Nachträge im Budget führen: Register und Prognose

Das Register ist ein Werkzeug des Bauherrn, nicht des Unternehmers. Der Unternehmer führt seine eigenen Nachtragslisten, aus seiner Sicht und mit seinen Beträgen. Der Bauherr braucht eine Liste, die seine Bewertung zeigt und die er mit jeder Abschlagsrechnung abgleicht.

Es gilt für BGB- und VOB/B-Verträge gleichermaßen, auch wenn die Rechtsgrundlagen verschieden sind. Im BGB-Vertrag entstehen Nachträge vor allem über das Anordnungsrecht der §§ 650b und 650c BGB, das im Beitrag zu Änderungen nach § 650b BGB erläutert wird. Im VOB/B-Vertrag entstehen sie über § 2 Abs. 5 und 6 VOB/B, dargestellt im Beitrag zu Nachträgen nach § 2 VOB/B. Das Register übersetzt beide in dieselbe Sprache: Betrag, Status, Datum.

Zwölf Spalten genügen, wenn jede konsequent gefüllt wird. Weniger führt dazu, dass Fragen im Streitfall nicht beantwortet werden können; mehr führt dazu, dass das Register nicht mehr gepflegt wird.

Die Datumsspalten sind keine Bürokratie. Bei einem Streit über einen Nachtrag geht es fast immer um Fakten: Wer hat die Änderung verlangt, wann, wurde die Vergütung vorher angekündigt, wurde vor der Ausführung verhandelt. Wer diese Daten im Moment ihres Entstehens festhält, muss sie später nicht rekonstruieren.

Im VOB/B-Vertrag soll der Preis vor der Ausführung stehen. § 2 Abs. 5 VOB/B sieht für Änderungen des Bauentwurfs und andere Anordnungen vor, dass ein neuer Preis unter Berücksichtigung der Mehr- oder Minderkosten zu vereinbaren ist; „Die Vereinbarung soll vor der Ausführung getroffen werden.“ Für eine im Vertrag nicht vorgesehene, geforderte Leistung hat der Auftragnehmer nach § 2 Abs. 6 Nr. 1 VOB/B Anspruch auf besondere Vergütung; „Er muss jedoch den Anspruch dem Auftraggeber ankündigen, bevor er mit der Ausführung der Leistung beginnt.“

Für das Register heißt das: Ankündigung, Vereinbarung und Ausführungsbeginn getrennt erfassen. Welche Rechtsfolgen eine fehlende Ankündigung im Einzelfall hat, ist eine Frage der VOB/B-Auslegung, die im Beitrag zu § 2 VOB/B behandelt wird. Das Register stellt nur sicher, dass die Fakten vorliegen.

Im BGB-Vertrag liefert das Gesetz einen festen Ablauf. Auf das Änderungsbegehren folgt ein Angebot des Unternehmers; ohne Einigung binnen 30 Tagen kann der Bauherr in Textform anordnen. Kommt keine Einigung über die Höhe zustande, kann der Unternehmer in Abschlagsrechnungen 80 Prozent der in seinem Angebot genannten Mehrvergütung ansetzen (§ 650c Abs. 3 BGB); Überzahlungen sind mit Zinsen zurückzugewähren. Das Register braucht deshalb neben dem bewerteten Betrag auch den angebotenen, weil dieser die Liquidität bestimmt.

Jeder Nachtrag steht in genau einer Zeile des Dashboards, das im Beitrag zur Kostenprognose während der Bauausführung beschrieben ist. Der Status entscheidet, welche.

Ein strittiger Nachtrag bleibt mit seinem wahrscheinlichen Betrag in der Prognose. Ihn herauszunehmen, weil der Bauherr die Forderung für unbegründet hält, bedeutet, auf den Ausgang eines Streits zu wetten. Der wahrscheinliche Betrag ist eine Einschätzung, die bei jeder neuen Information angepasst wird, nicht eine Anerkennung.

Eingänge ohne Betrag bekommen einen Schätzwert. Ein angekündigter Nachtrag, für den noch kein Angebot vorliegt, steht mit einer eigenen Schätzung im Register. Ein leeres Feld wird in der Summe als null gelesen, und genau das ist der Fehler, den das Register verhindern soll.

Eine entfallene Leistung, die nicht abgezogen wird, ist ein versteckter Nachtrag. Sowohl § 2 Abs. 5 VOB/B als auch § 650b BGB sprechen von Mehr- oder Minderkosten beziehungsweise von Mehr- oder Mindervergütung. Wer nur die Mehrforderungen erfasst, überschätzt die Wirkung von Einsparungen und übersieht, dass ein Unternehmer eine entfallene Position weiter abrechnen könnte.

Minderkosten erhalten eine eigene Nummer und denselben Status-Ablauf. Eine Einsparung, die der Bauherr beschlossen hat, ist erst dann im Budget, wenn der Abzug vereinbart oder bewertet ist.

Das folgende Beispiel ist frei erfunden und dient nur der Rechenlogik. Ein Bauvorhaben hat Auftragssummen von 2.400.000 Euro netto. Für Nachträge ist im Budget eine Reserve von 120.000 Euro vorgesehen.

Die Prognose aus Nachträgen liegt bei 150.000 Euro, also 30.000 Euro über der Reserve. Die Gesamtprognose ohne Mengen und Preisgleitung beträgt 2.550.000 Euro (2.400.000 plus 150.000). Das Signal entsteht, obwohl nur 85.000 Euro tatsächlich beauftragt sind: Wer nur auf die beauftragten Nachträge schaut, sieht eine Reserve, von der noch 35.000 Euro frei sind (120.000 minus 85.000), und übersieht die Überschreitung.

Auf der Liquidität wirkt der strittige Nachtrag anders. Ist er ein Angebot nach § 650b BGB ohne Einigung über die Höhe, kann der Unternehmer 32.000 Euro (80 Prozent von 40.000) in Abschlagsrechnungen ansetzen, mehr als die 20.000 Euro, die der Bauherr für wahrscheinlich hält. Prognose und Zahlungsplan laufen hier auseinander, und beide müssen sichtbar sein.

Eine Änderung beim Unternehmer löst oft eine zweite beim Planer aus. Wer eine Änderung plant, erbringt zusätzliche Leistungen; für Architekten- und Ingenieurverträge verweist § 650q Abs. 2 BGB bei Anordnungen auf die Entgeltberechnungsregeln der HOAI. Wie sich das Honorar nach einer Leistungsänderung anpasst, erläutert der Beitrag zur Honoraranpassung bei Leistungsänderung. Im Register erscheint diese Folge in der letzten Spalte und als eigener Eintrag im Planerbudget.

Führen kann es der Planer, die Projektsteuerung oder der Bauherr selbst; entscheiden muss der Bauherr. Die Kostenkontrolle in der Leistungsphase 8 ist eine Grundleistung des Objektplaners nach Anlage 10 HOAI. Die Freigabe eines Nachtrags ist aber eine Ausgabenentscheidung. Eine interne Regel mit Betragsgrenzen für Freigaben, schriftlich festgelegt vor Baubeginn, verhindert, dass Nachträge auf der Baustelle zugesagt werden, bevor sie im Budget stehen.

Das Register gehört zur Abschlagsprüfung. Jede Abschlagsrechnung wird mit dem Register abgeglichen: Rechnet der Unternehmer Nachträge ab, die im Register nicht beauftragt sind, ist das der Moment, sie zu klären. Mengenabweichungen ohne Änderung sind dagegen kein Nachtrag und gehören in eine eigene Zeile; der Beitrag zu Mengenabweichungen und Endkosten behandelt sie.