was.
Opnieuw aanbesteden: eerst iets veranderen
Herbeginnen op dezelfde manier geeft hetzelfde resultaat. De wet laat toe de procedure te herbeginnen "desnoods op een andere wijze": dat is de kans om te corrigeren wat de afwijking veroorzaakte.
De raming herzien. Komt de afwijking van de prijzen, dan wordt de geactualiseerde raming het nieuwe budget of dwingt zij tot een kleiner programma. Zij kan ook een drempel overschrijden, en dus de procedure veranderen: een raming van 750 000 euro excl. btw of meer sluit de vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking uit.
Het programma herzien. Komt de afwijking van het programma, dan moet het kleiner of anders. Aan de kant van de architect moet elke wijziging van het programma het voorwerp uitmaken van een aanvullende overeenkomst die de financiële weerslag ervan vermeldt (deontologisch reglement van de Orde van Architecten van 16 november 2022, art. 16).
De opdeling herzien. Een opdracht die te groot is voor het lokale aannemersbestand, een te korte uitvoeringstermijn of een slecht gekozen indieningsperiode beperken de mededinging. Een andere opdeling in percelen of een andere planning kan meer offertes opleveren.
Wat elke optie kost
| Optie | Mogelijke winst | Kost voor de bouwheer | Effect op de termijn |
|---|---|---|---|
| Toch gunnen | geen | overschrijding betaald uit de reserve of met extra budget | geen |
| Onderhandelen (indien toegelaten) | kleinere afwijking op benoemde posten | risico van verschuiving naar kwaliteit of meerwerken | enkele weken |
| Programma verkleinen en opnieuw aanbesteden | afwijking bij de bron gecorrigeerd | erelonen voor herwerking, aanvullende overeenkomst | meerdere maanden |
| Afzien | budget bewaard | studies verloren of later te hernemen | project opgeschort |
Ook tijd heeft een prijs. Opnieuw aanbesteden verschuift de prijsdatum: de nieuwe raming en de nieuwe offertes worden op een latere datum berekend, en de financiering moet intussen beschikbaar blijven. De afweging tussen verwachte winst en termijn wordt vóór de beslissing becijferd, niet erna.
Bij een private opdracht: dezelfde logica, zonder procedure
De private bouwheer heeft alle opties en geen enkele verplichting. Hij kan onderhandelen met één, twee of alle aannemers, andere aannemers raadplegen, de omvang verkleinen of het opzet veranderen. Hij hoeft geen beslissing aan te kondigen.
De discipline blijft dezelfde. De afwijking opsplitsen, onderhandelen over benoemde posten, een herziene schriftelijke offerte vragen in plaats van een mondelinge korting, en elke versie bewaren. Een verkleining van de omvang die tijdens de onderhandeling is beslist, moet post per post in de eindofferte staan.
De onderhandeling afsluiten voor de ondertekening. Bij een aanneming tegen vaste prijs volgens een vastgesteld en overeengekomen plan kan de aannemer volgens artikel 1793 van het oud Burgerlijk Wetboek geen vermeerdering van de prijs vorderen, "tenzij voor die veranderingen of vergrotingen schriftelijke toestemming is verleend, en de prijs ervan met de eigenaar is overeengekomen". Tekenen met de bedoeling nadien bij te sturen, komt neer op onderhandelen zonder mededinging, eens de opdracht gesloten is.
Dit artikel geeft de stand van de regels op de controledatum weer en dient als professionele oriëntatie. Het vervangt geen juridisch advies en geen onderzoek van het concrete geval.