Leistungsphase 6: Vorbereitung der Vergabe
Bewertung: 10 Prozent für Gebäude, 7 Prozent für Innenräume.
Diese Phase umfasst im Wesentlichen sechs Leistungsblöcke. Der fünfte ist derjenige, der seit 2013 den Charakter der Phase verändert hat.
| Block | Inhalt |
|---|---|
| Vergabeterminplan | zeitlicher Ablauf von Vorbereitung Versand Rücklauf und Prüfung |
| Leistungsbeschreibungen | Beschreibung der Bauleistungen mit Leistungsverzeichnissen nach Leistungsbereichen |
| Mengenermittlung | Überführung der Planung in ausschreibungsfähige Mengen |
| Schnittstellenkoordination | Abstimmung mit den Leistungsbeschreibungen der Fachplaner |
| Kostenkontrolle | Vergleich der vom Planer bepreisten Leistungsverzeichnisse mit der Kostenberechnung |
| Vergabeunterlagen | Zusammenstellen für alle Leistungsbereiche |
Der fünfte Block verdient besondere Aufmerksamkeit. Die Kostenkontrolle durch Vergleich der bepreisten Leistungsverzeichnisse mit der Kostenberechnung ist eine Grundleistung. Sie wurde mit der Fassung von 2013 in den Katalog aufgenommen und ist damit ohne gesonderte Vereinbarung geschuldet.
Das ist der Punkt, an dem eine Kostenabweichung zum letzten Mal wirksam korrigierbar ist. Nach Eingang der Angebote sind Umplanungen teuer, während vor Versand der Unterlagen noch Alternativpositionen, geänderte Ausführungsarten oder ein anderer Zuschnitt der Lose möglich sind. Die Systematik behandelt der Beitrag zur Kostensteuerung.
Ein Sonderfall: die Leistungsbeschreibung mit Leistungsprogramm
Eine Besonderheit dieser Phase betrifft den Fall, dass nicht mit Leistungsverzeichnissen, sondern mit einem Leistungsprogramm ausgeschrieben wird, also funktional statt detailliert. Die Wahl zwischen beiden Wegen fällt vor Beginn der Phase und verändert deren Inhalt.
Das Aufstellen einer solchen Leistungsbeschreibung auf Grundlage der detaillierten Objektbeschreibung ist grundsätzlich eine besondere Leistung. Wird jedoch tatsächlich mit Leistungsprogramm ausgeschrieben, wird sie ganz oder teilweise zur Grundleistung, und die entsprechenden Grundleistungen dieser Phase entfallen dafür.
Diese Regelung ist ungewöhnlich, weil sie den Charakter einer Leistung vom gewählten Vergabeverfahren abhängig macht. Für die Vertragsgestaltung folgt daraus, dass die Art der Ausschreibung vor Beginn dieser Phase festzulegen ist, weil sie den Leistungsumfang und die Abrechnung verändert.
Weitere besondere Leistungen dieser Phase sind das Aufstellen alternativer Leistungsbeschreibungen für geschlossene Leistungsbereiche und das Aufstellen vergleichender Kostenübersichten unter Auswertung der Beiträge anderer fachlich Beteiligter. Beide werden häufig erbracht, ohne vereinbart worden zu sein.
Leistungsphase 7: Mitwirkung bei der Vergabe
Bewertung: 4 Prozent für Gebäude, 3 Prozent für Innenräume.
Diese Phase gliedert sich in fünf Leistungsblöcke. Der dritte ist die zweite Kostenkontrolle dieser Strecke, und sie ist ebenfalls Grundleistung.
| Block | Inhalt |
|---|---|
| Angebote | Einholen von Angeboten |
| Wertung | Prüfen und Werten einschließlich Preisspiegel nach Einzelpositionen |
| Kostenkontrolle | Vergleich der Ausschreibungsergebnisse mit den bepreisten Leistungsverzeichnissen oder der Kostenberechnung |
| Vergabe | Mitwirken bei der Auftragserteilung |
| Vertrag | Zusammenstellen der Vertragsunterlagen |
Der Wortlaut ist präzise gewählt: Der Planer wirkt mit, er vergibt nicht. Die Vergabeentscheidung trifft der Bauherr. Für den Planer bedeutet das, dass seine Aufgabe in der Vorbereitung der Entscheidung liegt, und dass eine Empfehlung als Empfehlung zu kennzeichnen ist.
Besondere Leistungen dieser Phase sind unter anderem die Koordination der Vergaben der Fachplaner und das Führen von Bietergesprächen. Beide werden in der Praxis häufig erbracht, ohne vereinbart zu sein.
Der Wechsel der Ordnung
Ab der Leistungsphase 6 ordnet die Kostenplanung zusätzlich nach Vergabeeinheiten. Der Wechsel ist sachlich zwingend, weil vergeben wird, was ein Unternehmen ausführt, und nicht, was ein Bauteil ist.
Er erzeugt jedoch ein Problem für die Kostenkontrolle: Gewerke und Bauteilgruppen decken sich nicht. Ein Trockenbauunternehmen arbeitet an Innenwänden, Decken und Einbauten zugleich. Ohne mitgeführte Zuordnung ist ein Vergleich mit der Kostenberechnung über die bloße Gesamtsumme hinaus nicht möglich.
Da die Kostenkontrolle in dieser Phase Grundleistung ist, ist die Zuordnung damit mittelbar ebenfalls geschuldet. Die Systematik behandelt der Beitrag zur ausführungsorientierten Gliederung, einschließlich der Frage, wie ein Abgleich zwischen beiden Ordnungen aufgebaut wird.
Der Zuschnitt der Lose ist eine Steuerungsentscheidung
Ein Punkt steht in Übersichten selten: Die Festlegung der Vergabeeinheiten in dieser Phase wirkt bis zur Kostenfeststellung. Sie beeinflusst den Preis dabei in zwei Richtungen zugleich.
| Zuschnitt | Wirkt günstig | Wirkt ungünstig |
|---|---|---|
| Größere Lose | weniger Koordinationsaufwand, weniger Schnittstellen | geringerer Wettbewerb je Los, kleinere Betriebe ausgeschlossen |
| Kleinere Lose | mehr Wettbewerb, mehr mögliche Bieter | mehr Schnittstellen, mehr Koordination, mehr Streitpotenzial bei Mängeln |
Beide Wirkungen laufen gegeneinander, und keine Größe ist für alle Gewerke richtig. Der Zuschnitt ist deshalb je Leistungsbereich zu entscheiden.
Bei öffentlichen Auftraggebern kommt hinzu, dass das Vergaberecht eine Aufteilung in Fach- und Teillose grundsätzlich vorgibt. Die Rahmenbedingungen behandelt der Themenbereich zur Ausschreibung nach VOB.
Die Mengenermittlung ist der stille Kostenfaktor
Von den sechs Leistungsblöcken der Phase 6 ist die Mengenermittlung derjenige mit dem größten Zeitaufwand und der geringsten Sichtbarkeit. Sie überführt Zeichnungen und Beschreibungen in ausschreibungsfähige Mengen, und ihre Qualität bestimmt unmittelbar die Belastbarkeit der Angebote.
Zwei Fehlerarten wirken dabei unterschiedlich, und ihre Kostenwirkung ist nicht symmetrisch. Die zweite ist deutlich teurer als die erste.
| Fehlerart | Folge | Kostenwirkung |
|---|---|---|
| Eine zu niedrige Menge | scheinbar günstiges Angebot, Mehrmengenabrechnung in der Ausführung; der Wettbewerb fand auf falscher Grundlage statt | korrigiert sich über die Abrechnung |
| Eine fehlende Position | Nachtrag zu einem Zeitpunkt ohne Wettbewerb | der teurere der beiden Fehler |
Aus dieser Asymmetrie folgt eine Prioritätenregel für die Prüfung: Vollständigkeit vor Genauigkeit. Eine leicht abweichende Menge korrigiert sich über die Abrechnung, eine fehlende Position nicht.
Wo modellbasiert geplant wird, lässt sich die Mengenermittlung unmittelbar an die Ausführungsplanung koppeln, was den Zeitaufwand senkt, aber die Prüfpflicht nicht ersetzt. Die Grenzen dieses Verfahrens behandelt der Beitrag zur BIM-basierten Kostenermittlung.
Was bei Teilbeauftragung zu beachten ist
Die Phasen 6 und 7 werden häufiger getrennt beauftragt als andere. Verbreitet ist die Konstellation, dass der Planer die Leistungsverzeichnisse erstellt, die Vergabe aber vom Bauherrn oder einem Projektsteuerer geführt wird.
Zwei Punkte sind dabei zu regeln. Erstens die Frage, wer die Kostenkontrolle durch Vergleich der Ausschreibungsergebnisse übernimmt, weil sie in beiden Phasen verankert ist. Zweitens der Umgang mit Nachfragen der Bieter während des Verfahrens, die fachlich nur der Planer beantworten kann und die außerhalb einer Beauftragung für Phase 7 nicht geschuldet sind.
Die Systematik der Teilbeauftragung behandelt der gesonderte Beitrag. Dort steht auch, warum die Bewertung des übertragenen Anteils in Textform zu vereinbaren ist.
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Dieser Beitrag gibt den Stand der Regelungen und der Rechtsprechung zum Zeitpunkt der Prüfung wieder und dient der fachlichen Orientierung. Er ersetzt keine Rechtsberatung und keine Prüfung des Einzelfalls.