Die Grundregel
Werden nicht alle Leistungsphasen übertragen, dürfen nur die für die übertragenen Phasen vorgesehenen Prozentsätze berechnet und vereinbart werden. Die Vereinbarung hat in Textform zu erfolgen.
Die Rechnung ist damit einfach: Der Tafelwert entspricht 100 Prozent für alle neun Phasen, und abgerechnet wird die Summe der Prozentsätze der beauftragten Phasen. Schwierig wird es erst, wenn eine Phase nur teilweise übertragen ist.
| Beauftragung | Prozentsätze für Gebäude |
|---|---|
| Nur Phasen 1 bis 4 | 27 Prozent |
| Nur Phasen 1 bis 5 | 52 Prozent |
| Nur Phasen 5 bis 7 | 39 Prozent |
| Nur Phase 8 | 32 Prozent |
| Alle Phasen | 100 Prozent |
Die Prozentsätze unterscheiden sich bei vier Phasen zwischen Gebäuden und Innenräumen, was bei gemischten Aufträgen zu trennen ist. Die vollständige Übersicht steht im Beitrag zu den neun Leistungsphasen.
Unvollständig übertragene Phasen
Schwieriger wird es, wenn innerhalb einer Phase nicht alle Grundleistungen übertragen werden. Auch dafür gibt es eine Regel: Abgerechnet werden darf nur ein Honorar, das dem Anteil der übertragenen Grundleistungen an der gesamten Leistungsphase entspricht. Entsprechend ist zu verfahren, wenn wesentliche Teile von Grundleistungen nicht übertragen werden.
Hier liegt die praktische Schwierigkeit: Die HOAI bewertet die einzelnen Grundleistungen nicht. Die kleinste von der Verordnung bewertete Einheit ist die Leistungsphase. Innerhalb einer Phase existieren keine amtlichen Prozentsätze für die einzelnen Positionen des Katalogs.
Der Anteil ist deshalb zu vereinbaren, und zwar in Textform. In der Praxis behelfen sich Büros mit veröffentlichten Bewertungstabellen aus der Fachliteratur, die den Grundleistungen jeder Phase Prozentanteile zuordnen. Diese Tabellen sind brauchbar und weit verbreitet, aber sie sind keine Vorgaben der Verordnung.
Daraus folgt eine Empfehlung für den Vertrag: Wird eine Phase unvollständig übertragen, gehört die zugrunde gelegte Bewertungstabelle benannt. Andernfalls streiten die Parteien später darüber, welche Quelle maßgeblich sein soll.
Der Mehraufwand bei isolierten Aufträgen
Eine isoliert beauftragte Phase erzeugt mehr Aufwand als dieselbe Phase innerhalb eines durchlaufenden Auftrags. Einarbeitung, Klärung der Grundlagen und Aufbereitung der Ergebnisse fallen vollständig an, während sie im Gesamtauftrag über mehrere Phasen verteilt sind.
Die Verordnung trägt dem an zwei Stellen Rechnung, und beide Stellen setzen eine Vereinbarung voraus. Ohne sie bleibt der Mehraufwand beim Planer.
Für die Vorplanung und die Entwurfsplanung als Einzelleistung sieht sie eine eigene Berechnungsregel vor. Diese Konstellation ist verbreitet, etwa bei Machbarkeitsbetrachtungen vor einer Grundstücksentscheidung oder bei der Weiterentwicklung eines Wettbewerbsentwurfs.
Für zusätzlichen Koordinierungs- oder Einarbeitungsaufwand ist eine gesonderte Vergütung vorgesehen, die in Textform zu vereinbaren ist. Ohne diese Vereinbarung besteht kein Anspruch darauf.
Der zweite Punkt wird in der Praxis fast nie genutzt, obwohl er die passende Antwort auf eine häufige Situation ist: die Übernahme eines Projekts ab einer mittleren Leistungsphase, bei der die Vorleistungen eines anderen Büros erst erschlossen werden müssen. Der Aufwand dafür ist real, aber er steht in keiner Bewertung.
Die typischen Konstellationen
| Konstellation | Anteil | Worauf zu achten ist |
|---|---|---|
| Beauftragung bis zur Genehmigung | 27 % | der Bauherr vergibt anschließend an einen Generalunternehmer; die gestalterische Substanz ist vollständig erbracht |
| Beauftragung ohne Ausführungsplanung | 75 % statt 100 % | die Detailplanung übernimmt das ausführende Unternehmen; die Verantwortung für die Ausführungsqualität verschiebt sich und gehört ausdrücklich geregelt |
| Beauftragung nur der Objektüberwachung | 32 % | die gewichtigste Einzelphase; der übernehmende Planer arbeitet sich in eine fremde Planung ein, ohne dass die Bewertung das abbildet |
| Stufenweise Beauftragung | zunächst die frühen Phasen | die Optionsbedingungen gehören geregelt, weil ohne gezogene Option die Grundlage der Gesamtkalkulation entfällt |
Bei der dritten Konstellation greift die Regelung zum Einarbeitungsaufwand unmittelbar. Sie ist zugleich diejenige, in der sie am seltensten vereinbart wird.
Was bei der Abrechnung zu beachten ist
Drei Punkte entscheiden über die Prüfbarkeit der Rechnung bei Teilbeauftragung. Sie betreffen alle die Herleitung und nicht die Höhe.
| Punkt | Warum |
|---|---|
| Die beauftragten Phasen sind zu benennen | nicht nur die Prozentsumme; der Auftraggeber muss nachvollziehen können, wie sich der Prozentsatz zusammensetzt |
| Bei unvollständigen Phasen ist die Bewertung offenzulegen | einschließlich der herangezogenen Quelle, weil die Verordnung dafür keine Werte vorgibt |
| Erbrachte Leistungen außerhalb des Auftrags sind gesondert auszuweisen | ohne Beauftragung besteht kein Vergütungsanspruch; der Hinweis vor der Erbringung ist die wirksamste Maßnahme |
Die Anforderungen an eine prüfbare Rechnung behandelt der Beitrag zur prüfbaren Honorarschlussrechnung. Dort steht auch, welche Frist die Prüfbarkeit auslöst.
Der wirtschaftliche Blick auf die Teilbeauftragung
Ein Punkt, der in Verhandlungen selten ausgesprochen wird: Die Prozentsätze bilden den durchschnittlichen Aufwand einer Phase innerhalb eines Gesamtauftrags ab. Bei einer Teilbeauftragung stimmt diese Annahme nicht mehr.
Drei Effekte wirken zulasten des Planers. Sie entstehen unabhängig voneinander und summieren sich.
| Effekt | Warum er bei Teilbeauftragung stärker wirkt |
|---|---|
| Der Anlaufaufwand fällt vollständig an | Projektaufsetzung, Vertragsklärung, Einarbeitung und Aufbau der Abstimmungswege entstehen unabhängig davon, ob eine oder acht Phasen beauftragt sind |
| Die Ergebnisaufbereitung fällt vollständig an | eine Leistung, die an einen anderen Beteiligten übergeht, muss übergabefähig aufbereitet werden; innerhalb eines durchlaufenden Auftrags entfällt dieser Schritt |
| Die Schnittstellen vervielfachen sich | jede Übergabe an einen anderen Planer erzeugt Abstimmungsaufwand, den keine der beiden Seiten allein abrechnet |
Daraus folgt, dass eine Teilbeauftragung mit dem bloßen Prozentsatz regelmäßig unterdeckt ist. Seit dem Wegfall des verbindlichen Preisrechts lässt sich das vertraglich abbilden, und die Verordnung nennt mit dem Koordinierungs- und Einarbeitungsaufwand ausdrücklich einen Anknüpfungspunkt.
Der Zusammenhang mit dem Kostenberechnungsmodell
Eine Besonderheit betrifft Verträge, die vor der Leistungsphase 3 enden. Da das Honorar aller Grundleistungen aus der Kostenberechnung abgeleitet wird, fehlt bei einer Beauftragung nur bis Phase 2 die eigentliche Bemessungsgrundlage.
Für diesen Fall sieht die Verordnung vor, dass ausnahmsweise die Ergebnisse der Kostenschätzung herangezogen werden. Das ist die einzige Konstellation, in der die Kostenschätzung honorarbestimmend wird, und sie gehört im Vertrag benannt.
Die Systematik behandelt der Beitrag zu Kostenrahmen und Kostenschätzung. Dort steht auch, auf welcher Ebene der Kostengliederung die Schätzung aufzustellen ist.
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Dieser Beitrag gibt den Stand der Regelungen und der Rechtsprechung zum Zeitpunkt der Prüfung wieder und dient der fachlichen Orientierung. Er ersetzt keine Rechtsberatung und keine Prüfung des Einzelfalls.