Die drei Generationen
Der Standard hat sich über Jahrzehnte entwickelt, und alle drei Generationen sind in der Praxis noch anzutreffen. Welche verwendet wird, entscheidet die Software der Beteiligten und nicht der Standard selbst.
| Generation | Kennung | Merkmale |
|---|---|---|
| GAEB 90 | D81 bis D86 | zeilenorientiert, feste Feldlängen, keine Textformatierung |
| GAEB 2000 | P81 bis P86 | erweiterte Zeichensätze, längere Textfelder, Langtexte |
| GAEB DA XML | X80 bis X86 | XML-basiert, für automatisierte Prozesse und Schnittstellen |
Die XML-Generation ist der geltende Standard. Die Version 3.3 ist seit 2019 freigegeben, löst die älteren Formate zunehmend ab und ist für die Anbindung an weitere Systeme ausgelegt.
Die älteren Formate verschwinden dennoch langsam. Wer mit unterschiedlichen Beteiligten arbeitet, sollte damit rechnen, alle drei Generationen zu empfangen, und prüfen, welche seine Werkzeuge lesen können.
Die Datenaustauschphasen
Der Standard ordnet den Austausch in nummerierte Phasen. Die erste Ziffer bezeichnet den Bereich, die zweite den Schritt darin.
| Phase | Inhalt | Richtung |
|---|---|---|
| 81 | Leistungsverzeichnis | intern, als Grundlage |
| 82 | Kostenanschlag | intern, mit Preisansätzen des Planers |
| 83 | Angebotsaufforderung | Auftraggeber an Bieter, ohne Preise |
| 84 | Angebotsabgabe | Bieter an Auftraggeber, mit Preisen |
| 85 | Nebenangebot | Bieter an Auftraggeber |
| 86 | Zuschlag und Auftragserteilung | Auftraggeber an Auftragnehmer |
Neben diesen Phasen bestehen weitere Bereiche, etwa für Warenwirtschaftsvorgänge zwischen Handel und ausführenden Unternehmen. Sie spielen für die Vergabe keine Rolle.
Ein Hinweis zur Recherche: In der verfügbaren Fachliteratur und in Anbieterdokumentationen kursieren zu einzelnen Phasen abweichende Zuordnungen, insbesondere zur Frage, welche Phase die Angebotsaufforderung und welche die Angebotsabgabe abbildet. Die hier wiedergegebene Zuordnung ist durch mehrere unabhängige Quellen bestätigt. Im konkreten Projekt entscheidet ohnehin, was die beteiligten Programme erzeugen und erwarten; die Phase gehört deshalb bei der Übergabe benannt.
Die Phase 82 verdient Aufmerksamkeit
Für die Kostenplanung ist die Phase 82 die interessanteste und die am wenigsten genutzte. Sie transportiert das Leistungsverzeichnis mit den Preisansätzen des Planers, nicht mit denen der Bieter.
Damit bildet sie genau das ab, was die Kostenplanung an dieser Stelle verlangt. Gemeint sind die Ermittlung der Kosten auf Grundlage bepreister Leistungsverzeichnisse und die Kostenkontrolle durch Vergleich mit der Kostenberechnung.
Wer diese Phase nutzt, erhält eine Kostenermittlung, die strukturell identisch mit dem späteren Angebot ist und deshalb unmittelbar verglichen werden kann. Die Systematik behandelt der Beitrag zum Kostenvoranschlag.
Worauf beim Austausch zu achten ist
Vier Punkte verursachen den überwiegenden Teil der Probleme. Keiner von ihnen ist technischer Natur, alle betreffen die Handhabung.
| Fehlerquelle | Was schiefgeht |
|---|---|
| Die Phase muss zum Schritt passen | eine Datei der Angebotsaufforderung darf keine Einheitspreise enthalten; werden dennoch Preise übermittelt, wurde die falsche Phase gewählt oder die Datei aus der Kalkulation erzeugt, was im Vergabeverfahren ein ernsthafter Fehler ist |
| Die Ordnungszahlen müssen stabil bleiben | der gesamte Austausch beruht auf ihnen; wird eine Position umnummeriert, brechen die Bezüge zwischen Angebot, Auftrag und Abrechnung |
| Die Struktur muss dem Format entsprechen | Gliederungstiefen, Positionsarten und Textformatierungen sind je Generation unterschiedlich unterstützt; ein älteres Format verliert unter Umständen Formatierungen oder Langtextinhalte |
| Die Version gehört benannt | welche Generation und welche Version erwartet wird, gehört in die Vergabeunterlagen, sonst entstehen Rückfragen oder unbrauchbare Rückläufe |
Der praktische Nutzen
Drei Effekte rechtfertigen den Aufwand der Standardisierung. Der dritte ist derjenige, der die Kostenkontrolle unmittelbar trägt.
| Effekt | Nutzen |
|---|---|
| Keine Doppelerfassung | Positionen, Mengen und Texte müssen auf keiner Stufe neu eingegeben werden, was Zeit spart und Übertragungsfehler vermeidet |
| Automatisierte Angebotsprüfung | die rechnerische Prüfung und der Preisspiegel nach Einzelpositionen lassen sich maschinell erstellen, bei umfangreichen Verzeichnissen der einzige praktikable Weg |
| Durchgängigkeit bis zur Abrechnung | dieselbe Struktur trägt vom Leistungsverzeichnis über das Angebot bis zum Aufmaß, sodass der Soll-Ist-Vergleich über den gesamten Projektverlauf möglich bleibt |
Der dritte Punkt ist der wirtschaftlich bedeutsamste und wird am seltensten ausgeschöpft. Die Systematik der Kostenkontrolle behandelt der Beitrag zum Soll-Ist-Vergleich.
Die Grenze zum Modell
Der Standard tauscht alphanumerische Daten aus: Positionen, Mengen, Texte, Preise. Er tauscht keine Geometrie aus.
Wo modellbasiert geplant wird, treten deshalb zwei Datenwelten nebeneinander: das Modell mit der Geometrie und das Leistungsverzeichnis mit der kaufmännischen Struktur. Die Verbindung zwischen beiden ist Gegenstand eigener Regelwerke und noch nicht durchgängig standardisiert.
Für die Praxis bedeutet das, dass Mengen aus dem Modell in das Leistungsverzeichnis überführt werden, und dass diese Überführung den Abrechnungsregeln der VOB/C entsprechen muss. Eine Menge aus dem Modell ist nicht automatisch die vertraglich geschuldete. Die Systematik behandelt der Beitrag zur BIM-basierten Kostenermittlung.
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Dieser Beitrag gibt den Stand der Regelwerke zum Zeitpunkt der Prüfung wieder und dient der fachlichen Orientierung. Er ersetzt keine Rechtsberatung und keine Prüfung des Einzelfalls.