Fälligkeit setzt zwei Dinge voraus
Das Honorar wird fällig, wenn die Leistung abgenommen und dem Auftraggeber eine prüffähige Honorarschlussrechnung übergeben worden ist. Beide Bedingungen müssen erfüllt sein, und die zweite liegt allein in der Hand des Planers.
Die Fälligkeit ist Voraussetzung für einen rechtlich durchsetzbaren Vergütungsanspruch, und beide Bedingungen müssen kumulativ vorliegen. Ohne sie beginnt weder die Zahlungspflicht noch der Verzug.
Ob die Anforderung der Prüfbarkeit in gleicher Strenge auch für Abschlagsrechnungen gilt, ist umstritten und im Einzelfall zu prüfen. Zur Vermeidung von Unsicherheiten empfiehlt sich, Abschlagsrechnungen mit derselben Sorgfalt aufzubauen wie die Schlussrechnung.
Was die Rechnung enthalten muss
Die Prüfbarkeit setzt voraus, dass der Auftraggeber die Rechnung nachvollziehen kann, ohne eigene Ermittlungen anstellen zu müssen. Daraus ergeben sich zehn notwendige Angaben, von denen keine entbehrlich ist.
| Angabe | Warum sie erforderlich ist |
|---|---|
| Anrechenbare Kosten | Bemessungsgrundlage, mit Herleitung aus der Kostenberechnung |
| Honorarzone | bestimmt die einschlägige Spanne, mit Begründung |
| Honorarsatz | die gewählte Position innerhalb der Spanne |
| Leistungsphasen mit Prozentsätzen | der abgerechnete Anteil |
| Bewertung unvollständiger Phasen | bei Teilbeauftragung oder vorzeitiger Beendigung |
| Zuschläge | Umbauzuschlag, Erhöhung bei Instandsetzungen |
| Besondere Leistungen | gesondert ausgewiesen, mit ihrer Vereinbarung |
| Nebenkosten | pauschaliert oder nach Einzelnachweis |
| Abschlagszahlungen | abgesetzt, mit Datum und Betrag |
| Umsatzsteuer | auf die Gesamtsumme |
Die dritte und die fünfte Zeile sind diejenigen, an denen Rechnungen am häufigsten scheitern. Beide betreffen Größen, die die Verordnung nicht mehr selbst vorgibt.
Der Honorarsatz ist anzugeben, weil er sich seit 2021 nicht mehr aus der Verordnung ergibt. Gerade weil er frei vereinbar ist, muss die Rechnung erkennen lassen, welcher Satz zugrunde liegt und worauf er sich stützt.
Die Bewertung unvollständiger Phasen ist offenzulegen. Wurden nicht sämtliche Grundleistungen einer Phase beauftragt oder erbracht, etwa nach vorzeitiger Beendigung, sind die erbrachten Teile darzustellen und prozentual zu bewerten. Da die HOAI einzelne Grundleistungen nicht bewertet, wird auf Bewertungstabellen aus der Fachliteratur zurückgegriffen. Die herangezogene Quelle gehört in die Rechnung.
Die Obliegenheit des Auftraggebers
Die Prüfbarkeit ist keine Einbahnstraße. Hält der Auftraggeber eine Rechnung für nicht prüfbar, muss er dies rügen und konkret benennen, weshalb er sie nicht nachvollziehen kann.
Eine pauschale Behauptung mangelnder Prüfbarkeit genügt nicht, weil sie dem Planer keine Korrektur ermöglicht. Der Auftraggeber muss angeben, welche Angabe fehlt oder welcher Rechenschritt sich ihm nicht erschließt.
Für den Planer folgt daraus ein praktischer Hinweis: Auf eine pauschale Rüge lohnt die Nachfrage, welche konkrete Angabe vermisst wird. Häufig zeigt sich dann, dass die Rechnung prüfbar ist und der Einwand ein anderes Ziel verfolgt.
Zu unterscheiden ist die Prüfbarkeit zudem von der Richtigkeit. Eine prüfbare Rechnung kann inhaltlich falsch sein; sie ist dann fällig, aber der Höhe nach angreifbar. Eine nicht prüfbare Rechnung ist nicht fällig, unabhängig davon, ob sie inhaltlich zutrifft.
Was aus der Zeit des Preisrechts stammt
Ein erheblicher Teil der Rechtsprechung und der Fachliteratur zur Prüfbarkeit ist unter dem verbindlichen Preisrecht entstanden. Bei ihrer Anwendung ist deshalb zwischen dem fortgeltenden Kern und dem überholten Teil zu unterscheiden.
| Teil der überlieferten Anforderungen | Status |
|---|---|
| Die Rechnung muss nachvollziehbar sein | unverändert |
| Die Fälligkeit hängt daran | unverändert |
| Der Auftraggeber muss konkret rügen | unverändert |
| Die Honorarzone könne nicht frei vereinbart werden | zu prüfen, knüpft an die Verbindlichkeit der Sätze an |
| Ein Streit über die Zone korrigiere automatisch das Honorar | überholt, sofern eine wirksame Vereinbarung vorliegt |
Zu prüfen ist dagegen alles, was an die Verbindlichkeit der Sätze anknüpft. Aussagen wie die, dass die Honorarzone nicht frei vereinbart werden könne, hatten unter dem alten Recht eine konkrete Bedeutung: Die Zone bestimmte den zwingenden Mindestsatz, und eine abweichende Vereinbarung hätte ihn unterlaufen.
Seit die Höhe frei vereinbar ist, hat sich die Funktion verschoben. Die Zone bleibt eine objektive Größe, die anhand der Bewertungsmerkmale zu bestimmen ist, aber ihre Bedeutung liegt heute in der Herleitung des vereinbarten Honorars und nicht mehr in der Begrenzung nach unten.
Für die Rechnung bedeutet das: Die Zone gehört weiterhin angegeben und begründet, weil sie die Herleitung trägt. Der Streit über ihre Richtigkeit führt heute jedoch nicht mehr automatisch zu einer Korrektur des Honorars, wenn eine wirksame Vereinbarung über die Höhe vorliegt.
Der Aufbau in der Praxis
Bewährt hat sich ein Aufbau in fünf Abschnitten, der die Prüfung in derselben Reihenfolge ermöglicht, in der die Ermittlung erfolgt ist. Der Prüfer kann dann Schritt für Schritt mitrechnen, statt Angaben zusammenzusuchen.
- Vertragsgrundlagen. Vertragsdatum, beauftragte Leistungsphasen, vereinbarter Honorarsatz, Verweis auf die Honorarvereinbarung.
- Bemessungsgrundlage. Anrechenbare Kosten mit Herleitung, gegebenenfalls mitzuverarbeitende Bausubstanz, Honorarzone mit Begründung.
- Grundhonorar. Tafelwert, gegebenenfalls Interpolation, Prozentsätze der abgerechneten Phasen, Zwischensumme.
- Zuschläge und weitere Positionen. Umbauzuschlag, besondere Leistungen, Nebenkosten.
- Abrechnung. Abschlagszahlungen, Umsatzsteuer, Schlusssumme.
Der zweite Abschnitt ist derjenige, der am häufigsten zu knapp ausfällt. Ein Verweis auf die Kostenberechnung genügt nicht, wenn diese dem Auftraggeber nicht in derselben Gliederung vorliegt. Die Systematik der Vergleichbarkeit behandelt der Beitrag zum Soll-Ist-Vergleich.
Der Zusammenhang mit den Fassungen der DIN 276
Ein Punkt betrifft die Prüfbarkeit unmittelbar. Für die Ermittlung der anrechenbaren Kosten verweist die HOAI auf die Fassung der DIN 276 von Dezember 2008, während die Kostenplanung selbst nach der Fassung von 2018 erfolgt.
Beruht die Rechnung auf einer Kostengliederung, die der Auftraggeber nicht nachvollziehen kann oder die nicht der maßgeblichen Fassung entspricht, kann er sie als nicht prüfbar zurückweisen. Eine dokumentierte Überleitung zwischen beiden Gliederungen ist deshalb nicht nur fachlich sinnvoll, sondern der wirksamste Schutz gegen diesen Einwand.
Die Systematik behandelt der Beitrag zum Versionsproblem. Dort steht auch, welche Kostengruppen sich zwischen beiden Fassungen verschoben haben.
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Dieser Beitrag gibt den Stand der Regelungen und der Rechtsprechung zum Zeitpunkt der Prüfung wieder und dient der fachlichen Orientierung. Er ersetzt keine Rechtsberatung und keine Prüfung des Einzelfalls.