Vertrekken van de aard van de hoeveelheden
De eerste vraag bij een afwijking is: op welk soort post slaat ze? Het onderscheid tussen vermoedelijke en forfaitaire hoeveelheden wordt uitgelegd in het artikel over vermoedelijke en forfaitaire hoeveelheden; hier telt alleen het effect op het budget.
| Soort post | Wat in de prognose beweegt | Waar kijken |
|---|---|---|
| Vermoedelijke hoeveelheid | het bedrag volgt de werkelijk uitgevoerde hoeveelheid, tegen de eenheidsprijs van de offerte | vorderingsstaten, tegensprekelijke opmetingen |
| Forfaitaire hoeveelheid | de variatie wordt niet behandeld als een afwijking van een vermoedelijke hoeveelheid | het bestek en zijn grenzen, zie het vermelde artikel |
| Door de bouwheer gewijzigde post | de afwijking is een wijziging, geen hoeveelheidsverschil | het register van de wijzigingen |
Het derde geval wordt het vaakst verkeerd ingedeeld. Een hoeveelheid die stijgt omdat de bouwheer het project heeft veranderd, is geen hoeveelheidsverschil: het is een wijziging, met haar eigen vorm en stelsel. Bij een overheidsopdracht staat dat stelsel beschreven in het artikel over wijzigingen van een lopende overheidsopdracht. Wie elke afwijking juist indeelt, telt ze niet twee keer, en vergeet ze niet.
De meest blootgestelde posten met vermoedelijke hoeveelheden zijn die welke afhangen van wat men niet ziet: grondwerken, funderingen, afvoer van grond, werken aan het bestaande. Daar begint de projectie.
De regel van het drievoudige en de helft bij overheidsopdrachten
Bij een overheidsopdracht omkadert artikel 81 van de algemene uitvoeringsregels (AUR) de grote afwijkingen. Los van elke wijziging door de aanbestedende overheid kan elk van de partijen, wanneer de werkelijk uitgevoerde hoeveelheden van een post volgens prijslijst het drievoudige van de vermoedelijke hoeveelheden overtreffen of minder bedragen dan de helft ervan, de herziening van de eenheidsprijzen en uitvoeringstermijnen vragen. De herziene prijs geldt slechts voor de hoeveelheden boven het drievoudige.
Voor de prognose verdeelt dat elke post in drie zones.
| Zone | Toepasselijke prijs | Effect op de prognose |
|---|---|---|
| Tussen de helft en het drievoudige van de vermoedelijke hoeveelheid | eenheidsprijs van de offerte | de kost volgt de hoeveelheid, lineair |
| Boven het drievoudige | eenheidsprijs van de offerte tot het drievoudige, daarna een prijs die herzien kan worden | het deel boven het drievoudige heeft een onzekere prijs: projecteer het met een vork |
| Onder de helft | herziening van de eenheidsprijzen mogelijk op vraag van een partij | een besparing op hoeveelheid kan deels teniet worden gedaan door een hogere eenheidsprijs |
Boven het drievoudige kan de herziening in beide richtingen spelen. Een eenheidsprijs die op een bepaalde hoeveelheid is berekend, kan te hoog blijken voor een veel grotere hoeveelheid; dan heeft de aanbestedende overheid er belang bij de herziening te vragen. Omgekeerd vraagt de aannemer ze als zijn eenheidskost stijgt.
Onder de helft heeft meestal de aannemer er belang bij, omdat zijn vaste kosten op de post (installatie, materieel, aan- en afvoer) over minder eenheden worden verdeeld. In de prognose mag een sterke daling van de hoeveelheid dus niet als nettobesparing worden geteld zolang de vraag naar de eenheidsprijs niet is beslecht.
De regel vervangt de prognose niet, hij vult ze aan. Een post die van 100 naar 250 % van zijn vermoedelijke hoeveelheid gaat, blijft tegen de offerteprijs, maar zijn kost is meer dan verdubbeld: dat is een grote budgettaire afwijking, ook zonder enige prijsherziening.
Vorderingsstaten lezen om de afwijking te zien aankomen
De vorderingsstaat is het detectie-instrument. Bij een overheidsopdracht voorziet artikel 95 van de AUR in een schuldvordering met een gedetailleerde staat, die binnen 30 dagen wordt nagezien en betaald (60 dagen voor bepaalde aanbestedende instanties uit de gezondheidszorg). Binnen die termijn moet de projectie gebeuren, voordat de betaling de hoeveelheden bekrachtigt. Het lezen van een staat komt aan bod in het artikel over verrekeningen en vorderingsstaten.
Twee cijfers per post volstaan om alarm te slaan: het uitgevoerde totaal ten opzichte van de hoeveelheid van de opdracht, en de werkelijke fysieke vordering van de post op de werf. Is al 90 % van de hoeveelheid gefactureerd terwijl de post maar voor twee derde is uitgevoerd, dan ligt de eindafwijking al vast.
Uit artikel 81 volgen drie waakzaamheidsdrempels: een post die bijna klaar is en de helft van zijn vermoedelijke hoeveelheid nadert; een post die zijn vermoedelijke hoeveelheid vóór het einde overschrijdt; een post waarvan de projectie boven het drievoudige uitkomt. Elk vraagt een andere actie: de eenheidsprijs nagaan, de prognose herzien, de discussie over de herziene prijs voorbereiden.
De eindkost per post projecteren
De methode bestaat uit vier handelingen. Ze worden bij elke vorderingsstaat herhaald:
- Het uitgevoerde meten: het totaal van de uitgevoerde hoeveelheden per post, nagezien, niet alleen gefactureerd.
- Het resterende werk ramen, ofwel door extrapolatie (uitgevoerd gedeeld door de fysieke vordering), ofwel, beter, door een nieuwe opmeting van het resterende werk op de uitvoeringsplannen en de vaststellingen op de werf. Lopen beide methoden uiteen, dan is dat een signaal: een van de hypothesen klopt niet.
- Waarderen: geprojecteerde hoeveelheid maal eenheidsprijs, met een vork voor het deel boven het drievoudige bij een overheidsopdracht.
- De afwijking overbrengen. De som van de geprojecteerde afwijkingen voedt de lijn "hoeveelheidsverschillen" van het dashboard uit het artikel over het opvolgen van de eindkost tijdens de werf, tegenover de post onvoorzien.
Fictief voorbeeld, afgeronde bedragen excl. btw, ter illustratie van de methode.
| Post | Vermoedelijke hoeveelheid | Eenheidsprijs | Uitgevoerd tot nu | Fysieke vordering | Geprojecteerde hoeveelheid | Bedrag in de opdracht | Geprojecteerd bedrag |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Grondwerken (m³) | 1 000 | 20 € | 900 | 60 % | 1 500 | 20 000 € | 30 000 € |
| Funderingsbeton (m³) | 200 | 250 € | 120 | 50 % | 240 | 50 000 € | 60 000 € |
| Afvoer van grond (t) | 100 | 80 € | 280 | 70 % | 400 | 8 000 € | 32 000 € (waarvan 100 t boven het drievoudige) |
| Afbraak van vloerplaat (m²) | 600 | 30 € | 200 | 80 % | 250 | 18 000 € | 7 500 € (minder dan de helft) |
Lezing. Grondwerken en beton ontsporen in de lineaire zone: + 20 000 euro tegen offerteprijs. De afvoer van grond gaat boven het drievoudige: 300 ton tegen offerteprijs, daarna 100 ton tegen een prijs die herzien kan worden, te projecteren met een vork. De afbraak valt onder de helft: de schijnbare besparing van 10 500 euro is niet verworven, omdat een herziening van de eenheidsprijs kan worden gevraagd. In totaal gaat de prognose voor die vier posten van 96 000 naar ongeveer 129 500 euro, een afwijking die post per post tegenover de post onvoorzien moet worden gelegd, en niet alleen in totaal.
Bij een private aanneming: alles hangt af van het contract
Bij een private aanneming geldt artikel 81 van de AUR niet als dusdanig. Het effect van een hoeveelheidsverschil hangt af van wat het contract zegt: aanneming tegen vaste prijs, eenheidsprijzen op vermoedelijke hoeveelheden, of een gemengd contract. Wie een hoeveelheidsfout draagt, wordt behandeld in het artikel over wie het risico van een hoeveelheidsfout draagt.
De projectiemethode blijft dezelfde. Bij eenheidsprijzen is de projectie per post onmisbaar; bij een vaste prijs dient ze vooral om de posten op te sporen waar een stijging van de hoeveelheid in werkelijkheid een wijziging van het plan verbergt, die dan onder de regels over meerwerken valt. In beide gevallen voorkomt een clausule over grote afwijkingen in het contract, al dan niet geïnspireerd op het publieke mechanisme, dat de regel pas bij het geschil wordt ontdekt.
Dit artikel geeft de stand van de regels op de controledatum weer en dient als vakinhoudelijke oriëntatie. Het vervangt geen juridisch advies en geen onderzoek van het concrete geval.