Der Grundsatz: keine Verhandlung außerhalb des Verhandlungsverfahrens
Die allgemeine Regel ist das offene Verfahren (procédure ouverte) (geändertes Gesetz vom 8. April 2018, Art. 18 (1)). Unterhalb der EU-Schwellenwerte sind das nicht offene Verfahren (procédure restreinte) und das Verhandlungsverfahren (procédure négociée) nur in den gesetzlich vorgesehenen Fällen zulässig (Art. 17, 19 und 20). Im offenen oder nicht offenen Verfahren schließt die großherzogliche Durchführungsverordnung (RGD) die Tür: „Après l'ouverture de la soumission, le pouvoir adjudicateur ne peut en aucun cas s'arranger avec les soumissionnaires en vue de la modification des prix de leurs offres“ (RGD Art. 85). Nach der Öffnung darf sich der öffentliche Auftraggeber (pouvoir adjudicateur) also in keinem Fall mit den Bietern über ihre Preise verständigen.
Einzige Ausnahme ist die Preisgleichheit ohne Vermutung einer Absprache: die gleichauf liegenden Bieter werden schriftlich aufgefordert, eine Preisminderung anzubieten (Art. 85 und 86). Das ist keine Verhandlung in der Sache, sondern ein Stichentscheid.
Im Verhandlungsverfahren ist die Verhandlung dagegen der Gegenstand des Verfahrens. Das Gesetz beschreibt es als Verfahren, in dem die Auftraggeber „consultent les opérateurs économiques de leur choix et négocient les conditions de marché“, also Unternehmen ihrer Wahl anfragen und die Auftragsbedingungen verhandeln (Art. 20 (1)). Das nicht offene Verfahren ohne Bekanntmachung im selben Artikel setzt voraus, mindestens 3 Bewerber einzuladen.
Die Übersicht der Fälle
Die folgende Tabelle fasst die für einen Bauauftrag unterhalb der EU-Schwellenwerte nützlichen Fälle zusammen. Beträge ohne MwSt.; die Werte 2026 sind die vom Portal für öffentliche Aufträge veröffentlichten.
| Fall | Voraussetzung | Rechtsgrundlage | Verhandlung möglich |
|---|---|---|---|
| Kleinauftrag | Gesamtbetrag bis 79 000 € ohne MwSt., Ausgaben desselben Jahres und desselben Gegenstands zusammengerechnet | Gesetz Art. 20 (1) a); RGD Art. 151 | ja, ohne weitere Begründung |
| Mittlerer Auftrag | 79 000 € bis 144 986,80 € ohne MwSt. | Gesetz Art. 20 (3) | ja, mit mindestens 3 eingeladenen oder zugelassenen Bewerbern |
| Nicht ordnungsgemäße oder unannehmbare Angebote, kein Angebot | nach offenem oder nicht offenem Verfahren mit Bekanntmachung; bei Dringlichkeit, sonst nach einem zweiten Verfahren | Gesetz Art. 20 (1) b) | ja |
| Preise nicht vorab festlegbar | Ausnahmefälle, in denen Art oder Risiken keine vorherige Gesamtpreisfestsetzung erlauben | Gesetz Art. 20 (1) d) | ja |
| Bestimmtes Unternehmen | nur ein Unternehmen kann den Auftrag ausführen | Gesetz Art. 20 (1) e) | ja |
| Zwingende Dringlichkeit | vom Auftraggeber nicht verschuldet | Gesetz Art. 20 (1) f) | ja |
| Wiederholung gleichartiger Arbeiten | im Grundprojekt vorgesehen, während 3 Jahren | Gesetz Art. 20 (1) g) | ja |
| Offenes oder nicht offenes Verfahren | allgemeiner Fall | Gesetz Art. 18 und 19; RGD Art. 85 | nein, außer bei Preisgleichheit |
| Oberhalb der EU-Schwellenwerte | ab 5 404 000 € ohne MwSt. für Bauleistungen | Gesetz, Buch II | nach den Verfahren des Buches II |
Die Tabelle ersetzt nicht die Lektüre des Artikels 20, der weitere Fälle (h bis m) ohne direkten Bezug zu einem Baubudget enthält und dessen Voraussetzungen jeweils im Einzelfall zu beurteilen sind. Oberhalb der EU-Schwellenwerte gelten für die Verfahren des Buches II eigene Voraussetzungen, die hier nicht ausgeführt werden.
Woher die Schwellen von 79 000 € und 144 986,80 € stammen
Die beiden Beträge sind unterschiedlicher Natur. Das Gesetz begrenzt den Kleinauftrag des Artikels 20 (1) a) auf 8 000 € ohne MwSt. zum Wert 100 des Verbraucherpreisindex vom 1. Januar 1948 und überlässt die Festsetzung des Betrags einer großherzoglichen Verordnung. Diese setzt ihn auf 79 000 € fest (RGD Art. 151), seit der großherzoglichen Verordnung vom 29. Mai 2024, die den früheren Betrag von 60 000 € ersetzt hat. Es ist ein Nominalbetrag, nicht indexiert.
Die zweite Schwelle ist dagegen indexiert. Artikel 20 (3) nennt 14 000 € ohne MwSt. zum Wert 100; ihr Wert 2026, vom Portal für öffentliche Aufträge veröffentlicht, beträgt 144 986,80 €. Beträge zum Wert 100 werden jeweils zum 1. Januar angepasst (Gesetz, Art. 160). Der Indexmechanismus ist im Beitrag Öffentlicher und privater Auftrag des Leitfadens zum Leistungsverzeichnis erläutert und wird hier nicht wiederholt.
Maßgeblich ist der geschätzte Auftragswert, also der Kostenvoranschlag. Er umfasst Optionen und Verlängerungen sowie den Gesamtwert aller Lose (Gesetz, Art. 12, § 5). Die Berechnung behandelt der Beitrag Der Kostenvoranschlag des öffentlichen Auftraggebers. Ein zu niedriger Voranschlag, der einen Auftrag unter eine Schwelle bringt, gefährdet das ganze Verfahren.
Die Wahl des Verfahrens begründen
Außer beim Kleinauftrag ist der Rückgriff auf das nicht offene Verfahren ohne Bekanntmachung oder auf das Verhandlungsverfahren zu begründen (Gesetz, Art. 21): durch ministeriellen Erlass beim Staat, durch Beschluss des Schöffenrats (collège des bourgmestre et échevins) bei den Gemeinden. Nur der Fall des Artikels 20 (1) a) ist davon befreit.
Für Gemeinden haben Kleinaufträge zudem eine vereinfachte Form. Im Rahmen des Artikels 151 kann der Schöffenrat auf Grundlage von Aufstellungen, Bestellscheinen oder einfachen Rechnungen vergeben (RGD Art. 141). Die einfache Form entbindet nicht vom Budget: Die Kredite beschließt weiterhin der Gemeinderat.
Die Begründung ist auch ein Budgetdokument. Sie legt vor der Ausschreibung fest, warum verhandelt werden darf, und damit, warum der Auftraggeber bei Angeboten über dem Kostenvoranschlag über Preise sprechen kann, statt zwischen Vergabe, Verzicht und Aufhebung wählen zu müssen.
Für das Budget sinnvoll verhandeln
Verhandeln heißt nicht nur, einen Nachlass zu verlangen. Dauerhafte Hebel betreffen den Inhalt: eine missverstandene Leistung präzisieren, eine Option streichen, eine preistreibende Frist anpassen, eine Schnittstelle zwischen Losen klären. Ein Nachlass ohne inhaltliche Änderung taucht später oft als Zusatzarbeit wieder auf.
Drei Verhaltensregeln schützen Verfahren und Preis. Allen angefragten Bewerbern dieselbe Information geben, schriftlich. Jede Angebotsfassung und jeden Austausch dokumentieren. Die endgültigen Angebote auf derselben Grundlage vergleichen wie die ersten. Architekt und beratender Ingenieur, die den Bauherrn unterstützen, achten bei Ausschreibungen selbst auf „l'égalité de chance des concurrents, tout en assistant le maître de l'ouvrage“, also auf die Chancengleichheit der Bieter (großherzogliche Verordnung vom 17. Juni 1992, Art. 14).
Fragen der Bewerber und Berichtigungen der Unterlagen während der Ausschreibung folgen eigenen Regeln, die der Beitrag Fragen und Berichtigungen behandelt. Die allgemeine Organisation beschreibt der Beitrag Die Ausschreibung organisieren.
Wenn keine Verhandlung vorgesehen ist
Ist das Verfahren offen oder nicht offen und liegen die Angebote über dem Kostenvoranschlag, gibt es keine Verhandlung. Es bleiben die Ausgänge des Artikels 39: vergeben, wenn ein ordnungsgemäßes Angebot vorliegt, durch begründete Entscheidung verzichten oder in den vorgesehenen Fällen aufheben, mit vorheriger Stellungnahme der Commission des soumissions, wo der Text sie verlangt. Sie beschreibt der Beitrag Angebote über dem Kostenvoranschlag.
Das Verhandlungsverfahren kann dann wieder möglich werden, aber nur unter den Voraussetzungen des Artikels 20 (1) b): nicht ordnungsgemäße oder unannehmbare Angebote oder kein Angebot, bei Dringlichkeit; ohne Dringlichkeit nach einem zweiten Verfahren. Der Text nennt das bloß teurere Angebot nicht ausdrücklich: dieser Fall ist nicht von vornherein einem unannehmbaren Angebot gleichzusetzen.
Die Lehre für das Budget: vorher entscheiden. Bei einem Auftrag nahe einer Schwelle oder mit unsicheren Preisen bestimmen die Wahl des Verfahrens, die Richtigkeit des Voranschlags und die Stellung der Optionen in den Unterlagen, ob nach Angebotsabgabe ein Verhandlungsspielraum besteht.
Dieser Beitrag gibt den Stand der Regeln zum Prüfdatum wieder und dient der fachlichen Orientierung. Er ersetzt weder eine Rechtsberatung noch die Prüfung des Einzelfalls.