Die Entscheidungsvorlage bei Budgetüberschreitung erstellen

Zwei Seiten reichen, wenn jeder Teil nur eine Frage beantwortet. Längere Unterlagen, etwa die vollständige Kostenberechnung oder Variantenpläne, gehören in die Anlage.

1. Kopf. Projekt, Fassung und Datum der Vorlage, Fassung der zugrunde liegenden Kostenberechnung, Preisstand, Angabe brutto oder netto, erfasste Kostengruppen. Ohne diese Angaben ist jeder folgende Betrag mehrdeutig.

2. Abweichung. Budget, aktuelle Kostenberechnung, Differenz in Euro und in Prozent, auf derselben Grundlage. Wie der Bauherr prüft, ob beide Zahlen wirklich dasselbe messen, beschreibt der Beitrag Die Kostenermittlung des Planers prüfen.

3. Ursachen. Die Differenz wird aufgeteilt: Programm, Menge und Planungstiefe, Preis und Preisstand. Die Summe der Ursachen muss die Differenz ergeben. Ein ungeklärter Rest wird als solcher ausgewiesen, nicht verteilt.

4. Optionen. Drei bis fünf Optionen, jede mit geschätzter Einsparung, Risiko, Wirkung auf den Termin und Wirkung auf das Planerhonorar. Eine Option „Budget erhöhen“ gehört immer dazu, damit die Vorlage nicht so tut, als gäbe es nur Einsparungen.

5. Empfehlung. Welche Kombination empfohlen wird und warum, mit dem Ergebnis in Euro gegenüber dem Budget.

6. Beschluss. Was entschieden wurde, von wem, an welchem Datum, und welche Aufträge daraus folgen. Dieser Teil bleibt bis zur Sitzung leer.

Eine Option ist erst entscheidungsreif, wenn sie in denselben vier Spalten beschrieben ist wie alle anderen. Die Einsparung allein sagt wenig.

Spalte	Frage	Typischer Fehler
Einsparung	Wie viel spart die Option auf der Grundlage des Kopfes?	Einsparung brutto, Budget netto
Risiko	Wie sicher ist die Einsparung, was kann sie aufzehren?	Schätzung ohne Angabe der Unsicherheit
Termin	Wie lange dauert die Umplanung, verschiebt sich die Vergabe?	Zeit als kostenlos behandelt
Honorar	Löst die Option eine vergütungspflichtige Planungsänderung aus?	Umplanung nicht eingepreist

Das Honorar ist kein Nebenpunkt. Eine vom Bauherrn angeordnete Planungsänderung wird nach § 650q Abs. 2 BGB nach den Entgeltberechnungsregeln der HOAI vergütet, soweit die Leistung von ihr erfasst ist. Die Vorlage sollte deshalb für jede Option angeben, ob der Planer eine Vergütung erwartet und in welcher Größenordnung. Wie Kostensteuerung technisch vorgeht, beschreibt der Beitrag zur Kostensteuerung und zum frühen Eingreifen.

Eine Option betrifft nicht die Kosten, sondern das Risiko. Die Wahl zwischen Einzelvergabe und Generalunternehmer oder zwischen Einheitspreis- und Pauschalvertrag senkt die Kostenberechnung selten, kann aber verändern, wer spätere Abweichungen trägt. Sie gehört als eigene Zeile in die Vorlage, ohne eingerechnete Einsparung. Die Abwägung behandelt der Beitrag Einheitspreis, Pauschalpreis, Generalunternehmer: welche Vertragsform das Budget schützt.

Das folgende Beispiel ist vollständig erfunden. Die Beträge sind gerundet und dienen nur dazu, die Rechenlogik zu zeigen; sie sind keine Kennwerte und auf kein reales Projekt übertragbar.

Ein Bürogebäude, Budget für die Kostengruppen 300 und 400: 4.000.000 Euro netto, gleicher Preisstand wie die Kostenberechnung. Die Kostenberechnung ergibt 4.480.000 Euro netto. Die Abweichung beträgt 480.000 Euro, also 12 Prozent des Budgets.

Ursache	Betrag
Programm: zusätzlicher Besprechungsbereich auf Wunsch des Bauherrn	200.000 Euro
Menge und Planungstiefe: aufwendigere Gründung nach Baugrundgutachten	180.000 Euro
Preis: höhere Einheitspreise in der Technik	100.000 Euro
Summe	480.000 Euro

Option	Einsparung	Risiko	Termin	Honorar
A: Besprechungsbereich entfällt	200.000 Euro	gering	Umplanung von wenigen Wochen	Planungsänderung, zu vergüten
B: Fassade mit einfacherem System in den Obergeschossen	150.000 Euro	mittel, Abstimmung mit der Genehmigung offen	Umplanung, Vergabe verschiebt sich	Planungsänderung, zu vergüten
C: Kühlung als Option, Leitungen vorgerüstet	90.000 Euro	gering	kaum Wirkung	geringe Planungsänderung
D: Vertragsform überprüfen	nicht eingerechnet	verändert die Risikoverteilung	Wirkung auf die Vergabe	je nach Lösung
E: Budget erhöhen	0 Euro	keines für die Planung	keine Wirkung	keines

Die Empfehlung kombiniert A, B und C. Zusammen ergeben sie 440.000 Euro (200.000 plus 150.000 plus 90.000). Die Kostenberechnung sinkt damit rechnerisch auf 4.040.000 Euro (4.480.000 minus 440.000). Die verbleibende Differenz von 40.000 Euro wird nicht weiter durch Einsparungen gesucht, sondern als Budgeterhöhung ausdrücklich zur Entscheidung gestellt, also Option E für diesen Rest.

Der Beschluss lautet dann zum Beispiel: Optionen A, B und C werden beauftragt, das Budget für die Kostengruppen 300 und 400 wird auf 4.040.000 Euro netto zum Preisstand der Kostenberechnung festgesetzt, Option D wird vor dem Versand der Vergabeunterlagen gesondert vorgelegt. Die Vergütung der Umplanung wird vor Beauftragung schriftlich vereinbart. Wichtig ist, dass die Einsparung der Option B als Schätzung mit mittlerem Risiko gekennzeichnet bleibt und in der nächsten Kostenermittlung überprüft wird.

Die Entscheidung gehört dem Bauherrn, nicht dem Planer. Der Architekt schlägt vor und bewertet, aber welche Ziele aufgegeben und welche Mittel zusätzlich bereitgestellt werden, entscheidet derjenige, der das Budget verantwortet. Bei Unternehmen ist das die Stelle, die das Budget genehmigt hat, nicht die Projektleitung, wenn deren Befugnis geringer ist.

Bei Bauaufgaben des Bundes ist das geregelt. Nach der RBBau (E 3.3) entscheidet nur die Lenkungsebene über Änderungen, die den Rahmen des Projektes wesentlich verändern, und kann der genehmigte Rahmen nicht eingehalten werden, ist eine Entscheidung der Stelle einzuholen, die das Projekt genehmigt oder die Mittel freigegeben hat. Die Entscheidungsvorlage ist für diese Stelle das passende Format.