Het dashboard in zeven lijnen
Zeven lijnen volstaan, op voorwaarde dat ze op dezelfde datum en in dezelfde eenheid (excl. btw) worden bijgehouden. Elke lijn beantwoordt een andere vraag; alleen de laatste dient om te beslissen.
| Lijn | Wat ze bevat | Waar de waarde vandaan komt |
|---|---|---|
| Initieel budget | het goedgekeurde werkenbudget, excl. btw, met zijn waardemaand | architectenovereenkomst, raming |
| Vastgelegd bedrag | de prijs van de ondertekende aannemingen | contracten en bijlagen |
| Goedgekeurde meerwerken | schriftelijk aanvaarde wijzigingen, met hun prijs | schriftelijke bevelen, aanhangsels |
| Meerwerken in bespreking | ontvangen maar nog niet aanvaarde vragen, tegen hun waarschijnlijk bedrag | vragen van de aannemer, eigen raming |
| Prijsherziening | het effect van de herzieningsclausule, gefactureerd en nog te komen | formule van het contract, gepubliceerde indexen |
| Hoeveelheidsverschillen | het verschil tussen de hoeveelheden van de opdracht en de verwachte hoeveelheden | vorderingsstaten, meetstaat |
| Verwachte eindkost | vastgelegd bedrag plus de vier afwijkingslijnen | berekening van de bouwheer of zijn adviseur |
De post onvoorzien leest u ernaast. Wat ervan overblijft, vergeleken met wat de afwijkingen opsouperen, zegt of het budget standhoudt. Een post onvoorzien die voor de helft is opgebruikt terwijl de afwerking nog moet beginnen, is een alarmsignaal, ook al is het vastgelegd bedrag niet veranderd.
Vastgelegd is niet definitief
Het vastgelegd bedrag stelt gerust, en dat is net het probleem. Het weerspiegelt alleen de ondertekende aannemingen; meerwerken, goedgekeurd of in bespreking, de prijsherziening en ontsporende hoeveelheden ontsnappen eraan.
Meerwerken in bespreking staan erin tegen hun waarschijnlijk bedrag, niet op nul omdat ze betwist worden. Worden ze uiteindelijk afgewezen, dan komt de lijn vrij.
Prijsherziening en hoeveelheden worden tot het einde geprojecteerd. Wat al gefactureerd is, zegt niets over de herziening van de resterende werken, en een hoeveelheid die halverwege de post al die van de opdracht overschrijdt, kondigt een overschrijding op het einde aan.
Het ritme: elke vorderingsstaat
Het dashboard wordt bijgewerkt in het ritme van de vorderingsstaten, omdat daar de informatie binnenkomt. Elke staat geeft per post aan wat is uitgevoerd. Het lezen van verrekeningen en vorderingsstaten komt aan bod in de gids over de meetstaat.
Bij een overheidsopdracht ligt de kalender vast. Volgens artikel 95 van de algemene uitvoeringsregels (AUR, KB van 14 januari 2013) dient de opdrachtnemer een schuldvordering in met een gedetailleerde staat van de werken, die de aanbestedende overheid binnen 30 dagen nazien en betalen moet (60 dagen voor bepaalde aanbestedende instanties uit de gezondheidszorg). Die termijn is ook het venster waarin de prognose moet worden bijgewerkt, voordat de betaling de hoeveelheden bekrachtigt.
Bij een private opdracht geldt het ritme van het contract. Vorderingsstaten per post eisen, en geen globaal percentage, is de voorwaarde om een ontsporende post op tijd te zien.
De vier bronnen van afwijkingen
Een afwijking van de eindkost heeft bijna altijd een van vier oorzaken. Elk ervan heeft zijn eigen regeling en zijn eigen lijn in het dashboard:
- wijzigingen bij een private aanneming, waar artikel 1793 van het oud Burgerlijk Wetboek elke prijsverhoging afhankelijk maakt van een schriftelijke toestemming en een overeengekomen prijs;
- wijzigingen bij een overheidsopdracht, omkaderd door de AUR;
- hoeveelheidsverschillen;
- de prijsherziening, waarvan het effect afhangt van de waardedatum van het budget.
Wat de opvolging verzwakt
Drie gewoonten maken een dashboard waardeloos. Elk ervan wist een gegeven uit dat de prognose nodig heeft:
- een meerwerk mondeling en zonder prijs aanvaarden;
- bedragen excl. btw en incl. btw door elkaar gebruiken;
- het initiële budget niet dateren, waardoor het deel van de afwijking dat uit de prijsherziening komt niet meer te isoleren is.
De beslissing blijft bij de bouwheer. Het dashboard toont tijdig waar moet worden gekozen: een nog uit te voeren post inperken, de post onvoorzien aanspreken of bewust een hogere prognose aanvaarden.
De artikels van deze tak
- Het artikel over meerwerken in een private aanneming tegen vaste prijs behandelt artikel 1793, de schriftelijke toestemming en de prijs die vóór de uitvoering wordt overeengekomen, en de kost van een verbreking.
- Het artikel over wijzigingen van een lopende overheidsopdracht behandelt de schriftelijke bevelen, de plafonds voor wijzigingen en de clausule bij verstoring van het contractuele evenwicht uit de AUR.
- Het artikel over wat hoeveelheidsverschillen met de eindkost doen behandelt de projectie per post en de herziening van de eenheidsprijzen boven het drievoudige of onder de helft van de vermoedelijke hoeveelheden.
- Het artikel over prijsherziening en de datum van het budget behandelt de actualisering van het budget op de datum van de offertes en de verplichte herziening bij overheidsopdrachten voor werken.
Dit artikel geeft de stand van de regels op de controledatum weer en dient als vakinhoudelijke oriëntatie. Het vervangt geen juridisch advies en geen onderzoek van het concrete geval.