Projektsteuerung und Bauherrenvertretung: wer was übernimmt

In der Fachpraxis werden zwei Funktionen unterschieden: die Projektleitung als Linienfunktion, die entscheidet, und die Projektsteuerung als Stabsfunktion, die die delegierbaren Bauherrenfunktionen wahrnimmt. So beschreibt es etwa ein am Leistungsbild der AHO ausgerichtetes Fachhandbuch in der 7. Auflage. Bestimmte Aufgaben gelten dort als nicht delegierbar; gäbe der Bauherr sie ab, verlöre er nach dieser Darstellung den bestimmenden Einfluss auf sein Vorhaben.

Diese Unterscheidung ist Branchenverständnis, keine Rechtsnorm. Kein Gesetz schreibt vor, welche Aufgabe Linie und welche Stab ist. Sie ist trotzdem das beste Raster für die Vertragsgestaltung, weil sie eine einfache Frage stellt: Wird hier eine Entscheidung getroffen oder vorbereitet?

Merkmal	Projektleitung	Projektsteuerung
Funktion	Linie	Stab
Kern	Entscheidungen treffen und verantworten	Entscheidungen vorbereiten, Abläufe koordinieren, berichten
Budget	Budget festlegen, Reserve freigeben, Mehrkosten akzeptieren	Kosten verfolgen, Abweichungen melden, Optionen bewerten
Wer typischerweise	der Bauherr selbst oder eine Person mit Entscheidungsbefugnis	ein beauftragtes Büro oder eine interne Stabsstelle
Grundlage	Organisation des Bauherrn, gegebenenfalls Vollmacht	Vertrag

Bauherrenvertretung ist der Oberbegriff im Alltag. Gemeint ist meist, dass jemand gegenüber Planern und Unternehmen für den Bauherrn auftritt. Ob diese Person nur Stabsaufgaben erledigt oder auch Entscheidungen mit Wirkung für den Bauherrn treffen darf, ergibt sich nicht aus dem Begriff, sondern aus der Vollmacht, die ihr erteilt wurde.

Die HOAI enthält kein Leistungsbild Projektsteuerung. Weder ein Teil noch eine Anlage der Verordnung befasst sich damit. Die AHO erinnert in ihrer Mitteilung zur Neuauflage von Heft 9 daran, dass die frühere HOAI in der Fassung von 1996 und 2002 in § 31 noch Beispiele für Projektsteuerungsleistungen aufzählte; in der geltenden Fassung ist davon nichts geblieben.

Daraus folgt: Leistungsumfang und Vergütung der Projektsteuerung ergeben sich allein aus dem Vertrag. Es gibt keine Honorartafel, an der sich ein Angebot messen ließe, und keine Grundleistung, die ohne ausdrückliche Vereinbarung geschuldet wäre. Was der Bauherr nicht in den Vertrag schreibt, kann er später nur schwer einfordern. Welche Themen die HOAI insgesamt offenlässt, fasst der Beitrag was die HOAI nicht regelt zusammen; die Leistungsbilder, die sie neben Gebäuden und Innenräumen tatsächlich enthält, stellt der Beitrag zu den weiteren Leistungsbildern der HOAI vor.

Einen Bezugsrahmen aus der Branche bietet das Heft 9 der AHO-Schriftenreihe, „Projektmanagement in der Bau- und Immobilienwirtschaft: Standards für Leistungen und Vergütung“, Neuauflage Stand März 2020. Es gliedert die Leistungen in fünf Handlungsbereiche:

Handlungsbereich	Inhalt
A	Organisation, Information, Koordination und Dokumentation
B	Qualitäten und Quantitäten
C	Kosten und Finanzierung
D	Termine, Kapazitäten und Logistik
E	Verträge und Versicherung

Für das Budget ist Handlungsbereich C maßgeblich, er ist aber nicht allein zuständig. Mengen und Qualitäten (B) bestimmen, was die Kosten treibt; Verträge (E) bestimmen, wie Nachträge und Abschläge entstehen; Termine (D) bestimmen, wann Preisgleitung und Stillstand ins Geld gehen. Ein Vertrag, der nur „Kosten“ beauftragt, lässt die Ursachen der Kosten außen vor.

Das Heft ist eine private Veröffentlichung einer Fachkommission ohne normative Wirkung. Es bindet nur, soweit der Vertrag auf es verweist. Wer darauf Bezug nimmt, sollte die Fassung nennen und die gewählten Leistungen einzeln bezeichnen, statt pauschal „Leistungen nach AHO“ zu vereinbaren. Eine Ausgabe nach 2020 war am 21. Oktober 2026 nicht nachgewiesen.

Drei Entscheidungen sind beim Budget nicht delegierbar, ohne dass der Bauherr die Kontrolle abgibt. Sie lassen sich vorbereiten, aber nicht ersetzen:

1. Das Budget festlegen. Betrag, Umfang in Kostengruppen, Stichtag und die Frage, ob es eine strikte Obergrenze oder ein Ziel ist, legt der Bauherr fest. Der Projektsteuerer kann Varianten rechnen und eine Empfehlung abgeben; die Festlegung trägt die Unterschrift des Bauherrn.
2. Die Reserve freigeben. Eine Risikoreserve, die der Projektsteuerer selbst verbrauchen darf, ist keine Reserve mehr, sondern ein zweites Budget. Der Bund formuliert die Regel ausdrücklich: Mittel für Risikokosten mit sehr hoher Eintrittswahrscheinlichkeit „werden erst bei Eintritt der Risiken vom Bauherrn freigegeben“ (RBBau C.8). Das Modell lässt sich unmittelbar auf private Vorhaben übertragen.
3. Über Nachträge und Anordnungen entscheiden. Eine Anordnung nach § 650b Abs. 2 BGB verlangt Textform, eine Nachtragsvereinbarung nach VOB/B „soll vor der Ausführung getroffen werden“ (§ 2 Abs. 5 VOB/B). Wer diese Entscheidungen dem Projektsteuerer überlässt, sollte das mit einer betragsmäßig begrenzten Vollmacht tun und sich jede Entscheidung berichten lassen.

Aufgabe	Projektsteuerer kann	Bauherr behält
Budget	Varianten rechnen, Empfehlung abgeben	Festlegung von Betrag, Umfang, Stichtag, Verbindlichkeit
Freigabe von Kostenermittlungen	Plausibilität prüfen, Abweichungen begründen lassen	Freigabe gegenüber dem Planer
Risikoreserve	Risikoregister führen, Inanspruchnahme vorschlagen	Freigabe bei Eintritt des Risikos
Nachträge	prüfen, verhandeln, Prognose fortschreiben	Beauftragung, außer im Rahmen einer begrenzten Vollmacht
Abschlagsrechnungen	prüfen lassen, Zahlungsempfehlung geben	Zahlung

Der Bund trennt dieselben Funktionen organisatorisch. Nach der RBBau verantwortet der Bauherr die Bauaufgabe (A.3.2); Bauverwaltungen sind das BBR sowie die im Rahmen der Organleihe beliehenen Behörden oder Einrichtungen der Länder (A.3.5). Die Bauverwaltung führt aus und steuert, der Bauherr entscheidet.

Über den Rahmen entscheidet eine eigene Ebene. „Nur die Lenkungsebene entscheidet über Änderungen, die den Rahmen des Projektes wesentlich verändern“ (RBBau E 3.3). Lässt sich der genehmigte Rahmen nicht halten, ist eine Entscheidung der Stelle einzuholen, die das Projekt genehmigt oder die Mittel freigegeben hat. Zeichnen sich Abweichungen von Terminen und Kostenzielen ab, ist der Bauherr sofort zu unterrichten, mit Vorschlägen für Alternativen (RBBau D.4).

Für den privaten Bauherrn ist das eine brauchbare Vorlage. Eine Berichtspflicht nach dem Muster von D.4 im Projektsteuerungsvertrag, eine klare Instanz für Rahmenänderungen nach dem Muster von E 3.3 und eine Reservefreigabe nach C.8 decken die drei Stellen ab, an denen Budgets typischerweise unbemerkt kippen. Wie der Bund sein Budget selbst bildet, erläutert der Beitrag zum Projektkostenziel.

Projektsteuerung ersetzt keine Grundleistung des Planers, sie setzt auf ihr auf. In der LPH 8 schuldet der Architekt nach Anlage 10 HOAI die „Kostenkontrolle durch Überprüfen der Leistungsabrechnung der bauausführenden Unternehmen im Vergleich zu den Vertragspreisen“ und die „Kostenfeststellung, zum Beispiel nach DIN 276“. Was die Leistungsphasen 8 und 9 im Einzelnen umfassen, behandelt der Beitrag zu den Leistungsphasen 8 und 9.

Doppelt beauftragt ist doppelt bezahlt, aber nicht doppelt sicher. Wenn Architekt und Projektsteuerer dieselbe Rechnung prüfen, ohne dass geregelt ist, wer welche Prüftiefe schuldet, verlässt sich jeder auf den anderen. Der Vertrag mit dem Projektsteuerer sollte deshalb sagen, ob er die Prüfung des Planers plausibilisiert oder eine eigene durchführt, und auf welcher Unterlage.

Eine unabhängige Kostenprüfung ist wiederum etwas anderes. Sie liefert eine zweite Ermittlung auf denselben Unterlagen und dokumentiert eine Abweichung, ohne die Verantwortung des Planers zu übernehmen; der Beitrag zur unabhängigen Kostenprüfung durch Dritte beschreibt, wann sie sich lohnt.

Ein Projektsteuerungsvertrag, der das Budget schützen soll, beantwortet fünf Fragen schriftlich. Fehlt eine Antwort, füllt sie im Streit niemand zugunsten des Bauherrn aus.

Frage	Mindestinhalt
Welche Leistungen?	einzeln bezeichnete Leistungen, gegebenenfalls mit Verweis auf die Handlungsbereiche und die Fassung des Branchenstandards
Welche Befugnisse?	Vollmacht mit Gegenstand und Betragsgrenze, oder ausdrücklich keine Vollmacht
Welche Berichte?	Rhythmus, Inhalt (Auftragssummen, Nachträge, Prognose, Reserve), Pflicht zur sofortigen Meldung von Abweichungen
Welche Schnittstellen?	Abgrenzung zu den Grundleistungen des Planers, Prüftiefe, Unterlagen
Welche Vergütung?	Pauschale, Zeithonorar oder Kombination, Anpassung bei verlängerter Bauzeit

Die Vergütung ist frei zu vereinbaren und sollte zur Dauer passen. Da die HOAI hierfür keine Regel enthält, liegt es am Bauherrn, eine Regel für Bauzeitverlängerungen zu treffen. Sonst wird die Projektsteuerung selbst zu einem Nachtrag im Budget, den sie eigentlich verhindern sollte.