Die unabhängige Kostenprüfung durch Dritte

Gemeint ist eine Kostenermittlung oder Plausibilitätsprüfung durch eine Person oder ein Büro, das an der Planung nicht beteiligt ist. Grundlage sind dieselben Pläne, Beschreibungen und Mengen, die auch dem Architekten vorliegen. Das Ergebnis ist eine eigene Zahl oder eine begründete Stellungnahme zur Zahl des Planers.

Sie ist keine zweite Planung. Der Prüfer schlägt keine anderen Lösungen vor, es sei denn, er wird ausdrücklich damit beauftragt. Er prüft, ob die Kostenermittlung zur Planung passt, ob sie vollständig ist und ob ihre Ansätze nachvollziehbar sind.

Sie ist auch kein Gutachten im Streit. Die Prüfung im laufenden Projekt dient der Entscheidung, nicht der Beweisführung. Wenn bereits ein Rechtsstreit absehbar ist, gelten andere Anforderungen an Auftrag, Methode und Dokumentation, die rechtlich zu klären sind.

Eine Prüfung hat dort den größten Wert, wo der Bauherr eine Entscheidung trifft, die er später nur mit Aufwand ändern kann. Im deutschen Planungsablauf sind das drei Punkte.

Der erste Zeitpunkt verlangt Vorbereitung. Weil das Sonderkündigungsrecht nach § 650r BGB 2 Wochen nach Vorlage der Unterlagen erlischt, muss der Prüfer beauftragt und verfügbar sein, bevor der Planer die Unterlagen vorlegt. Eine Prüfung, die erst nach der Vorlage organisiert wird, kommt für diese Entscheidung meist zu spät.

Der zweite Zeitpunkt ist der wirtschaftlich wichtigste. Liegt die Kostenberechnung über dem Budget, kann der Bauherr noch umsteuern, ohne Verträge mit ausführenden Unternehmen zu berühren. Wie er dann entscheidet, behandelt der Beitrag Die Kostenberechnung liegt über dem Budget: entscheiden vor der Ausschreibung.

Der dritte Zeitpunkt sichert die Vergabe ab. Die bepreisten Leistungsverzeichnisse sind der Maßstab, an dem die Angebote gemessen werden. Bei öffentlichen Auftraggebern kann nach der veröffentlichten Rechtsprechung (OLG Düsseldorf, VII-Verg 14/17) von der Qualität der Kostenschätzung auch abhängen, ob eine Aufhebung wegen fehlender Finanzierung später in Betracht kommt.

Für diese Aufgabe gibt es keine einheitliche Berufsbezeichnung. Sie wird von Kostenplanern und Baukostenberatern, von Projektsteuerern, von Ingenieurbüros oder von Architekten übernommen, die am Projekt nicht beteiligt sind. Entscheidend sind zwei Eigenschaften: Unabhängigkeit vom Planer des Projekts und belegbare Erfahrung mit Kostenermittlungen vergleichbarer Bauaufgaben.

Unabhängigkeit heißt mehr als ein anderer Name auf dem Briefkopf. Der Prüfer sollte weder an der Planung beteiligt sein noch ein wirtschaftliches Interesse an einem bestimmten Ergebnis haben, etwa weil er auf einen Folgeauftrag in der Ausführung hofft.

Wo bereits ein Projektsteuerer tätig ist, kann die Prüfung zu seinem Auftrag gehören. Wie Aufgaben zwischen Bauherr, Projektsteuerung und Planern verteilt werden, behandelt der Beitrag Projektsteuerung und Bauherrenvertretung: wer was übernimmt.

Eine zweite Zahl ist nur aussagekräftig, wenn sie dasselbe misst wie die erste. Der Prüfer gleicht deshalb zuerst die Grundlagen ab und erst dann die Beträge:

• Umfang: Welche Kostengruppen sind erfasst, welche ausgeklammert? Sind Baunebenkosten, Außenanlagen und Ausstattung enthalten? Ist die Zahl brutto oder netto angegeben?
• Preisstand: Auf welches Datum beziehen sich die Preise, und wie ist die Zeit bis zur Vergabe berücksichtigt?
• Mengen: Stimmen die wesentlichen Mengen mit der Planung überein: Bruttogrundfläche, Fassadenfläche, Dachfläche, Anzahl der technischen Einheiten? Mengenfehler können stärker ins Gewicht fallen als Preisfehler.
• Kennwerte: Wo die Ermittlung mit Kostenkennwerten arbeitet, ist zu prüfen, auf welche Bezugsfläche sie sich beziehen und welchen Kostenumfang sie abdecken. Wie Kennwerte richtig gelesen werden, erklärt der Beitrag zum Lesen von Baukostenkennwerten.
• Abweichungen: Am Ende steht eine Liste der Positionen, in denen die beiden Ermittlungen auseinanderliegen, jeweils mit Betrag und vermuteter Ursache. Die Technik dieses Vergleichs beschreibt der Beitrag zum Soll-Ist-Vergleich der Kostenermittlungen.

Was der Prüfer liefern soll, muss der Bauherr vorher festlegen. Auftrag und Vergütung sind frei zu vereinbaren; ein gesetzliches Leistungsbild für diese Aufgabe setzt dieser Beitrag nicht voraus. Ein knapper schriftlicher Auftrag sollte mindestens fünf Punkte enthalten.

Die Wahl der Methode ist eine Budgetfrage. Eine eigene Ermittlung ist aufwendiger, liefert aber eine unabhängige Zahl. Eine Plausibilitätsprüfung ist schneller und reicht oft aus, wenn nur die großen Positionen und die Grundlagen zu prüfen sind.

Die RBBau kennt eine vergleichbare Logik. Bei Bauaufgaben des Bundes wird ein vorläufiges Projektkostenziel mit der Initialen Projektunterlage auf der Stufe des Kostenrahmens gebildet und das finale Projektkostenziel mit der Finalen Projektunterlage auf der Stufe der Kostenberechnung festgelegt (RBBau E 2.2, E 3.1 und E 3.2). Die Kostenermittlung wird dort also an festgelegten Stufen zur Grundlage einer förmlichen Festlegung, bevor sie zur maßgeblichen Steuerungsgröße wird. Zeichnen sich später Abweichungen von den vereinbarten Kostenzielen ab, ist der Bauherr nach RBBau D.4 unverzüglich zu informieren, mit Vorschlägen für Alternativen. Ein privater Bauherr kann diese Struktur übernehmen, indem er die unabhängige Prüfung an genau diese Stufen bindet: vor der Festlegung seines Budgets auf der Grundlage einer frühen Ermittlung und vor der Freigabe der Kostenberechnung.

Eine Abweichung zwischen zwei Ermittlungen ist zunächst eine Frage, kein Fehler. Der Bauherr sollte die Abweichungsliste dem Planer zur Stellungnahme geben und beide Seiten in einem Termin zusammenführen. Häufig klärt sich ein Teil der Differenz durch unterschiedliche Annahmen zu Umfang oder Preisstand.

Was danach bleibt, ist Grundlage einer Entscheidung. Der Bauherr hält fest, welche Zahl er seiner weiteren Planung zugrunde legt, und warum. Diese Entscheidung gehört in dieselbe schriftliche Freigabe, in der er die Kostenermittlung des Planers billigt oder zurückweist.

Die Prüfung selbst ist eine Ausgabe des Bauherrn und gehört in sein Gesamtbudget. Sie zählt zu den Nebenkosten des Vorhabens, nicht zu den Baukosten, und sollte von Beginn an als eigene Position geführt werden. Wer sie erst beauftragt, wenn die Zahlen bereits beunruhigen, findet dafür oft keinen Posten mehr.

Ihr Umfang folgt dem Risiko. Bei einem einfachen Vorhaben mit wiederholbaren Bauteilen genügt häufig eine Plausibilitätsprüfung der großen Positionen. Bei Umbauten im Bestand, technisch anspruchsvollen Gebäuden oder einem knappen Budget ohne Reserve rechtfertigt sich eher eine eigene Ermittlung.

Die Prüfung dokumentiert eine Abweichung; sie verschiebt nicht die Verantwortung für die Planung. Der Architekt bleibt für seine Kostenermittlung verantwortlich, auch wenn ein Dritter sie geprüft hat. Umgekehrt übernimmt der Prüfer nicht die Pflichten des Planers, sondern nur die, die in seinem eigenen Auftrag stehen.

Sie kann die Akte des Bauherrn stärken. Nach der Tendenz der veröffentlichten Rechtsprechung trägt der Bauherr, der sich auf eine vereinbarte Baukostenobergrenze beruft, dafür die Darlegungs- und Beweislast (BGH, Urteil vom 06.10.2016, VII ZR 185/13, nach veröffentlichten Besprechungen). Eine datierte Prüfung, die eine Abweichung frühzeitig festhält, ersetzt diesen Nachweis nicht, kann aber zeigen, wann die Überschreitung erkennbar war und wie der Bauherr reagiert hat.

Und sie ist nur so gut wie die Unterlagen. Eine Prüfung auf unvollständigen Plänen bestätigt eine unvollständige Zahl. Der Bauherr sollte deshalb darauf achten, dass Prüfer und Planer mit identischen, datierten Unterlagen arbeiten.