Het schriftelijke bevel en de prijs van de offerte
Elke wijziging begint met een schriftelijk bevel. Artikel 80, § 1, van de AUR bepaalt: "Elk bevel tot wijziging van de opdracht wordt schriftelijk gegeven". Een mondeling bevel wordt daarmee gelijkgesteld wanneer de opdrachtnemer het binnen de 48 uur per aangetekende of gelijkwaardige elektronische zending aan de leidend ambtenaar meldt, onder de voorwaarden die het artikel bepaalt.
De waardering vertrekt van de eenheidsprijzen van de offerte. Dat is de eerste budgettaire bescherming van de aanbestedende overheid: gewijzigd werk dat overeenstemt met een bestaande post van de meetstaat, wordt betaald tegen de prijs die al aan de mededinging is onderworpen. De discussie spitst zich dus toe op de nieuwe posten, zonder equivalent in de offerte, en daar moet de prijscontrole op gericht zijn.
Praktisch gevolg. Hoe vollediger en gedetailleerder de oorspronkelijke meetstaat, hoe groter het deel van de wijzigingen dat tegen de prijzen van de offerte wordt gewaardeerd. Het artikel over de meetstaat in een Belgische overheidsopdracht behandelt die voorbereiding.
De toegelaten wijzigingen
De AUR laten niet toe een opdracht vrij te wijzigen. Ze sommen gevallen op, elk met zijn voorwaarden, en verbieden wat van de opdracht een andere opdracht zou maken.
| Artikel AUR | Geval | Plafond | Budgettaire lezing |
|---|---|---|---|
| 38/1 | aanvullende werken | 50 % van de waarde van de aanvankelijke opdracht, per wijziging | een zware wijziging, te financieren buiten de gewone reserve |
| 38/2 | omstandigheden die een zorgvuldige aanbestedende overheid niet kon voorzien | 50 % van de aanvankelijke waarde, per wijziging | het echte onvoorziene, dat de post onvoorzien moet opvangen |
| 38/3 | vervanging van de opdrachtnemer | eigen voorwaarden | effect op de prijs geval per geval te bekijken |
| 38/4 | wijziging met geringe waarde | lager dan de Europese drempel én lager dan 15 % van de aanvankelijke waarde voor werken; opeenvolgende wijzigingen worden samengeteld | de optelsom van kleine wijzigingen |
| 38/5 en 38/6 | niet-substantiële wijziging; definitie van de substantiële wijziging | een substantiële wijziging is verboden | daarboven is een nieuwe opdracht nodig |
De Europese drempel voor werken bedraagt 5 404 000 euro excl. btw volgens artikel 11 van het KB van 18 april 2017 plaatsing. Zolang de aanvankelijke waarde van de opdracht onder ongeveer 36 miljoen euro excl. btw blijft, ligt 15 % daarvan onder de Europese drempel: dan speelt bij artikel 38/4 eerst het plafond van 15 %.
"Per wijziging" betekent niet "in totaal". De plafonds van 50 % uit de artikelen 38/1 en 38/2 worden wijziging per wijziging beoordeeld. Juridisch kunnen twee afzonderlijke wijzigingen elk onder het plafond blijven; budgettair tellen ze op binnen dezelfde enveloppe.
"Samengeteld" betekent dat kleine wijzigingen samen worden geteld. Een reeks wijzigingen met geringe waarde, elk op zich onschuldig, bereikt uiteindelijk het plafond van 15 %; het register van de wijzigingen laat toe dat tijdig te zien.
Wat geen enkele wijziging toelaat
Een substantiële wijziging is verboden. De artikelen 38/5 en 38/6 van de AUR onderscheiden de toegelaten niet-substantiële wijziging van de substantiële wijziging, die artikel 38/6 definieert en die een nieuwe plaatsingsprocedure vereist.
Voor het budget is het gevolg duidelijk. Verandert het programma zo sterk dat de wijziging substantieel zou worden, dan kan de aanbestedende overheid ze niet in de lopende opdracht opvangen. Ze moet een nieuwe procedure opstarten, met de kost, de termijn en het risico op hogere prijzen die daarbij horen. Dat herkent men beter in de ramingsfase dan tijdens de werf.
De clausule bij verstoring van het evenwicht
De AUR voorzien ook het geval waarin het evenwicht van de opdracht wordt verstoord. Artikel 38/9 organiseert een clausule voor de verstoring van het contractuele evenwicht in het nadeel van de opdrachtnemer. Voor werken moet het nadeel minstens 2,5 % van de aanvankelijke waarde van de opdracht bedragen (§ 3). Artikel 38/10 beoogt het omgekeerde geval, waarin de verstoring in het voordeel van de opdrachtnemer speelt.
Voor de aanbestedende overheid is een verzoek op grond van artikel 38/9 een lijn in het dashboard. Het komt bij de wijzigingen in bespreking, tegen zijn waarschijnlijk bedrag, zodra het wordt aangekondigd. Het onderzoek ervan volgt de voorwaarden van het artikel, die zich niet beperken tot de drempel van 2,5 %.
Elke wijziging in het budget opnemen
De beheersregel past in één zin: elke wijziging heeft een nummer, een rechtsgrond, een bedrag en een financiering. Het register van de wijzigingen van de aanbestedende overheid bevat minstens de volgende kolommen.
| Kolom | Wat ze laat nagaan |
|---|---|
| Nummer en datum van het schriftelijke bevel | de vorm die artikel 80 vereist |
| Ingeroepen artikel van de AUR | het geval van wijziging en zijn voorwaarden |
| Bedrag excl. btw, in meer of in min | het effect op de eindkost |
| Deel tegen offerteprijzen, deel tegen nieuwe prijzen | waar de prijscontrole moet plaatsvinden |
| Totaal van de wijzigingen met geringe waarde | de afstand tot het plafond van 15 % van artikel 38/4 |
| Verhouding tot de aanvankelijke waarde, per wijziging | de afstand tot het plafond van 50 % van de artikelen 38/1 en 38/2 |
| Resterende reserve | het vermogen van het budget om de rest op te vangen |
Fictief voorbeeld. Een opdracht voor werken gegund voor een aanvankelijke waarde van 1 000 000 euro excl. btw. Drie kleine wijzigingen van 40 000, 55 000 en 35 000 euro, behandeld als wijzigingen met geringe waarde, komen samen op 130 000 euro: dat is 13 % van de aanvankelijke waarde, dicht bij het plafond van 15 % van artikel 38/4. Als de reserve van het budget op 80 000 euro was vastgelegd, is ze al overschreden, terwijl geen enkele regel van de AUR is geschonden. Dat is het verschil tussen juridisch plafond en budgettaire enveloppe. De verwachte eindkost wordt dus bij elke wijziging bijgewerkt, volgens de methode uit het artikel over het opvolgen van de eindkost tijdens de werf.
Wijziging of hoeveelheidsverschil
Een uitgevoerde hoeveelheid die de vermoedelijke hoeveelheid overschrijdt, is niet noodzakelijk een wijziging. Heeft de aanbestedende overheid niets aan de opdracht veranderd en wijkt de werkelijke hoeveelheid gewoon af van de vermoedelijke, dan geldt artikel 81 van de AUR, los van elke wijziging. Beide mechanismen tellen op in de prognose, maar worden in het register niet door elkaar gehaald. Het artikel over wat hoeveelheidsverschillen met de eindkost doen behandelt dat tweede geval.
Wat de private aanneming anders doet
Bij een private aanneming tegen vaste prijs zijn er geen opgesomde gevallen en geen plafonds. De bescherming van de bouwheer steunt op artikel 1793 van het oud Burgerlijk Wetboek: geen meerwerk zonder schriftelijk toegestane wijziging en overeengekomen prijs. Het artikel over meerwerken in een private aanneming tegen vaste prijs leidt daar de procedure uit af. Het gemeenschappelijke punt van beide stelsels is het geschrift vóór de uitvoering.
Dit artikel geeft de stand van de regels op de controledatum weer en dient als vakinhoudelijke oriëntatie. Het vervangt geen juridisch advies en geen onderzoek van het concrete geval.